Workflow für das neue Jahr

Guude,

Ich bräuchte ein paar Anregungen zu meinem neuen Workflow.

Da ich mein iPad beruflich mehr einbinden möchte und diese Daten zum einen abspeichern sowie auch verfügbar haben möchte, feile ich derzeit wieder etwas an meinem Workflow. Hier stoße ich gerade an unüberwindbare Probleme die nächstliegend separat aufgelistet, jedoch ineinander gehend sind.

1. Speicherplatz begrenzt

2. Verlinkung bzw. x-callback

3. Aktuelle Datenverfügbarkeit - sporadische Datenverfügbarkeit

Mit der Baustellendokumentation fallen viele Fotos, Anleitungen, Zeichnungen oder PDF an, wobei Fotos den größten Verbrauch haben. Hier hatte ich letztes Jahr durch die Ablage in Devonthink to go mittels Verlinkung die Möglichkeit, den Speicherbedarf und die Ladedauer von Ninox erheblich zu verringern. Nun benötige ich im täglichen Gebrauch max. zwei Geschäftsjahre, wo ich die Daten vorrätig haben möchte, um z.B. einen Wartungsbericht vom letzten Mal einzusehen. So wären dann die Jahre 2020 und 2019 auf meinem IPad gespeichert und 2018 würde ich auf mein NAS schieben.

Blöd nur, dann funktioniert die Verlinkung zu DTTG nicht mehr, wenn ich den Ordner 2018 auf das NAS schiebe.

Ich bräuchte eine passende Möglichkeit, die Daten nur einmal zu speichern oder zu verlinken und dann in Ninox zu verwenden.

Gibts vielleicht auch noch eine weitere Variante um die Datenmenge in den Apps zu reduzieren (Fotos komprimieren etc.),

aber ohne große Umwege und komplette Downloads?

Über ein paar gute Tips würde ich mich freuen...

P.S. Könnte man Nextcloud auf einem NAS installieren und dann die Bilder mit Ninox verlinken?

Mein derzeitiger Workflow mal kurz skizziert:

Guude,

leider war unsere i-Net Leitung jetzt 24 Std. gestört...so ganz ohne Anschluß an die Welt....oh, wie schön ist Panama...

DTTG kann leider keine beschreibbaren PDF anzeigen, dort ist das immer nur ein weißes Blatt und da ich Firmenvordrucke benutze, ist dies schlecht.

Das geht in Ninox besser. Hier habe ich auch die Möglichkeit einer Zeiterfassung , Standort und etwas über Umwege kann ich daraus gleich eine Mail senden(habe keine Ninox Cloud).

Mit 2do geht es eigentlich nur mit einem WebLink, ich mach quasi einfach nur 2do auf und muss dann dort alles eingeben. Direkteingabe wie über einen Kurzbefehl schaff ich nicht.

Prinzipiell kann ich mit dem einen oder anderen Kompromiss leben, ich suche nur etwas längerfristiges und die Möglichkeit , meine Apps miteinander zu verbinden. Ob ich die Daten nun auf mein NAS lege oder mir für Icloud die 200GB freischalten lasse oder etwas mit Nextcloud etc. mache , ist eigentlich wurscht.

Kriterien sind nicht zu hohe Speicherbelastung auf dem Endgerät, einfache Bedienbarkeit, untereinander alles zu verlinken (soweit als möglich und ohne laufende Kosten) und schnellen Zugriff, wenn ich erstmal wieder 10 Bilder vom NAS runterladen muß, um zu merken , daß es die Falschen sind, verlier ich die Nerven *grins*

Was ich sehr interessant finde ist das Script für Devonthink, wo die einzelnen Reiter aufgehen und man die Daten direkt eingibt, ohne in 2do nochmal reingehen zu müssen. Das habe ich als Kurzbefehl schon für mein IPad.

Wenn das auch noch in dieser Form für Ninox gibt, wär das echt ein Ding.

Schlußendlich macht das alles nur einen Sinn, wenn ich die einzelnen Apps nach meinen Vorstellungen nutzen kann.

