DevonThink: Konvertiere Deine Daten mit Leichtigkeit oder nutze einfach Text

Erst schreibe ich immer, dass DevonThinkProOffice (DTPO) und DevonThinkToGo (DTTG) sämtliche Daten lesen können und jetzt komme ich mit konvertieren von Daten daher.

Konvertieren von Daten hat zwei Nutzen:

• Bessere Übersicht und Layout für den Nutzer
• Mehr Möglichkeiten von Darstellungen.

Eine E-Mail-Datei im Format *.eml kann natürlich verarbeitet und gesucht, sowie indiziert werden. Alles kein Problem bis dann der Mensch kommt und die Anhänge sucht. Er hat zwei Alternativen:

• die Datei in seinem E-Mail-Programm öffnen
• oder konvertieren in ein Format, welches die Anhänge "sauber" anzeigt, so dass wir sie lesen und bearbeiten können.

Dateitypen

Hier werden sich wieder die Geister scheiden und es kommt wirklich darauf an, was Du wie in Deinen Workflow einbauen möchtest. Arbeitest Du nur mit PDF machen Dateien wie Text, RFT, Markdown keinen Sinn für Dich, da Du nur PDF bearbeiten möchtest und Dein Workflow darauf abgestimmt ist.

Text

Text und zwar "reiner" Text ist für mich der beste Dateityp mit welchem ich ständig arbeite - auch für meine Blog ist er einfach ideal. Reiner Text ist einfach "wandlungsfähig" und man kann alles damit erreichen - mal ein wenig abgeändert oder einfach pur.


Jetzt glaubst Du bestimmt die spinnt völlig!


Nein, tue ich nicht - textbasierend waren die ersten Computer und heute noch ist alles auf Text aufgebaut. Egal wie all die super Programme heißen mögen, am Ende steht eine Textdatei.

Die Vorteile

• jedes Betriebssystem kann diese Datei lesen und öffnen
  Ganz gleich ob Linux, Windows, MAC oder IOS und Android ohne ein Zusatzprogramm zu benötigen
• ich brauche mir keine Gedanken zu machen ob der Empfänger meiner Nachricht den Textanhang lesen kann oder nicht - er kann!
• Kein anderes Dateiformat ist so vielseitig einsetzbar wie Text
• Kopieren, Teilen ist schnell erledigt
  Vor allem fehlt nichts danach - wie z.B. Umlaute oder Ähnliches
• Es sind kleine Dateien, welche sehr wenig Speicherplatz benötigen, und doch ein Fülle an Informationen enthalten.

Die Einsatzgebiete

Wie bereits erwähnt, eignet sich Texte für Alles, was man so braucht wie:

2. Einfach Dokumente ohne Formatierung
3. Erweiterte Dokumente mit Formatierungen, wie Markdown/Markup oder TextileIch nenne sie mal "Sprachen" - können schnell erlernt werden und setzen die wichtigsten Formatierungen, wie Aufzählungen, Tabellen, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchstreichen, Kommentare, Fußnoten, Anmerkungen, Zitate uvm. einfach in eine Textdatei um.
4. Listen und Datenbanken
   Aus einfachen Listen können Datenbanken werden, welche in dieser Form verwaltet werden können.Erstelle eine *.csv Datei mit einem Texteditor indem Du die Spalten mit einem Komma, einem Querstrich oder Semikolon trennst und voilà - Deine CSV-Datei ist fertig und das ohne Excel oder Numbers oder einem anderem Zusatzprogramm
5. Alle anderen Dateitypen bauen auf Text
   Ob PDF, HTML, RTF, Doc(x) oder auch Scripte, Programme
6. Manchmal braucht man mehr.
   Hierfür sind dann sogenannte Compiler verfügbar oder Texteditoren, wie Ulysses, Sublime, Byword und wie sie alle heißen, in welchen die Compiler schon vorhanden sind.
   Dies spart ein Zeit und man muss nicht jede Zeile einzeln in das "richtige" Format bringen, da so ein Compiler diese Aufgabe dann übernimmt.

