IV. Tutorial DS: Synchronisation für Dein NAS

Inhaltsverzeichnis [Verbergen Anzeigen]

Vorwort zum Synchronisieren
Synchronisieren: DevonThinkProOffice (MAC)
Synchronisation DevonThinkToGo (DTTG) unter IOS
ZoomNotes
Welche Programme gibt es noch, welche WebDav unterstützen?
Hier sind nochmal alle Links zu den Tutorials:

Nun hast Du es fast geschafft und Deine DS ist:

im Internet
Funktioniert im WebDav-Bereich
Absicherungen sind gewählt und somit

kannst Du jetzt weiter gehen um die „eigentliche“ Aufgabe der DS 716 II zu bewerkstelligen nämlich Deine eigene Cloud.

Vorwort zum Synchronisieren

Besonders wichtig zu wissen ist, dass manche Programme oder Apps unter IOS / Windows / Android zwar angeben dass sie WebDav verfügbar haben, jedoch im Hintergrund HTTPs nutzen….

Deshalb ist es sinnvoll einfach die verschiedenen Möglichkeiten auszuprobieren, wenn eine Verbindung scheitert.

Als erstes wird immer WebDav mit dem WebDav-Port angesprochen und falls dies nicht funktioniert, dann stelle einfach den Port auf HTTPs oder HTTP um.

Meistens löst sich dieses Problem dann von allein.

Hast Du Deinen Zettel aus den vorhergehenden Tutorials noch? Diesen kannst Du jetzt wieder nutzen da die Einstellungen auf MAC und IOS ähnlich sind.

Synchronisieren: DevonThinkProOffice (MAC)

Persönlich handhabe ich dies so dass:

Lokale Datenbanken auf dem MAC vorhanden sind und
die Sync-Stores auf der eigenen Cloud verfügbar sind.

Der Vorteil ist der, dass falls eine Internet- oder Netzwerkverbindung nicht vorhanden ist, DevonThinkProOffice trotzdem „ordentlich“ startet und nur die Synchronisierung nicht funktioniert.

Eine der nächsten Fragen ist, ob Dein MAC nur zu Hause bleibt, oder ob Du diesen auch auf Reisen mitnimmst.

Das Synchronisieren kann nur mit dem lokalem Netzwerk erfolgen indem Du die lokale IP - Adresse, statt der Quick-ID, benutzt oder jedoch Du nutzt die Quick-ID oder DNS um alles über eine Internetverbindung zu synchronisieren.

Hier gibt es kaum Unterschiede bezüglich auf Verarbeitung, Schnelligkeit etc. Es kommt vielmehr darauf an ob Du z.B. ein Limit an Internet zur Verfügung hast oder ob Deine Internetverbindung schnell oder langsamer ist, als Dein lokales Netzwerk.

Bei beiden Möglichkeiten gilt den WebDav-Server-Port zu nutzen um auf Deine Daten zu zugreifen.

Anlegen von Datenbanken

Mit dem Befehl: Ablage -Neue Datenbank kannst Du eine neue Datenbank erstellen und in einem Ordner auf Deinem MAC speichern.

Eine ausführliche Anleitung zum Setup von Datenbanken in DevonThinkProOffice findest Du auf meinem Blog.

Synchronisieren der Datenbanken

Die Entwickler haben DevonThinkProOffice mehrmals überarbeitet und heute gibt es sogenannte „Sync-Stores“ welche auf „dt.cloud“ enden.

Alle Informationen werden dort bereitgestellt und sollten auf der DS 716II in einem Ordner, Deiner Wahl, abgelegt werden.

Ich nutze für DevonThinkProOffice einen eigenen Ordner bzw. einen gemeinsamen Ordner. Somit sind die Datenbank vom „Rest“ getrennt, was bei eventuellen Fehlern sinnvoll ist.

Die Sync-Stores können - müssen aber nicht - mit AES 256bit abgesichert werden. Hierzu benötigt man ein zusätzliches Passwort.

Der Sinn der Verschlüsselung mit AES 256bit ist, dass die Daten:

verschlüsselt übertragen werden
nur mit dem bestimmten Passwort der Verschlüsselung und
dem Passwort für den WebDav-Zugang

zugänglich sind.

Erstellen der Sync-Stores

DevonThink - Einstellungen -Sync gehen und dort WebDav auswählen.

Die URL beinhaltet den „richtigen“ WebDav - Port und Deinen Zugang. Also zum Beispiel: http://QuickConnect.to:WebDav-Port/Ordner.

Dein Passwort und Deine Benutzerkennung gibst Du in den nächsten Feldern ein.

Wenn Du das Verschlüsselungspasswort wählst, dann nutze ein super langes mit vielen Symbolen, Zeichen, Zahlen, Groß- und Kleinschreibung.

Auswahlmöglichkeiten für den Sync-Store

Im unterem Teil sind die Optionen verfügbar, bitte schreibe Dir diese auf Deinen Zettel auf, da die selben Optionen auch unter IOS genutzt werden müssen, so dass eine vollständige Synchronisation stattfinden kann.

