DEVONsphere: Lichte den Nebel beim Finden - Suche richtig

Das aller erste Mal als ich mit DEVONsphere Express (DSP) in Berührung gekommen bin hatte ich gedacht: „Aha super noch ein Suchprogramm“.

Aber es ist viel mehr als „nur“ ein Suchprogramm welches Du auf Deinem MAC nutzen kannst. Du erhältst die Dosis Speed welche Dein Spotlight benötigt um den Nebel zu lichten und Dir Deine Suche auf Deinem Mac viel leichter zu machen.

Spotlight auf Speed

Warum noch ein Spotlight oder ist es eine Art Add-on?

Nein, es ist eigenständig und alles was Du mit Spotlight nicht machen kannst, kannst Du mit DEVONsphere Express (DSP) :

• Nerviges Suchen gehört der Vergangenheit an - Hallo Zukunft!
• Ziehe einfach ein Dokument in DEVONsphere und lass Dir ähnliche Dokumente auf Deinem MAC, in Deiner eigenen Cloud, in DevonThink oder auf Webseiten anzeigen
• Projektarbeit ist somit einfacher, da alle Ergebnisse mit genau Deiner Auswahl angezeigt werden
• Alle Dateien bleiben wo sie sind oder importiere sie einfach in DevonThink
• Es macht Deinen MAC intelligenter und spart Dir Zeit und nervige Suchen.

Suchen mit Boolean Operators

Was ist das?

Ein Boolean Operator macht Deine Suche noch einfacher indem Du logische Ausdrücke verwendest um Deine Suche einzugrenzen.

Benannt nach Georg Boole ist eine Boolean Operator super geeignet um logische Sachverhalte - hier die Suche - mit einander zu verknüpfen.

Diese Suchfunktionen werden auch von anderen Software unterstützen, wie :

• DevonThink
• DEVONagent.

Mit Logic macht Suchen einfach Spass

Logische Begriffe für Deine Suchen sind unter anderem:

• AND
  Suchst Du zwei Begriffe, kannst Du AND nutzen um Deine Suche einzugrenzen. Zum Beispiel: Steffi AND cloud oder Steffi & Cloud, die Resultate enthalten diese beiden Begriffe.Abkürzungen für AND sind: &, && oder +.
• OR
  Bei zwei unterschiedlichen Begriffen welche vorkommen können aber nicht müssen, kannst Du OR nutzen. Zum Beispiel: Steffi OR Cloud würde alles was Steffi oder den Begriff Cloud beinhaltet als Ergebnis anzeigen.Abkürzungen für OR sind | (Alt + 7) oder doppelter gerader Strich.
• XOR
  Dient zum Ausschluss Deiner Suche um Begriff einfach nicht angezeigt zu bekommen. Zum Beispiel resultiert Steffi XOR Cloud in Ergebnissen mit Steffi oder Cloud aber beide sind nicht enthalten.Abkürzungen für XOR ist: ^,
• NOT
  Beinhaltet den Begriff überhaupt nicht, somit kannst Du Begriffe die Du nicht benötigst ausschließen. Zum Beispiel ist das Ergebnis bei Steffi NOT Cloud nur Ergebnisse welche Steffi enthalten aber den Begriff Cloud ausschließen.Abkürzungen sind: !, -

Suchen Spezial

Dies sind die „klassischen“ Boolean Operators aber DevonThink, DEVONagent und DEVONsphere haben Spezialoperatoren, welche Du wirklich nur in „hight-end“ Datenbanken finden kannst.

Somit kannst Du Deine Resultate noch einmal fine-tunen:

• NEAR
  Der erste Begriff kann bis zu zehn Wörtern oder weniger bevor oder nach dem zweiten Begriff vorkommen. Somit ist für Steffis NEAR Cloud die Ergebnisse Steffi’s Cloud möglich, jedoch auch alles andere, wie Steffis beste Cloud, Cloud von Steffi und so weiter.
• NEAR /n
  Um diese NEAR - Funktion noch stärker einzugrenzen, steht „/n“ für die Anzahl der Worte zwischen dem ersten und zweiten Begriff.
• BEFORE und BEFORE/n
  Hier wird muss der erste Begriff vor dem zweiten Begriff vorkommen, das ein Ergebnis angezeigt werden kann. BEFORE /n: Hier steht das „n“ wieder für die Anzahl der Wörter, welche bevor dem zweiten Begriff zu finden sind. Somit wäre aus der vorhergehende Suche Steffis BEFORE cloud nur noch Steffis Cloud aber nicht mehr Cloud von Steffi möglich.
• NEXT und Next /n
  Beide gelten als Schnellbegriff für BEFORE /1 oder BEFORE /n welches als Synonym genommen werden kann. Das Ergebnis ist das gleiche wie mit BEFORE /1 oder BEFORE /n
• AFTER und AFTER /n
  So wie mit BEFORE kannst Du jetzt danach Suchen, wieder mit der Anzahl der Wörter welche nach dem zweiten Begriff vorkommen sollen. Somit ist zum Beispiel Steffis AFTER Cloud die Ergebnisse nur Cloud von Steffi, Cloud mit Steffi und so weiter möglich.
• OPT
  Als letztes möchte ich Dir noch OPT vorstellen, wobei der erste Begriff zwingend notwendig und der zweite Begriff optional ist. Sollte der zweite Begriff auch vorkommen, erhält das Ergebnis einen höheren Rank als ohne.