Mein Favorit für das Schreiben an sich

ist Ulysses, welches ich ständig im Einsatz habe. Der Vorteil zu anderen Programmen ist, dass es:

2. nicht all zu viele Funktionen hat
   Klingt komisch aber weniger ist mehr hier.
3. den Schreibfluss nicht mit Menus et-cetera behindert
   Keine Ablenkung durch Menus oder dergleichen einfach Du und der Text.
4. lange Texte einfach „Portionieren“ um später ein Dokument zu werden
5. Ablagesystem und Erstellen von Ordner (intern und extern)
6. Vorschauen für sämtliche Exportformate anbietet, sowie die
7. Integration zu Veröffentlichungsseiten
8. Export in PDF, ePub, HTML, Text (formatiert) verfügbar ist
9. mit WebDAV unter IOS super harmoniert
   (Hier gilt es anzumerken, dass eine völlige WebDav-Anbindung unter IOS noch Wünsche offen lässt. Derzeit ist es möglich von WebDav zu im- und exportieren.
   Wenn Du DTTG hast - dann sieh Dir meinen Tipp unten an!
10. Fertige Dokumente mit Bildern, Videos etc sofort zu veröffentlichen oder per E-Mail zu versenden.
11. Weiterverarbeitung in allen Schreibprogrammen inklusive Anhänge, Bilder, Videos et-cetera möglich macht.

Tipp für DTTG

Seit neusten ist eine nicht wirklich sichtbare Funktion in DTTG integriert - es fungiert als Speicherort - sozusagen eine „Cloud“ in der eigenen Cloud. Der Vorteil ist das Du, wie bei WebDAV direkt mit DTTG arbeiten kannst und Deine Daten werden nach der Bearbeitung gespeichert.


Diese Funktion kannst Du z.B. In Pages, Numbers, Ulysses und allen Apps unter IOS sehen, welche Cloud unterstützen. Einfach auf das Cloud-Symbol gehen und schon erscheint DTTG als "Speicherort".


Du hast alle Deine Daten in DTTG und dieses wird dann über Deine WebDAV-Anbindung mit den Sync-Stores synchronisiert. Diese Dateien sind durchsuchbar, wie jede andere Datei in DTTG.

Nachteile von Text

So gut es für Maschinen ist, welche sehr lange Texte schnell verarbeiten können, lässt es manchen von uns abschrecken da wir erst wieder lernen müssen, wie man mit Text überhaupt umgeht.


Reiner Text sieht manchmal nicht schön aus - ist aber mächtig. Mit einer "Sprache" wie Markdown wird Dein Text jedoch lebendig mit Formatierungen, Anmerkungen, Bildern, Videos, Links zu internen oder externen Dokumenten, Listen und Auszählungen, sowie Überschriften.


Am Ende steht immer noch der reine Text zur Verfügung und nur durch das konvertieren wird er "ansehnlich". DTPO verfügt auch hier über die Konvertierung von Markdown zu PDF, RTF und mehr.

RTF (Rich Text Format)

RTF verwende ich meistens um meine E-Mail inklusive deren Anhänge ein bisschen ansehnlicher zu machen.


Basierend auf reinen Text, hat RTF bereits ein „normales“ Menu zum Anklicken für die Formatierungen und man braucht sich keine Gedanken zu machen wie dieses funktioniert - es geht einfach.


Einfügen von Bildern, einbetten von Dokumenten sind hier kein Problem.


Zum Beispiel werden E-Mail-Anhänge dann in diesem Dokument eingebettet in einer Art "Fenster" und können auch dort weiter bearbeitet werden und das im "Klartext" ohne zusätzliche Formatierungen oder Anweisungen für den Computer.


Nicht immer lässt sich solch eine Datei auch problemlos auf jedem System öffnen und hier geht die Frage nach den Zusatzprogrammen schon teilweise los.

PDF (Portable Document Format)

In PDF kann ja nun wirklich alles eingefügt werden, was es gibt und das mit einem WYSIWYG Editor. Früher konnte man diese Dateien nicht ohne Weiteres bearbeiten was ihnen den Ruf von "Originalität" und "Echtheit" einbrachte.


Diese Zeiten sind nun auch längst vorbei und PDF kann bearbeitet, annotiert und bearbeitet werden - mit oder ohne Passwortschutz.


Jedoch haben sie einen wichtigeren Vorteil - obwohl viel Inhalt möglich ist, sind es verhältnismäßig kleine Dateien, im Vergleich zu den Wordprozessoren welche schon bei einem Bild sich "aufblähen".