Name & Farbe von Etiketten
Nutze Du die Etiketten (Tags) dann macht es Sinn diese auch zu synchronisieren, somit hast Du gleichen Tags überall
Leseposition
Dies bezieht sich zum Beispiel auf eine pdf-Datei welche Du bearbeitest. Hier kannst Du die Leseposition mit synchronisieren.
Das funktioniert dann genauso wie das „Hands-off“-Features bei Apple.
Inhalte von indizierten ObjektenIndizierte Objekte sind Dateien, Ordner welche nicht direkt in DevonThinkProOffice liegen, sondern als „Link“ zu DTPO hinzugefügt wurden.Wenn Du Zugriff auf diese Ordner und Dateien auch unter IOS hast, kannst Du diese auch unter IOS öffnen und bearbeiten.Ansonsten werden die Meta-Daten synchronisiert was Dir die Suche nach den verlinkten Daten ermöglicht; jedoch wirst Du diese nicht vollständig öffnen können.
Hochgeladene Objekte überprüfen
Hier werden die Meta-Daten und die Datei selbst geprüft ob diese vollständig übertragen wurden.Da es unter IOS mehrere Optionen gibt die Synchronisation durchzuführen, macht es Sinn diese Option zu nutzen.

Persönlich nutze ich alle Optionen - selbst dann wenn ich die eine oder andere vielleicht nicht nutze.

Verbindung zwischen Sync-Store und Datenbank

Nach erfolgreichem Anlegen des Sync-Stores kommst Du zur Sync-Einstellung zurück.

Im rechten Fenster werden Dir die vorhandenen Datenbanken angezeigt, welche synchronisiert werden können.

Es ist durchaus möglich einen Sync-Store für alle Datenbanken anzulegen. Somit hast Du nur eine Datei für alle Deine Daten.

Jedoch rate ich hiervon ab weil:

bei Fehlern ist es leichter diese zu finden
Alle Datenbanken werden mit dem selben Passwort der Verschlüsselung übertragen
Fall der Sync-Store, was noch nie vorgekommen ist, mal „kaputt“ gehen sollte ist nur eine Datenbank betroffen.

Klicke eine oder mehrere Datenbanken im rechten Fenster an und sie werden sofort synchronisiert. Dies erkennst Du daran, dass eine Uhrzeit unterhalb des Datenbanktitels angezeigt wird.

Weitere Einstellungen

Bonjour-Option

Diese ist wirklich nur im lokalem Netzwerk verfügbar und war „früher“ für den Datenabgleich zwischen MAC und IOS gedacht.

Hierzu kommt noch, das beim Anlegen von neuen Datenbanken ein Ordner „Mobile Sync“ angelegt wird. Dieser war auch für die Bonjour-Option bzw. Das Synchronisieren im lokalem Netzwerk gedacht, bevor es die Sync-Stores gab. Deshalb kann dieser Ordner auch von der Datenbank gelöscht werden, da er nicht mehr genutzt wird.

Synchronisieren

Deine Änderungen an Daten werden so dann sofort an den Sync-Store übergeben.

Max. Verbindungen

Du hast die Möglichkeit bis zu 16 Verbindungen gleichzeitig synchronisieren zu lassen - persönlich lasse ich die Einstellung auf 16, obwohl ich natürlich keine 16 Geräte habe welche synchronisiert werden.

Konflikte

Konflikte können auftreten sind aber für „Einzelpersonen“ eher ungewöhnlich. Sie würden entstehen wenn ein Nutzer in MAC und ein anderer unter IOS zum Beispiel, die gleiche Datei gleichzeitig bearbeiten. Hier kann man nun wählen ob beide der Dateien erhalten werden sollen oder ob nur die aktuellste genutzt werden soll.

Selbst bei Teams ist es eher unwahrscheinlich, das zwei Nutzer die gleiche Datei ändern und bearbeiten.

Somit ist die Synchronisation unter MAC abgeschlossen. Es wird automatisch Synchronisiert, jedoch ist es auch möglich die Synchronisation manuell über das Wolken-Symbol vorzunehmen.

Synchronisation DevonThinkToGo (DTTG) unter IOS

Wenn Du das erste Mal DTTG unter IOS nutzt ist alles leer - daher gehe ich jetzt auf eine leere App genauer ein. Solltest Du bereits Datenbanken unter IOS erstellt hast, ist das Setup ähnlich - nur mit dem Unterschied das eine lokale anstatt einer „nicht lokalen“ Datenbank genutzt wird.

Hinweis:

Es ist super wichtig, dass die Einstellungen inklusive aller Backslashs etcetera auf MAC und IOS identisch sind.

Eine kleine Unachtsamkeit kann bewirken, dass es nicht möglich ist beide Systeme zu synchronisieren, da:

entweder ein nagelneuer Sync-Store erstellt wird
Datenbanken nicht gefunden werden.

