Die Verzahnung: Zusammen sind wir stärker

Für sich einzeln genommen, sind DevonThinkProOffice, 2Do und BusyMac - mit BusyCal und BusyContact - bereits super Apps/Software:

DevonThinkProOffice - nicht nur ein reines Dokumentenmanagementsystem, sondern es bietet Dir viel mehr Einsatzmöglichkeiten als ein „normales“ DMS von:

• Erstelle und Verwalte Deine Notizen
  Viele meiner Leser haben sich bereits von E…Note verabschiedet und verwalten und Erstellen Ihre Notizen in DTPO - welches eine Suche über Metadaten und Inhalt hat.
• Verwalte Deine Feeds
  Mit der integrierten Anbindung kannst Du Deine Lieblingsfeeds einfach aktualisiert, sowie auch Suchen wenn Du sie brauchst.
• Verwalte alle möglichen und unmöglichen Dateien, wie Fotos, Videos, Audios und und und
• Einen eigenen Webserver, welche Deine Daten in Deinem Team verteilen lassen oder Erstelle eine Wissen-/Projektdatenbank und lass Dein Team in Echtzeit Suchen, Dokumente erstellen und Prozesse optimieren
• Erstelle Deine eigenen Skripts, welche auf Deinen Workflow zugeschnitten sind.

2Do - Deine leistungsstarke Aufgabenliste welche Du mit CardDav oder Drittcloud synchronisieren kannst und somit alle Deine Aufgaben immer aktuell hast. 2Do eignet sich auch hervorragend für Teams, da Du verschiedenste Einstellungen vornehmen kannst, welche bestimmte Listen/Einträge für Deine Teammitglieder verbergen.

BusyMac - natürlich mit BusyCal verwaltest Du Deine Kalender - ob „noch“ unter Google, CalDav-Server oder anderen Anbindungen. Alle Kalender lassen sich auf Deinen Workflow anpassen und intelligente Filter helfen Dir im Focus zu bleiben, sowie weiterhin produktiv arbeiten zu können.

BusyContacts - der Kontaktmanager für Dein kleineres CRM - warum Kleineres? Zur Zeit (nur) mit AppleMail als Anbindung zu Deinen Kontakten vs. Emails (welche E-Mails Du von einem bestimmten Kontakt erhalten hast). Super funktioniert die Anbindung an BusyCal um all Deine Termine mit einem Kunden, Partner oder mit Deiner Familie auf einem Blick zu sehen.

Zusammen als Team sind sie unschlagbar

Jetzt fragst Du Dich bestimmt, warum Du diese drei Apps/Programme zusammenarbeiten lassen möchtest?

Deine Produktivität und Zeitersparnis stehen hier an erster Stelle:

So kannst Du innerhalb von DTPO zum Beispiel ein Dokument oder Notiz terminieren und an 2Do oder BusyCal übergeben, so dass Du daran erinnert wirst wann eine Wiedervorlage nötig ist.



Aber nicht genug innerhalb von 2Do oder BusyCal kannst Du mit einem kleinem Klick die URL Dein Dokument aufrufen, bearbeiten, sortieren. Somit hast Du zu Deinem Termin genau Dein Dokument parat welches Du benötigst.

Das funktioniert auch, wenn Du nicht mit dem Internet verbunden bist!

Dies Alles und sehr viel mehr funktioniert hervorragend zwischen diesen Apps / Software.

Was haben alle gemeinsam?

Als ich mit meiner eigenen Cloud anfing, wollte ich es gern einheitlich haben. So dass alle Apps miteinander „kommunizieren“ können und gegebenenfalls Aufgaben miteinander automatisiert erledigen können.

Die wichtigste Voraussetzung ist natürlich WebDav und der darauf aufbauende CardDav / CalDav um alle Daten auch wirklich in Deiner Eigenen Cloud zu haben.

Anbindungen sind nur eins

Ein anderes ist, dass die Apps/Software - welche von unterschiedlichen Entwicklern stammen - Deinen Workflow auch umsetzen müssen - und dies geschieht mit X-Callback und einem oder mehreren Skripts.

x-Callback

Ist eine Anweisung an ein anderes Programm etwas auszuführen und gegebenenfalls auch zu speichern oder aber etwas (Informationen) von einem anderen Programm in Deine Software zu suchen und zu integrieren.

