Hattest Du Dich auch schon gefragt, was Du mit DEVONthink alles machen kannst?

Nach dem neuesten Update 3.5 - und ja, es ist kein Schreibfehler - hast Du noch mehr Möglichkeiten Deinen Arbeitsablauf zu strukturieren und weiter zu automatisieren.

Ich möchte Dir heute einen Überblick geben, welche Daten wohl alle nach DEVONthink verschoben werden können und somit verwaltet werden können.

Immer wieder werde ich gefragt, was kann DEVONthink denn noch? Welche Daten kann ich einlesen und verwalten? Ich “kratze” nur an der Oberfläche, möchte aber mehr lernen, wie ich DEVONthink effizient einsetzen kann.

Heute möchte ich Dir ein paar Anregungen geben, welche Daten und Szenarien Du mit DEVONthink bewerkstelligen kannst.

DEVONthink, das Archiv für Dich

Nach meiner Ansicht, kannst Du alle Daten und wirklich (fast) alles mit DEVONthink verwalten. Ob Du dann immer eine Voransicht siehst, ist natürlich die zweite Frage. Jedoch kannst Du immer die Datei mit der nativen App öffnen und somit ich nichts verloren.

Für mich, steht am Anfang mein Workflow und was ich alles abgebildet haben möchte. Welche digitalen Medien ich verwalten möchte und schlussendlich, wie ich arbeiten möchte.

Hierfür nehme ich mir Zeit, um meinen Workflow auszuarbeiten; meistens mit einem Mindmaps oder handschriftlich. Beide Dateien wiederum werden in DEVONthink abgebildet und verwaltet.

Denn so ein Workflow ist nicht nur eine einmalige Sache, sondern wächst mit der Zeit und dem Anspruch des Nutzers. Daher ist es von Vorteil alle halbe Jahre oder einmal im Jahr diesen Workflow sich vorzunehmen, um zu prüfen ob Änderungen gemacht werden sollten. Der erste Workflow ist ein richtiges Projekt, welches nicht in ein paar Stunden erledigt ist. Nimm Dir daher ausreichend Zeit (Vorschlag 2 Wochen) und arbeite diesen Workflow nicht auf einmal durch, sondern nimm Dir einfach diesen in “Häppchen” vor.

Ablage in DEVONthink

Persönlich halte ich es so, dass ich beruflich und persönliche Dokumente und Dateien trenne. Jedes Mal wenn ein Thema zu groß wird exportiere ich alles in eine neue Datenbank.

Auch “räume” ich einmal im Jahr die Hauptdatenbanken auf und verschiebe die Inhalte in “ALT”-Datenbanken. Somit habe ich zum Jahresstart immer eine saubere Datenbank, welche genutzt wird. Alle Datenbanken bleiben jedoch immer geöffnet, sodass Suchergebnisse über alle Datenbanken erfolgt.

Statische Dokumente und Dateien, wie Verträge, welche für eine längere Zeit dienen, verbleiben in der Hauptdatenbank “persönlich” oder “beruflich”, bis die Laufzeit abgelaufen ist; danach kommen auch diese in “ALT”. Natürlich könnte man auch eine neue Datenbank für solche Daten erzeugen; jedoch habe ich alle Verträge zum Beispiel in Unterordnern abgebildet.

Ich nutze Tags um die Übersicht und schnellere Suche zu gewährleisten. Dies macht besonders Sinn, weil ich immer auf der Tastatur bleibe und mit dieser auch - durch Shortcuts - innerhalb von DEVONthink suche.

Außerdem habe ich noch Ammonite im Einsatz, um Dokumente und Daten auch außerhalb von DEVONthink zu suchen - und vor allem zu finden.

Aber was für Daten kommen nun in DEVONthink rein?

Nach Rücksprache mit Kunden und Bekannten nutzen diese DEVONthink für fast alles, was ihr digitales und nicht-digitales Leben ausmacht. Wenn etwas nicht digital ist, so wird es gescannt und nach DEVONthink importiert und verwaltet.

Hier konnte ich auch erfahren, dass viele Menschen eine strikte Abgrenzung zwischen privaten und beruflichen Datenbanken vornehmen, um einfach den Überblick zu behalten.

Die offensichtlichen Daten

Offensichtlich, deshalb weil sie einfach zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gehören:

• Rechnungsbelege
• Anleitungen
• Tutorials
• Webseiteninformationen (Funde im Internet)
• Firmendokumente
• Verträge
• Kontoauszüge
• Energieversorger (Rechnungen, Schriftverkehr, Verträge)
• Rezepte
• Rund ums Auto (Kfz-Briefe, Informationen, Versicherungen)
• Verwalten von Wissen, Neuigkeiten und Daten, welche vielleicht irgendwann von Nutzen sein können.

