Das Backups wichtig sind lässt sich nun einmal nicht bestreiten. Die Frage ist immer nach der richtigen und passenden Strategie und wie Du im Fall der Fälle an Deine Daten wieder herankommst. Innerhalb von DEVONthink gibt es auch noch ein Skript, welches ein Backup von den Datenbanken schreibt und ablegt.

Wenn Du jetzt aber schon TimeMachine nutzt und in Deiner Eigenen Cloud auch noch ein Backup über Nacht machst, dann fragt man sich wirklich wieviel Backup-Dateien eigentlich sinnvoll sind.

Hier stellen sich viele Fragen und einige Leute sind der Überzeugung das ein Backup völlig ausreicht und andere wiederum möchten mehrere Backup-Dateien, um sich sicher zu fühlen.

Persönlich halte ich es so, dass ich immer ein Backup lokal und eines an einen anderem Ort habe - nur für den Fall es brennt oder die Sturmfllut überrascht mich. Ich nutzt inkrementelle Backup, wo nur die Änderungen an den Daten gesichert werden. Einmal im Jahr mache ich ein volles Backup, wo alles gesichert wird und verwahre dieses an einen sicheren Ort auf. Aber es nutzt die beste Backupstrategie nichts, wenn man denkt Backup ist gleich Backup.

Backup-Dateien sind unterschiedlich

Unterschiedliche Dateien müssen unterschiedlich gesichert werden. So ist zum Beispiel die Sicherung einer Webseite etwas ganz anderes als ein Projektordner.

Dateien müssen bei einem Webserver oder FTP-Server speziell gesichert werden, damit diese auch vollständig wieder hergestellt werden könnne. Da nutzt mir die beste Kopiersoftware nichts, wenn ich meine Daten nicht mehr lesen kann oder diese, durch diesen Kopiervorgang, eben beschädigt werden.

Daher solltest Du Dich fragen, was für ein Backup Dir nützt und welche Daten Du überhaupt in ein solches integrieren möchtest. Auch welche Anforderungen Du an ein Backup hast gehört genauso dazu, wie die Informationen, wie Du aus einem Backup Deine Daten wieder herstellst. Mal abgesehen, dass jede einzelne Datei auch noch Rechte hat, welche ihr zugeschrieben wurden (z.B. nur Lesen oder Lesen/Schreiben oder keinen Zugang). Diese Rechtevergabe muss natürlich erhalten bleiben, sonst macht das beste Backup keinen Sinn.

Backup von DEVONthink-Datenbanken

Deine Daten werden in Deiner Datenbank, welche bevorzugt auf Deinem Mac liegen und in den SyncStores, zum Synchronisieren, gespeichert. Diese Speicherung ist einzigartig und enthält zum Beispiel Deine Ordner nicht, sondern Metadaten und eine Struktur, welche von DEVONthink gelesen wird. Beim ersten Ansehen von dieser Struktur kann einem schon schwindelig werden und daher empfehle ich hier ein „spezielles“ Backup Deiner Datenbanken zu machen. Natürlich kann auch TimeMachine diese Daten in ein Backup schreiben, doch wie vorher erwähnt gibt es manchmal Unterschiede in den Daten, was hier auch der Fall ist.

DEVONthink - Backup

An sich ist es kein Backup, welches das Skript von DEVONthink 3 erstellt, sondern eher eine komprimierte zip-Datei. Aber hier liegt, wie so oft, der Teufel im Detail.

Diese komprimierte Datei wird unter Verwendung des Terminals, im Hintergrund, erstellt und somit ist sie auch 1:1 wieder extrahierbar, was wiederum für die Datenintegrität wichtig ist. Die Struktur von Deiner DEVONthink-Datenbank wird erhalten und die zip-Datei enthält alle Informationen.

Um es ein bisschen leichter zu schreiben: Die erstellte Kopie bzw. komprimierte Datei ist nicht nur ein Archiv, sondern es wird Byte-by-Byte geschrieben (arbiträres Archive) und dies ist etwas völliges andere als einfach die Struktur einfach anzuklicken und mit der rechten Maustaste zu komprimieren.

Nun ist es immer ein bisschen doof, dass man jede Datenbank, welche ein Backup haben soll extra markieren muss. Natürlich funktioniert das in DEVONthink3 inkludierte Skript wunderbar.

Automatisieren mit Steffi’s Backup-Skript

Da ich kein Fan von mehrmals Markieren bin und gern automatisiere, habe ich mir ein super Skript geschrieben, welches die Aufgabe des Backups automatisch vollzieht - mit Hilfe von intelligenten Regeln.

Für mein neuestes Produkt gibt es sogar einen Aktionspreis bis einschließlich 07. März 2020.

Mit diesem Skript kannst Du Deine Backups automatisiert durchlaufen lassen, ohne darüber noch einmal nachdenken zu müssen.

Zum Beispiel, Dein Backup soll bei jedem Programmstart oder -ende erzeugt werden, so nutzt Du eine Regel, die dies für Dich ausführt:

• Rechte Maustaste - Neue intelligente Regel
• Gib einen Namen für die Regel ein, z.B. Backup
• Die Bedingung ist über alle Datenbanken
• Du kannst eine weitere Auswahl treffen oder mit einem Sternchen versehen, sodass diese Regel immer ausgeführt wird
• Unterhalb der Bedingung nutzt Du Skript ausführen und bindest Dein Skript ein.
• Nun brauchst Du nur noch die Zeit einstellen, wann Dein Skript ausgeführt werden soll.

Fertig und schon kann es losgehen.

Bitte vergewissere Dich, falls Du Dein NAS als Speicherort nutzt, dass dieses auch erreichbar ist.

Ich hoffe, ich konnte Dir einen Einblick in das Backup von DEVONthink 3 geben, sowie die Notwendigkeit für ein separates Backup Deiner Datenbanken.

Viele Grüße,

Steffi.