DEVONthink: Hilft bei der Arbeit von Rechtsanwälten

In diesem Artikel möchte ich Dir aufzeigen, wie DEVONthink Rechtsanwälten helfen kann, nicht nur Akten zu verwalten, sondern immer aktuell mit den hiesigen Gesetzen zu sein. Meine Erfahrungen in diesem Bereich kommen direkt aus der Praxis - von meinen Kunden. Da ich selbst keine Rechtsanwältin bin, sondern aus dem Finanzbereich komme, freue ich mich auf Deine Kommentare und Hinweise, was Du von DEVONthink erwartest, um Deine Arbeit leicher von statten gehen zu lassen.

Szenario I: Akten Deiner Mandanten verwalten

Natürlich kannst Du Dir eine Struktur innerhalb von DEVONthink einrichten, um Deine Akten zu verwalten und alle Dokumente parat zu haben, wenn Du sie benötigst.

Dies funktioniert hervorragend mit einem Aufgabenverwaltungsprogramm, wie 2Do und Du kannst direkt von DEVONthink einen Termin erstellen, welche einen Direktverweis auf Deine Daten innerhalb von DEVONthink beinhaltet. Natürlich funktioniert dies nicht nur in 2Do, sondern auch in BusyCal, Fantastical oder jeder Anwendung, welche das sogenannte URL-Schema versteht.

Auch die Datensicherheit - selbst beim Synchronisieren - ist mit DEVONthink gegeben, da die Verbindungen über eine Verschlüsselung von 256bit verfügt. Sicherlich hast Du in Deiner Kanzlei Deinen eigenen Server angeschlossen, damit Deine Daten bzw. die Daten Deiner Mandanten sicher aufbewahrt werden.

Ob dies nun ein WindowsServer, NAS - wie Synology oder QNap- sein könnte ist zweitrangig, da die Synchronisation mit DEVONthink auf all diesen Servern möglich ist.

Etwas fehl - noch - die Versionsverwaltung

Eine Versionsverwaltung ist sinnvoll, wenn Du dokumentieren musst, wie ein Dokument archiviert wurde und ob dieses das Original, eine Kopie oder auch bearbeitet wurde.

Hierbei gibt es jedoch Abhilfe, da fast jeder Server eine Versionsverwaltung beinhaltet und Deine Dokument dort direkt archiviert werden können. Alternativ, kannst Du Dir auch meine Tutorials zur revisionssicheren Ablage ansehen.

Schreiben von Texten, Mitteilungen und Telefonnotizen

Mit Deinen eigenen Vorlagen kannst Du natürlich im Nu eigene Texte verfassen, welche entweder direkt per E-Mail oder zum Drucker gesendet werden.

Wusstest Du, dass Du Deine eigene Briefvorlage in DEVONthink bereitstellen kannst und diese sofort innerhalb eines Projektes nutzen kannst?

PDF ist natürlich Standard und Du kannst Deinen verfassten Text direkt mit dem Druckmenu nach DEVONthink senden und in die korrekte Akte ablegen. Du kannst diese auch mit Deinen Anmerkungen und Informationen versehen, damit nichts vergessen wird.

Ganz klar, Du und Dein Team können direkt in DEVONthink Telefonnotizen erstellen und verwalten. Mit Verwalten meine ich auch, dass diese direkt in Deinen Kalender eingetragen werden können und bei Bedarf hast Du direkt den “Fall” vor Dir und kannst sofort Auskunft geben.

Selbstverständlich, kannst Du auch Deine Notizen zu einem Mandat direkt in DEVONthink anlegen und diese mit den entsprechenden Gesetzen, Regularien oder Urteilen verlinken, somit Du nichts vergisst und sofort parat hast, wenn Du diese benötigst.

Handschriftliche Notizen

Wenn Du Dein iPad für handschriftliche Notizen nutzt und Deine App eine Erkennung Deiner Schrift (OCR) beinhaltet, kannst Du diese direkt nach DEVONthink importieren und nach Deiner Handschrift suchen.

Einige Apps haben diese Möglichkeit bereits integriert, wie zum Beispiel ZoomNotes, Notability oder GoodNotes.