Möglichkeiten der Synchronisation

Anders als bei der MAC - Version gibt es unter IOS zwei „Arten“ der Synchronisation:

Volle
Die volle Synchronisation wird, wie auf dem MAC, bereitgestellt und Daten, sowie Dokumente werden synchronisiert.
nur Meta-Daten
Meta-Daten sind die wesentlichen Daten eines Dokumentes, sowie die OCR. Der Vorteil ist, dass nur diese Daten (Textdateien) synchronisiert werden und Dokumente erst bei Bedarf heruntergeladen werden.Dies spart Platz auf dem Ipad oder Iphone, jedoch benötigt man immer eine Internetverbindung oder lokalem Netzwerk um die Dateien herunterladen zu können.

Sync-Stores einstellen

Ganz unten rechts gibt es das Symbol für die Einstellungen - danach auf Speicherort - Bearbeiten gehen.

Einen neuen Speicherort hinzufügen indem Du auf Bearbeiten - WebDav drückst und die Einstellungen eingeben. Bitte beachte das diese genau identisch zum MAC sind.

Vor allem der Sync-Store muss korrekt eingeben werden, wie in diesem Fall „Sync.dtCloud“. Bitte auf die Groß- und Kleinschreibung, sowie die Endung „.dtCloud“ achten.

Die zusätzlichen Einstellungen ganz unten sind ähnlich wie beim MAC aufgelistet nur mit der neuen Funktion: „Lade Dateien“:

Immer
Alles wird synchronisiert und auch wenn das IOS-Geräte nicht online ist, können Dateien bearbeitet, gesucht etc. werden.
Manuell
Hier wird die eigentliche Datei erst nachträglich, wenn diese benötigt wird, heruntergeladen.Die Daten -auch innerhalb des Dokumentes - können gesucht und gefunden werden; jedoch erst nach dem Download bearbeitet werden.

Es ist möglich die Einstellung im Nachhinein abzuändern - daher ist es sinnvoll einfach auszuprobieren.

Persönlich nutze ich diese Einstellung wie folgt:

Aktuelle Daten
und Dokumente etc. werden immer geladen
Daten für Recherche
Daten wie Gesetze, welche ich auf meinem Smartphone habe benötige ich nicht so oft; und diese Dateien werden erst geladen wenn ich sie brauche.Dies gilt auch für Dateien welche ich „ausrangiert“ habe zum Beispiel Rechnungen vom Vorjahr oder noch früher. Diese erhalten ihre eigene Datenbank und werden dann auf „Manuell“ Laden gestellt.

Nachdem alle Daten eingegeben sind, auf Speichern drücken.

Verbindung mit der Datenbank

Auf den Sync-Store (ohne auf Bearbeiten zu drücken) gehen und es werden alle Datenbanken angezeigt.

a) keine Daten vorhanden

Falls Du noch keine Datenbank erstellt hast, wird die „nicht lokale“ vom MAC jetzt angezeigt. Einfach den Schalter auf an stellen und dann wird diese Datenbank auf IOS eingerichtet.

b) Datenbank vorhanden

Falls die Datenbank bereits vorhanden ist, dann nutze die lokale - also die vom IOS - zur Synchronisation.

Fertig - die Datenbanken synchronisieren jetzt miteinander.

Schließe jetzt einfach die Einstellungen.

Test der Synchronisation

Erstelle ein Dokument unter IOS - egal was es ist - und lass die Datenbank synchronisieren. Dieses Dokument solltest Du wenig später auf Deinem MAC bei DevonThinkProOffice finden.

Nun erstelle noch zur Sicherheit ein Dokument auf dem MAC und lass es synchronisieren. Dieses sollte dann unter IOS erscheinen.

Noch mehr Informationen findest Du auf meinem Blog und meiner Hilfeseite.

ZoomNotes

Die Anbindung mit ZoomNotes funktioniert ähnlich wie bei DevonThinkProOffice.

Die vollständige Einrichtung von ZoomNotes findest Du bereits auf meinem Blog unter: ZoomNotes: Eine unterschätzte Software- handschriftliche Notizen unter IOS.

Im Hauptmenu auf „Import - WebDav“ gehen und die Einstellungen für die URL, Benutzer und Passwort hinzufügen.

Nutze bitte den WebDav-Port, da es ansonsten nicht funktionieren wird.

Danach solltest Du Deine Ordner der eigenen Cloud vollständig sehen können.

Weiterführende Hilfeartikel gibt es auf meiner Hilfeseite unter ZoomNotes.

Welche Programme gibt es noch, welche WebDav unterstützen?

Einige dieser Programme habe ich in meinem Artikel „Workflow: 7 Apps für die perfekte Umsetzung des Papierlosen Büro“ erwähnt.

Leider gibt es nicht viele Apps, welche WebDav vollständig unterstützen und daher möchte ich nochmal erwähnen, dass eventuell die Änderung des Ports von WebDav auf HTTP/s nötig ist um Fehler zu vermeiden.

Meine Empfehlungen zu Apps beziehen sich immer auf die volle Funktionalität mit WebDav, somit ist dann auch der WebDav-Port immer der Richtige, sowie nur diese Apps die ich selbst nutze.

Dies war der letzte Artikel aus der Reihe Tutorials Disc Station und ich hoffe, dass Du diese nützlich findest und in Deinen Workflow einbauen kannst.