Hierzu müßten auch die Kosten gesehen werden, denn was nützt das beste Tool, wenn ich es nicht nutzen kann und die Anschaffung zu hoch ist.

Hier wäre ich sehr dankbar, wenn Du vielleicht ein paar Vorschläge oder Ideen hättest, wie man meinen Workflow miteinander verbinden könnte.

Guude,

Braucht man dafür noch Zapier oder Integromat, um das weiterleiten zu können oder hast du das alles über x-callback steuern können und geht die Ablage zu DEVONthink genauso?

Ich leg z.Z. noch die Daten erst in DEVONthink ab und füge dann den Verweis in Ninox ein, quasi umgekehrte Richtung.

Ich liebe es, wenn man gewisse Dinge so elegant automatisieren kann.

Guude,

das hört sich klasse an.

Wäre nur noch die Frage, wie und wo gespeichert werden soll.

Auf mein NAS kann ich jederzeit auch von ausserhalb per VPN zugreifen.

Was mir bei Qnap nicht gefällt, per Mac kann ich zwar prima die verschiedenen Dateien mit Ninox verlinken, jedoch mit Qfile auf dem IPad klappt das nicht. Das Dialogfeld geht zwar auf, aber ich kann den Link nicht erstellen.

Was auch nervt, ich muß, wenn ich den Link abrufe, die Datei immer erst ganz herunterladen. Vorschau ist nicht möglich.

So zermartere ich mir schon die Woche über das Hirn, wie und wo ich die Daten dann ablege. Bei DTTG gibts noch die Möglichkeit die Daten zu indizieren, dann brauch ich nicht soviel Speicherplatz auf dem IPad, ist aber das gleiche, auch hier muß wieder geladen werden.

Gibts noch ne andere Option oder muß ich sehen, was das kleinere Übel ist?

Hier mal die passenden Helferlein, die ich schon verwende..

Album to Devonthink

https://www.icloud.com/shortcuts/7a46…0b8d59faef357dc

DTTG to 2do

https://www.icloud.com/shortcuts/471d…19007e1fd9aefc1

Mac Script to Ordner geht leider nicht im vollem Umfang. Fotos hat einen Bug, wenn in Meine Alben Ordner erstellt wurden, diese nicht ausgelesen werden. Nur die direkte Albumerstellung in Meine Alben wird angezeigt.

Ansonsten kann ich ein Album auswählen HEIC oder JPEG ( Originals oder Edit Version) und es wird in einen Ordner abgespeichert, hier greife ich dann mit Hazel das Album ab und kann es per Verweis zu Devonthink ablegen.

Wie kann ich meine Ninox Datenbank hier einfügen? Hat leider 5,6 MB...?

Dann sieht man, wie ich mit Ninox arbeiten möchte.

Nachdem ich gestern Nacht noch einmal Qnap in Bezug auf Fotoablage getestet und festgestellt habe, daß mir die Bereitstellung zu lange dauert, ist DTTG und Indizieren die nächste Option. Gerade ausprobiert und hier denke ich ist der beste Kompromiß.

Die Indizierten Dateien nehmen nicht so viel Speicher in Beschlag und ich habe so etwas wie eine Vorschau. Die Bilder werden leicht angegraut als Miniatur dargestellt, verschafft aber den nötigen Überblick. Wenn ich ein Bild benötige, dann einfach runterladen.

Puuh...man kann sich schon manchmal blöd anstellen oder wie war das, wenn das Gute so nah liegt, sollte...

Jetzt läuft doch das Ganze recht geschmeidig auf dem IPad. PDF Expert und Goodnotes Dateien ziehe ich per Drag&Drop direkt in Ninox, geht für mich am schnellsten. Durch das Indizieren der Fotos bleibt der Speicher klein und die Übersicht ist gegeben. Termine über Kurzbefehl von DTTG zu 2do. DTTG als Ablage für Dokumente und Anleitungen.Diese speichere ich immer im Original, da die Firmen diese Dokumente nicht dauerhaft zugänglich machen.