Persönlich nutze ich für meine handschriftlichen Notizen ZoomNotes, da diese App viele Möglichkeiten beinhaltet. Auch wenn ich nicht gleich alle Funktionen für eine Notiz benötige, so finde ich zum Beispiel die Versionsverwaltung meiner Notizen hilfreich, um einfach durch die Versionen zu blättern. Auch die Erkennung meiner Handschrift wird immer besser innerhalb von ZoomNotes - obwohl ich meistens vergesse die Sprachauswahl zu ändern, wenn ich in Englisch schreibe. Weiterhin bietet ZoomNotes auch einen ein-eindeutigen Link zu meinen Notizen, sodass ich nicht - unbedingt - jedes Mal meine Notizen exportieren muss, sondern einfach mit dem Link in anderen Programmen auf meine Notiz verweisen kann.

Abrechnung leichter gemacht?

Falls Du eine Telefonanlage hast, welche mit AppleSkript funktioniert, so kannst Du auch direkt die Telefonnotiz mit Anrufen, Telefonnummer und vielem mehr versehen, zum Beispiel die Start- und Endzeit. Somit hast Du direkt ein Dokument für Deine spätere Abrechnung parat und musst dies nicht händisch erledigen.

Szenario II: Warum selber Akten anlegen?

Bei diesem Szenario kommt es darauf an, wie Du Deine Kanzlei struktiert hast und ob Deine jetzigen Mandanten oder Neumandanten gleich “mitarbeiten” sollen.

Wie könnte so etwas aussehen?

Nun ja, falls Du Deinen Mandaten die Möglichkeit gibst in eine Web-Applikation sich einzuloggen, neue Daten und Ereignisse hochzuladen, so können diese Daten direkt mit DEVONthink verknüpft werden. Das heißt, die Daten werden vorerst auf Deinen internen Server hochgeladen und dann mit DEVONthink verknüpft. Somit hast Du nicht nur “Deine” Daten, sondern auch die neuen Dokumente direkt von Deinen Mandanten.

Innerhalb der Web-Applikation kannst Du natürlich auch E-Mails an Deine Mandaten senden, oder die Informationen per E-Mail verteilen, Faxen oder Drucken - es gibt viele Möglichkeiten diese Informationen weiterzuleiten und somit sparst Du nicht nur Zeit, sondern hast eine automatisierte Lösung für Mandatenanfragen.

Szenario III: Immer aktuell sein

DEVONthink kann mit dem Download-Manager natürlich alle möglichen Gesetze herunterladen und diese bei Bedarf aktualisieren. Mehr Informationen zum Download-Manager kannst Du in meinem Artikel ”DevonThink: Wie Du Zeit und Recherche sparst und alle Deine Daten aktuell hälst” erfahren. Allerdings reichen die meisten “Basisgesetze” nicht aus, um Deinen Mandanten gut zu beraten.

Du benötigst mehr und hast vielleicht auch schon einige andere Orte, welche Publikationen, Gesetzesurteile bereitstellen. Diese könntest Du mit DEVONagent überwachen lassen und die Ergebnisse sofort nach DEVONthink importieren, somit bist Du immer auf dem Stand der Dinge und bei Bedarf hast Du diese zur Hand.

Diese Suchen kannst Du mit DEVONagent direkt automatisieren und musst Dich nicht mehr darum kümmern. Die Suchen können täglich zu einer gewissen Uhrzeit, wöchentlich, monatlich etc. durchgeführt werden. Innerhalb von DEVONthink kannst Du Dir einen intelligente Gruppe erstellen, wo alle neuen Resultate aufgeführt sind, sodass Du einen Überblick über alle Neuerung erhältst.

Szenario IV: Arbeiten im Team und außerhalb

Auf Grund der Synchronisaiton kannst Du auch innerhalb Deines Teams arbeiten - dies funktioniert sogar mit unterschiedlichen Betriebssystemen.

Dein Team benutzt Windows - dann starte einfach den Server von der DEVONthink Serverversion, erstelle Benutzer und gib diesen die jeweiligen Rechte, die dieser Nutzer haben soll.

Danach kann Dein Team einfach per Browser auf die Datenbanken und Daten zugreifen, welche Du vorab freigegeben hast.

Deine Mitarbeiter können auch direkt Informationen, wie neue Akten oder Dokumente hochladen, verwalten - dies ist abhängig von den jeweiligen Nutzerrechten.

Nutzen von iPad and iPhone

Mit der Kompanion-App von DEVONthink 3, DevonThinkToGo, kannst Du Deine Daten über den SyncStore dirket laden und hast Deine Akten immer bei Dir.