Hieraus erschließen sich viele Einsatzmöglichkeiten mit x-Callback - mehr Informationen findest Du hier auf Deinem Blog der Eigenen Cloud.

noch etwas? Ja, Skripte

Welche Anweisungen so ausführen, wie Du es in Deinem Workflow gern hättest und das nicht nur unter Mac OS, sondern auch mit Workflow.is unter IOS.

Produktivität hoch 3

Alles zusammengenommen und die Möglichkeiten die sich hieraus erschließen kannst Du Dir sicher vorstellen, dass (fast) alles machbar und umsetzbar ist. So wie Du es brauchst und arbeiten möchtest.

Ich möchte hier nicht auf die Programmierungen direkt eingehen, jedoch möchte ich Dir zeigen, wie ein solcher Workflow für Dich in Deiner individuellen Eigenen Cloud aussehen könnte.

Der Workflow - ein Beispiel -

Du bist unterwegs und siehst etwas Interessantes, welches Du nicht vergessen möchtest oder bist in einem Meeting, welches ein Flipchart hat.

Da auch Du kein Papier haben möchtest, sondern papierlos durch die Welt gehst, nimmst Du diese Flipchart oder Information mit der Kamera innerhalb von DTTG auf.

Somit ist es schon mal gesichert und Du kannst Dich anderen Dingen widmen.

Im Nachgang fällt Dir noch ein, dass Du ein Meeting mit Deinem Kunden planen musst - also schreibst Du Dir gleich eine Notiz mit den entsprechenden Informationen und sendest diese an DTTG.

Manchmal ist es auch so, dass mal schnell etwas aufgeschrieben muss und bei vielen Gelegenheiten ist dies - leider immer noch - Papier. Aber kein Grund um verärgert zu sein, Du fotografierst dieses auch mit DTTG.

Am Ende des Tages denkst Du über Deinen nächsten Arbeitstag nach und „Oh Schreck - die GTD Inbox ist noch voll!“ Also schnell DTPO geöffnet und sehen, was sich im Laufe des Tages so ereignet hat.

Hier stehen sie nun:

• die Flipchart von dem Meeting heute
• die Notiz, welche Du noch bearbeiten musst um morgen den Termin mit Deinem Kunden wahrnehmen zu können
• die schnelle Notiz - welche jetzt als Foto in Deiner GTD-Inbox liegt.

Jetzt gäbe es die Möglichkeit jedes Mal 2Do oder BusyCal zu öffnen um all diese Dinge zu terminieren. Wäre es dann nicht produktiver in DTPO zu bleiben und eine Automatisierungen dieses zu machen - so ganz von selbst? Ohne lästiges hin- und her hüpfen? Einfach so?

Natürlich wird bei diesen drei Dokumenten die Zeitersparnis kaum auffallen was ist aber mit 20 oder 30 oder 50 oder sogar 100 oder mehr Dokumente welche geplant werden müssen?

Das Result

Das Du Dein Dokument oder Ordner dann hast, wenn Du ihn brauchst ist wirklich einleuchtend. Denn in 2Do oder BusyCal wird zu jedem Termin der generiert wird eine ein-eindeutige ID mitgegeben - eben für dieses Dokument welches Du zu diesem Termin benötigst. Ein Klick und fertig - da ist ist - und das Meeting kann losgehen.

Das Result mag das selbe sein ob Du nur drei Aufgaben hast oder 1000.

Aber wieviel Zeit sparst Du bei 1000?

Sagen wir, es dauert zwei Sekunden um von einem zum anderen Programm zu wechseln und nochmal zwei Sekunden um zurück zugehen. Das macht bei 1000 Dokumenten allein schon über 1 Stunde nur um hin und her zuhüpfen!

Wenn Du jetzt überlegst, was Du in dieser Stunde alles machen kannst!

Unglaublich! - Zeitersparnis pur!

Selbst wenn Du jetzt sagst, ich habe aber keine 1000 Dokumente zu terminieren, so denke doch langfristig was Dir eine Automatisierung alles bringen könnte und vor allem wieviel Zeit sie Dir erspart.


Zeit, indem Du das machen könntest was vorher einfach futsch war?

Dies war nur eine sehr kurze Vorstellung, wie Du diese drei unglaublichen Apps beziehungsweise Programme einsetzen kannst.

Es folgt bestimmt noch ein zweiter Artikel hierzu - versprochen.