Die Vorteile sind fast so vielseitig wie reiner Text, wenn es um Dokumente und Informationen geht. Allerdings sieht man auch heute noch den Hinweis: "Zum Öffnen benötigen Sie A... Reader oder ein ähnliches Programm welches PDF öffnen kann".


Nun ja, das ist heute ja kein großes Problem mehr, wenn es um das Lesen geht, da es ja viele freie Versionen im Internet gibt. Sogar Dein Browser kann PDF heutzutage darstellen, speichern oder an ein anderes Programm übergeben.

DevonThink konvertiert Dateien

Ohne große Mühe kannst Du mit DTPO Deine E-Mails zum Beispiel von *.eml nach RTF oder PDF konvertieren.


Einfach Datei auswählen, mit der rechten Maustaste auf konvertieren gehen und dass Format auswählen. Es wird sogleich eine neue Datei in dem gewünschtem Format erstellt (mit einem Konverter) welche Du dann nutzen kannst.


Die Originaldatei kann entweder gelöscht werden oder als Referenz abgelegt werden.


Duplikate mag ich nicht wirklich daher lösche ich meistens die *.eml - Dateien.

Viele Dateien

Viele Dateien können auch, wie vorher beschrieben einfach konvertiert werden. Aber das kann ja wohl nicht wirklich produktiv sein??


Daher empfehle ich Scripte zu verwenden, welche Dir diese Arbeit einfach abnehmen.


In DTPO gibt es unter dem Punkt: Scripte (vor "Hilfe) und weitere Scripte.


Hier wird Dir ein Fülle von vorhandenen Scripten angezeigt, welche Du mit einem Klick einfach installieren und sofort nutzen kannst.


Sie reichen von Terminierungen, Kommentierungen, Suchen und Verschieben von Duplikaten, sowie Gruppieren von ähnlichen Dateien bis hin zur Konvertierung von URLS zu PDF oder Webarchivs.


Formatiere mit einem Klick den gesamten Text in Klein- oder Großschreibung mit Untertiteln. Benenne Deine Dokumente einfach um oder füge ein Präfix/Suffix ein oder ersetzte ganze Texte.

Scripte die Macht Deinen Workflow zu gestalten

Scripte sind einfach gesagt Anweisungen an den Computer, was dieser machen soll oder was nicht. Es sind reine Texte - und schon sind wir beim ersten Kapitel dieses Artikels

Apple - Scripte

Apple hat seine eigene "Sprache" für Scripte entwickelt welche einer logischen Abfolge und mit "natürlichen" Befehlen bedient.


Es fängt gewöhnlich damit an, dass man Variablen erzeugt, um dieses später schneller nutzen zu können.


Um einem Programm etwas zu "sagen" verwendet man "tell" zum Beispiel

tell application "Finder" oder für DTPO tell application id "DNtp".


Nach diesem ersten Kommando geht es dann darum was gemacht werden soll und welche Aktionen folgen sollen oder welche Daten man angezeigt oder bearbeiten möchte.


Mit dem eingebauten Script-Editor kannst Du Deine ersten Scripte ausprobieren oder sogar aufzeichnen um einen Überblick zu erhalten.


Auch der "Automator", welcher in MAC OS integriert ist, kann Dir helfen die logischen Abfolgen per Drag-und-Drop zu verwirklichen.


Eine super einfache Übung ist zum Beispiel welche Programme gestartet werden sollen, wenn Du Deinen Computer hochfährst.





Natürlich kannst Du diese auch in den Benutzereinstellungen machen, aber was nicht geht ist zum Beispiel:

• Lautsprecher aus
• eine Pause einlegen weil z.B. Alle externe Laufwerke geladen werden sollen
• oder DTPO anweisen sofort zu synchronisieren oder nur bestimmte Datenbanken.

Ein Beispiel

Öffne hierzu den Automator und wähle "Neu" Arbeitsablauf und dann einfach von links nach rechts die Elemente verschieben. Hier ein Beispiel:


"Computer-Lautstärke festlegen" auf Aus


"Programm starten" - DTPO


"Synchronize Records"


"Alle Programme ausblenden"


"Programm starten" - AirMail.


Speichere die Datei einfach in Deine Dokumente ab und unter Benutzer als Startobjekt.


