Frühjahrsputz im Winter

Ja, ich weiß es ist fast Winterzeit und das Jahr neigt sich langsam dem Ende zu. Die Bäume sind bereits fast kahl und die Winterfans warten auf den ersten Schnee. Alles bereitet sich langsam auf die Ruhephasen vor.

Der Jahreswechsel steht bald bevor und neue Projekte werden auf Dich warten.

Aber was hat das alles mit DevonThink und Deinen Daten zu tun?

Ich weiß nicht, wie Du Deine Datenbank strukturierst oder was Du zum Jahresende mit Deinen Daten vom jetzigen Jahr planst.


Ich möchte Dir mit diesem Artikel aufzeigen, was Du am Jahresende alles machen kannst, um effektiver und produktiver mit DevonThink zu arbeiten. Warum ein „Auslagern“ der jetzigen Dateien - insbesondere unter iOS - gerade in dieser Zeit geplant werden sollte.


Natürlich kannst Du diesen - nennen wir es mal „Jahresabschluss“ auch später machen oder aber mit einem Skript zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen, so dass Du nicht mehr viel machen musst.


Wie auch immer Du Dich entscheiden magst, ich werde Dir die Vorgehensweise Schritt-für-Schritt erklären, so dass Du weiterhin effektiv und produktiv arbeiten kannst.

Sync-Stores

Auf Deiner Eigenen Cloud hast Du die SyncStores gespeichert, welche Dir ein ganzes langes Jahr treu gedient haben und all Deine Daten korrekt synchronisierten - egal ob im Frühling, Sommer, Herbst oder Winter.


Auch so ein SyncStore ist „nur“ eine Datei welche nicht ewig laufen kann beziehungsweise irgendwann einmal ein Problemchen meldet. Nicht, dass dies jemals bei mir unter DevonThink vorgekommen ist, aber Sicherheit geht vor.


Ich möchte, dass Du auch für einen eventuellen „Notfall“ vorbereitet bist.

Was nun tun?

Zuerst schlage ich vor den ganzen Artikel zu lesen, bevor Du jetzt gleich mit dem SyncStore anfängst.


Persönlich, lagere ich den aktuellen Software als Backup - nach dem „Jahresabschluss“ - aus und erzeuge eine nagelneue Datei, welche wieder 365 Tage ihren Dienst auf meiner Eigenen Cloud verrichten kann und mir treu zur Verfügung stehen wird.

Auslagern und Erneuern

Lagere Deine aktuelle SyncStore-Datei auf einen anderen Ordner oder Backupvolumen aus indem Du diese einfach kopierst oder verschiebst.


Hast Du mehrere SyncStore, so werden alle in das Backup geschoben und neue erzeugt.

Erzeugen der neuen SyncStores

Wie Du auch den ersten SyncStore schon erzeugt hast, kannst Du ganz leicht über Devonthink - Einstellungen - Sync Deinen neuen kreieren.


Empfehlen tue ich bei dieser Gelegenheit gleich noch, das Passwort, welches mit AES 256 übertragen wird, zu erneuern und zu abändern. Somit bleiben auch Deine Daten weiterhin sicher bei der Übertragung.

Deine Daten in der Eigenen Cloud

Persönlich halte ich meine Daten, wie Rechnungen und alle zeitbasierten Daten in einer separaten Datenbank namens “Alte Dokumente“,. Diese kann weiterhin durchsucht werden, somit Du Deine Daten weiterhin finden kannst. Diese Datenbank ist mit Ordnern, wie Rechnungen, Quittungen etc. und Unterordnern für jedes Jahr strukturiert.





Also alles was für 2017 ist verschiebe ich in die Datenbank „Alte Dokumente“ unter einer bestimmten Ablage z.B. 2017Rechnungen und ähnlich. Allerdings verbleibt die Struktur der Ablage vorhanden - also erst kopieren zum Beispiel und dann die Dateien in der aktuellen Datenbank löschen.

Vorteile dieser Vorgehensweise

Die Vorteile liegen auf der Hand, so dass Du in Deiner jetzigen Datenbank wieder Platz hast um zeitbasierte Dokumente für das Jahr 2018 zu archivieren und bei schneller Suche sofort weißt, wo Deine Daten für das Jahr 2018 abgelegt sind.


Natürlich kannst Du auch eine nagelneue Datenbank für 2018 erzeugen; jedoch kann es dadurch Probleme mit Deinen Skripten - falls Du Dir selbst welche gestrickt hast - geben, denn wenn Du die UUID zur Erkennung des Ziels angegeben hattest, wir das Skript weiterhin die „alte“ Datenbank nehmen.


Die Datenbank „Alte Dokumente“ wird unter iOS nur mit den Metadaten (Herunterladen manuell) ausgeführt. Somit kannst Du nach Deinen alten Dokumenten suchen, diese finden und bei Bedarf herunterladen. Diese Vorgehensweise spart Platz - gerade auf dem iPhone.


Auch die Ausfallsicherheit einer Datenbank -was auch noch nie vorgekommen ist - kann somit erhöht werden.


Also alles im Allen ist dies gut für die Gesundheit Deiner Dateien und Laufwerke und nicht zuletzt Deiner eigenen Daten in Deiner Eigenen Cloud.

Abschluss

Nachdem Du alle Daten und Strukturen kopiert beziehungsweise verschoben hast, synchronisiere ein letztes Mal mit den bisherigen SyncStores, bevor Du neue erstellst.


Dass hat den Vorteil, dass alle Deine Änderungen zum Jahresende 2017 im SyncStore für das gleiche Jahr liegen und bei Bedarf immer wiederhergestellt werden können. Dies ist auch eine Sicherheit für Dich, um -wenn nötig- schnell Daten aus diesem Jahr wieder herzustellen und zwar - ganz einfach - über Synchronisation.

Starte das Neue Jahr

Jetzt bist Du startklar für das neue Jahr und Deine Daten sind sicher. Alle SyncStores sind brandneu und werden Dich in den nächsten 365 Tagen nicht im Stich lassen.


Suche Deine Daten überall - ohne mehr Speicherplatz auf Deinen iOS-Geräten zur Verfügung stellen zu müssen. Durch die strukturierte Vorgehensweise mit dem Metadaten kannst Du mehr Inhalte suchen, ohne die Speicherkapazität wesentlich zu beeinflussen. Nur bei Bedarf lädst Du Dir Dein Dokument, welches Du gerade benötigst.


Ganz klar! Gibt es noch viel mehr Sachen, die Du in Deiner Eigenen Cloud vor dem neuen Jahresbeginn - also Checkup - machen kannst und solltest, um die Integrität Deiner Daten zu schützen und für weitere 8760 Stunden rund um die Uhr laufen zu lassen.


Somit weißt Du immer wo Deine Daten sind - denn Du hast die Kontrolle. Erst am Mittwoch diese Woche wurde veröffentlich, dass Google Nutzer sperrte und diese keinen Zugriff auf ihre eigenen Daten hatten!


Ich wünsche Dir gutes Gelingen Deinen „Jahresabschluss“ mit DevonThink zu planen, vorzubereiten und Startklar für das kommende Jahr zu sein.