Ich empfehle nur die aktuellen Daten zu laden, da Akten ja sehr umfangreich werden können und somit einiges an Speicherplatz benötigen. Natürlich kannst Du alternativ auch die Synchronisation bzw. das Herunterladen der Daten auf “manuell” stellen, somit werden vorerst die Metadaten geladen und bei Bedarf kannst Du die Dokumente manuell laden und gegebenfalls bearbeiten und wieder zum Server hochladen.

Synchronisieren kannst Du natürlich auf unterschiedlichen Wegen, wie:

• iCloud
• Dropbox
• WebDav von Deinem eigenen Server
• Bonjour - direkt innerhalb Deines internen Netzwerkes.

Mit AppleScript - Deinen eigenen Workflow vereinfachen

geht einfach und Du kannst dem Skript mitteilen, was es wann machen soll. Ob diese Aufgabe nun eine einfach OCR-Aufgabe sein soll oder aber auch Dokumente automatisch drucken, faxen oder versenden. Die Möglichkeiten mit AppleScript sind sehr vielseitig und können an Deine Arbeitsumgebung angepasst werden.

Naja gut, ehrlich gesagt benötigt ein AppleScript ein bisschen Zeit bis es fertig ist. Aber wenn es einmal läuft, hast Du eine hohe Zeitersparnis, da wiederkehrende Dinge einfach automatisch erledigt werden.

Wenn Du Lust und Zeit hast, kannst Du Dir Deinen Platz für meinen interaktiven Kurs “AppleScript für DEVONthink”. In diesem 5tägigen Kurs zeige ich Dir zwei Anwendungen für DEVONthink, welche Du sofort umsetzen kannst. Zum einem geht es um Datensicherung für Deine Datenbanken und zum anderem entwicklen wir gemeinsam ein Script für die Aufgabenverwaltung 2Do-App. Auch wenn Du 2Do nicht verwendest, kannst Du diese Kenntnisse in Deinen Workflow einsetzen, solange Deine Aufgabenverwaltung das URL-Schema verwendet (z.B. BusyCal oder Fantastical usw.).

Um Dir direkt bei diesem Kurs zur Verfügung zu stehen, ist dieser auf zehn Teilnehmer begrenzt. Somit stehe ich Dir direkt mit meinem Wissen zur Verfügung.

Integration mit anderen Programmen

DEVONthink kann auch mit anderen, vorhandenen Programmen interagieren, sodass Informationen untereinander ausgetauscht werden können.

Manche Programme können dies bereits ohne Dein Zutun; andere benötigen etwas “Hilfe”, damit es funktioniert. Im Zweifelsfall gibt es noch den ein-eindeutigen Verweis zu Dokumenten, Gruppen in DEVONthink, welcher überall funktioniert, wo man eine URL ansprechen kann.

MindMapping, Ideenentwicklung, Notizen

Benutzt Du ein MindMapping-Programm, um Deine Ideen und Vorgehensweisen festzuhalten? Die meisten funktionieren dann mit einfach Drag-/Drop nach und von DEVONthink, sodass Du nicht in Deinen Gedankenfluss unterbrochen wirst.

Ein anderes Superprogramm ist Tinderbox von Eastgate, welches nicht nur DEVONthink integriert, sondern Du kannst auch mit beiden Programmen interagieren. Nähere Informationen über Tinderbox kannst Du auf der Webseite von Eastgate erhalten.

Alternativ, kannst Du Dich für eines meiner kostenfreien Tinderbox-Seminare anmelden.

Forum für Rechtsanwälte

Zur Zeit entwicklen wir (sidvicious und ich) ein Forum Devonthink für Rechtsanwälte, welches speziell ausgerichtet ist. Die Aktualisierungen hierzu findest Du im DEVONthink-Forum unter RE:Lawyer on DT, each client as a Database?.

Hier diskutieren wir über verschiedene Aspekte, wie DEVONthink in Deinen Arbeitsfluss integriert werden kann. Die Systemsprache wird Englisch sein und die Webseite wird in den USA installiert.

Sobald alles aktiv ist, informieren wir Dich in diesem Diskussionsbeitrag.

Vermisst Du noch etwas in DEVONthink um Deinen Produktivität zu erhöhen? Dann freue ich mich auf ein Kommentar von Dir.

Viele Grüße,

Steffi