Die Einstellungen in DSP

Nach der Installation siehst Du in Deiner Menu-Leiste das Icon von DSP :

.

Der Schiebeschalter ganz link ist für das Einblenden des Menus zu nutzen.



Klickst Du auf das Lupenzeichen unterhalb, kannst Du ganz einfach eine Datei hineinziehen, um nach den Inhalten dieser zu suchen oder „Siehe-Auch“-Referenzen zu erhalten:



Ganz rechts findest Du das Zahnrad, welches die Einstellungen von DSP beinhaltet.

Einstellungen für Deine Suche in DEVONshere

Es ist nicht schwierig die Einstellungen zu setzen, da diese wirklich fast selbsterklärend sind:

Allgemein

Selbsterklärend sind die Punkte:

Allgemein:

• Bei Anmeldung starten
• Siehe Auch automatisch aktualisierenDiese Funktion ist super wichtig zu aktivieren wenn Du gleichzeitig DTPO nutzt, somit werden Dir die Siehe-Auch Dokumente in Deiner Datenbank(en) angezeigt.
• Suchen während Eingabe
• Menü automatisch ausblenden
• Immer im Vordergrund

Erscheinungsbild:

• Symbolvorschau einblendenSymbole für Dateien wie PDFs, Word etcetera werden dann angezeigt.
• Weitere Informationen einblendenPersönlich finde ich es immer nützlich weitere Infos zu haben um entscheiden zu können, ob das gefundene Resultat zu meiner Suche passt oder nicht.

Vorschau erstellen:

• Direkt
• Via Thumbshopts.comDiese Option ist für Webseiten gut geeignet aber ich nutzte lieber die direkte Vorschau.

Kürzel:

Dein „Hotkey“ zum schnellen Suchen und Finden

Index:

Der Index kann manuell, beim Programmstart, stündlich, täglich, wöchentlich oder automatisch aktualisiert werden.



Persönlich finde ich es immer besser das automatisch machen zu lassen, bevor man es vergisst. Weiterhin sind dann neue Dokumente sofort indexiert und können gesucht werden.

Kategorien

Bei mir stehen diese auf „Automatisch“ sortieren, aber Du kannst diese Deiner Suche speziell anpassen, indem Du die Automatische Sortierung deaktivierst und per Drag-und-Drop die Sortierung veränderst.

Was hat dies für einen Sinn?

Der Sinn ist der das die Kategorien und ihr Rank maßgebend für Deine Suche sind. Möchtest Du lieber Webseiten an erster Stelle haben, dann macht es Sinn diese auf Platz 1 zu „verlegen“ um Deine Suche zu optimieren.



Wie Du hier sehen kannst, ist es sogar möglich nach Filmen, Bilder, Musik, Verlauf, Kontakten und vielen mehr zu suchen.

Orte

Orte sind die Laufwerke auf Deinem MAC oder Deiner eigenen Cloud wo DEVONsphere Express indizieren „darf“ und Du Deine Informationen finden möchtest.

Natürlich kannst Du auch Orte ausschließen, welche Du nicht benötigst.



Welche Orte könnten dies für Dich sein?

Zum Beispiel Library brauchst Du nicht unbedingt oder programmspezifische Ordner wie Container unter MAC etcetera, wenn Du hier keine Informationen finden möchtest.

Persönlich habe ich zum Beispiel die Library unter MAC indiziert da ich auch Informationen suchen und finden möchte, welche:

• innerhalb der Programme sind
• Daten welche nur hier gespeichert werdenZum Beispiel meine Datenbank für den Redaktionsplan, welche ziemlich versteckt ist oder auch die E-Mails, Anhänge von AirMail.

Des Weiteren sind die ersten zwei Verzeichnisse meine eigene Cloud, welche ich gleich mal verlinkt habe um indiziert zu werden. In Daten zum Beispiel sind alle Informationen für Deinen Blog vorhanden, welche ich somit schnell finden kann.

Aktualisierung

Ganz zum Schluss kommt natürlich die Aktualisierung von DEVONsphere Express und wie der Intervall für Updates vonstatten gehen soll.



Fertig sind die Einstellungen und Du kannst jetzt loslegen mit dem Finden!