Für Fotografen, Videofans und Bildbearbeiter

Auch Fotographen, Künstler nutzen natürlich DEVONthink für die Verwaltung und zum Finden von Informationen:

• Alle neuen und bearbeiteten Fotos
• Lightroom
• Capture One
• Gesamte Homepage inklusive ihrer Fotos, Videos als Backup, wenn mal etwas schief läuft.

Einige andere Daten und Informationen

Viele Daten für persönliche Entwicklung und / oder berufliches können in DEVONthink verwaltet werden:

• Kurse und Kursmaterialien
• persönliche Aufzeichnung und Schreiben
• Kurse von Webseiten, welche mit Login zur Verfügung stehen
• Bearbeitete Dokumente zum Lernen, Erforschen von neuen Themen und Inhalten
• Dateien - selbst für Windows (.exe), Bilder, andere ausführbare Programme, Skripte
• Archivierung von gesamten E-Mail-Konten aus AppleMail, Outlook oder Unix-Postfächern
• Dokumente, welche sich im Internet ändern können, jedoch den gleichen Dateinamen behalten, z.B. Menu im Restaurant, Kursinformationen, Gesetze, Regularien
• Gesamte Inhalte von Webseiten und nicht nur die Informationen, sondern wirklich die gesamte Webseite mit allen Einzelheiten, Bildern, Cookies und Informationen

Die schönste Zeit des Jahres

Der Urlaub: Auch hier können alle Ereignisse, wenn man mag, festgehalten werden:

• Planung und Information zum Urlaub
• Reiseplanung, Tickets, Unterlagen
• Fotos von den schönsten Orten
• Tagebuch des Urlaubs ob handschriftlich, per Text oder mit Fotos/Videos-Dokumentation

Mehr noch…

Alle Inhalte können super verwaltet werden und Dir Informationen zur Verfügung stellen, wenn Du sie benötigst:

• Rechnungen mit Fälligkeiten (z.B. mit benutzerdefinierten Daten und Tags) inklusive der Erinnerung an diese
• Skripte, welche Dir Deinen Workflow vereinfachen (z.B. DEVONthink zu 2Do-App), somit hast Du gleichzeitig einen Link in Deinem Kalender und wenn der Termin ansteht, hast Du Deine Information sofort zur Hand.
• Redaktionsplan und Blogverwaltung
• Schreiben von Texten in formatierte Notizen oder per Markdown
• Umwandlung dieser Dokumente in PDF oder RFTD
• Ganze Backups von Webseite
• Umsetzen der Eisenhower-Methode mit z.B. Tags oder Erledigt/Nicht erledigten Dokumenten
• handschriftliche Notizen aus anderen Programmen, die über OCR bereits verfügen, z.B. ZoomNotes oder GoodNotes. Dann kannst Du direkt nach Inhalten suchen, obwohl Deine Notiz handgeschrieben ist.
• Tags/Stichwörter nutzen, um schneller Informationen zu finden. Du kannst diese sogar in eine Hierarchie übernehmen und Unter-Tags vergeben. Eine super Lösung außerhalb von DEVONthink ist Ammonite von Soma-Zone, einem deutschem Entwickler (Zoma-Zone )

Wie Du an dieser Liste sehen kannst, ist es möglich die verschiedensten Dateien einfach in DEVONthink abzulegen, ohne das sie verloren gehen.

Auch wenn manchmal die Vorschau nicht funktioniert oder nicht zu funktionieren scheint, so kannst Du jedoch nicht erkannte Formate einfach mit der nativen App / Programm öffnen, ändern und gleich wieder in DEVONthink speichern.

Im Übrigen funktioniert das “Öffnen” und Speichern auch unter iOS: Hierzu öffnest Du die Datei, z.B. eine handschriftliche Notiz, in der Notiz-App von DEVONthinkToGo aus und bearbeitest diese. Wenn Du fertig bist, teilst Du dieses Notiz wieder zu DEVONthinkToGo und Du erhältst keine zweite Datei, sondern die Datei wird mit den Neuerungen überschrieben.

Wie verwendest Du DEVONthink und welche Formate und Dateien verwaltest Du dort?

Schreib einfach in die Kommentare unterhalb des Artikels.

Viele Grüße,

Steffi