Was fehlt, die gleichen Funktionen auf dem Mac. Hier denke ich gerade an das Script 2do aus dem Shop.

Die Funktionen Ninox , 2do und Devonthink aus dem Video stehen auch ganz oben.

Im Anhang der bearbeitete Workflow.

Guude,

Also bei dem Script DT3-2do brauche ich eigentlich nur:

-Wiedervorlage mit reiner Datumsangabe ( 12.12.2019 )

-Frei auswählbare Listen ( Work/ Home/Privat/Sonstiges)

-Uhrzeit für die Fälligkeit

-Notizen eingeben

-Titel eingeben

-und das ich aus 2do direkt den Link in Devonthink aufrufen kann

Das müßte reichen.

Bei Ninox hätte ich gern gewußt, verlinke ich dann auch Devonthink und Ninox? Der Gedanke wäre, daß ich dort wie im Video den Termin anlege, Notizen einfüge und den Link erstelle, von wo ich aus in 2do direkt auf den Eintrag von Ninox komme.

Hier würde ich gern Deine Tabelle bei mir so integrieren, daß ich, wenn ich für einen Auftrag einen Termin generieren muß, diesen mir mit einem Ja/Nein Feld sichtbar mache und alles eintragen kann.

Wichtig wäre noch, Deine Tabelle individuell anzupassen zu können, denn ich nutze Ninox auch mit dem Iphone.

Bis Dienstag dann...

kann dann nochmal nachgebessert werden?

Hallo Steffi,

läuft wie geschmiert. Einfaches erstellen eines Termins in 2do, genauso wie mit meinem Kurzbefehl.

Am MAC ist der Workflow jetzt durch und am IPad auch, fehlt nur noch die Ninox-Devonthink-2do Variante.

Hab gestern Abend meine Ninox App schon fast fertiggestellt mit dem Layout für das Jahr 2020. Teste ab morgen in der Praxis, denn wie so oft, fällt mir immer noch etwas ein oder ist zwar auf dem IPad gut, aber nicht auf dem iphone.

Da ich gerne Geräteübergreifend arbeite, müssen die Einstellungen und Layouts auch auf jedem Gerät praktisch von der Hand gehen.

Hallo Steffi,

die App und die Website werde ich auf Ende nächstes Jahr verschieben.

Beides macht nur Sinn, wenn ich das selbst betreibe und vorallem nicht öffentlich machen muß.

Ich hab keine Lust, jeden Hersteller nach Erlaubnis zum speichern seiner Anleitungen zu fragen oder diesen ganzen DSGVO Schrott zu beachten.

Also kurzum nur etwas für mich und noch für 5-6 andere Kollegen.

Da ich das alles für mich privat mache und keine Unterstützung von unserer Firma oder so erhalte, ist es natürlich auch eine Frage der laufenden Kosten, bekanntlich "Spaß" kost und da ich nicht die Bank von Tokio bin*grins*, sind solche Sachen zwar interessant, jedoch für mich unwirtschaftlich.

Hier und da brauchbare Software zum kleinen Preis mit praktischen Mehrwert für mich , aber wenn ich jetzt schon zusammenrechne; eigene Wunschdomain bei Strato, 200 GB Icloud bei Apple, Handygebühren und 20GB/Flat, Netflix, DAZN etc., läppert sich der Schißlameng auf knapp nen Hunni im Monat. Hardware gar nicht eingerechnet.

Deswegen schau ich einmal im Jahr, was brauche ich, was kann wieder weg und versuche, daß was ich habe, mit so kleinen Helferlein wie Deinem Script weiter zu automatisieren und zu verfeinern. Freue mich, wenn ich im Netz Anregungen finde, in Foren mir Hilfestellungen gegeben werden oder das sich mal ein Script oder Kurzbefehl finde, was ich in meinen Flow einbinden kann.

Mit Devonthink, Ninox, Goodnotes, PDF Expert und Hazel bin ich eigentlich sehr gut für die nächsten Jahre aufgestellt.