Nachdem Du Deinen Computer gestartet hast, wird der Lautsprecher ausgeschaltet, DTPO gestartet und alle Datenbanken synchronisiert. Danach wird AirMail geöffnet und Dein Tag kann beginnen ohne das Du dies manuell machen müsstest.


Dieses kleine Beispiel soll nur verdeutlichen, dass Du fünf Klick sparen kannst und Dir einen Einblick ins Scripting geben.


So kannst Du alle wiederkehrenden Tätigkeiten einfach automatisieren und das spart Dir Zeit für wichtigere Dinge. Probiere einfach mal mitzuzählen, was Du alles anklickst und machst bevor Du zu Deiner eigentlichen Arbeit kommst.


Du wirst erstaunt sein wie viele Tätigkeiten es gibt, die immer mal wieder zu machen sind und durch Scripts einfach automatisiert werden können.


Du musst kein Programmierer sein um diese wiederkehrenden Aufgaben einfach an Deinen Mac zu übergeben. Der WYSIWYG - Editor von "Automator" bietet Dir eine Fülle von Möglichkeiten diese umzusetzen.


Der Script-Editor ist sozusagen die nächste Stufe da dieser noch mächtiger ist und direkt in DTPO und auch anderswo eingesetzt werden kann.


Einfach mal öffnen und auf Ablage - Funktionsverzeichnis gehen - dann ein Programm auswählen. Im linken Teil wird sodann die sogenannten "Suites" angezeigt. Diese sind einfach gesagt die Befehle welche möglich sind und werden im unterem Teil beschrieben.


Unter Script - Aufzeichnen kannst Du einfach mal ein Script aufzeichnen indem Du den Arbeitsablauf einfach mal machst. Danach wird das Script automatisch aufgezeichnet und konvertiert.


Natürlich stehe ich Dir auch hier für Deine Fragen gern zur Seite.

Sollte man wirklich Daten konvertieren?

Nun ja, das kommt immer auf den Zweck der Daten an und wie diese weiterverarbeitet oder versandt werden sollen.

Welche Dateitypen nutze ich?

Generell arbeite ich mit drei Dateitypen:

PDF und RTF

Für alles was Dritte erhalten sollen und in einem ansprechenden Format versandt werden soll nutze ich meistens PDF.


Weiß ich bereits vor dem Versand, wie die Datei dann beim Empfänger geöffnet werden soll nutze ich PDF oder RTF oder reinen Text.


Allerdings schreibe ich zuvor in reinen Text mit Markdown und konvertiere die zu versendenden Dateien in PDF oder RTF.


Meistens füge ich einfach eine Textdatei mit in eine E-Mail, so bin ich mir sicher keine unnötigen Rückfragen wegen des Dateiformates zu erhalten.

Text

Privat und beruflich nutze ich das Textformat, da es wie beschrieben viele Vorteile bietet und vor allem überall lesbar ist.

Markup / Markdown

Nutze ich ehrlich gesagt ständig für alles was längere Texte bedeutet und sogar in meinen E-Mails. Dein E-Mail-Empfänger wird nichts davon merken, dass meine E-Mails in Markdown geschrieben wurden aber der Vorteil liegt einfach auf der Hand, dass ich mich auf den Inhalt der E-Mail konzentrieren kann, ohne große Gedanken an die Formatierung zu verschwenden.


Mit der Zeit geht die Formatierung schnell in den eigentlichen Text über, ohne nachdenken zu müssen; dass:


**Für Fett steht ## Die Hauptüberschrift wird ## die zweite Überschrift ist, * kursiv und unterstrichen wird


, +++ für ein Kommentar, welches nicht gedruckt oder konvertiert wird steht und so weiter.





Die Möglichkeiten sind vielfältig - aber wie merkt man sich all diese "Kommandos"?


Deswegen mag ich Ulysses für Markdown - hier kann ich:

2. Meine Kommandos selbst gestalten
3. Die Ausgabe so anpassen, wie ich es möchte.
   Als Beispiel gibt es eigentlich kein Unterstreichen von Text aber ich habe es einfach hinzugefügt, weil ich es des Öfteren benötige
4. Darstellung im Editor selbst
   Farben, Fett, Unterstrichen, Durchgestrichen etc. Kann ich selbst gestalten, so dass ich zum Beispiel schon an der Farbe erkennen kann ob es ein Kommentar, eine Fußnote oder Anmerkung ist.
5. Ganz einfach lange Texte "kürzen" und in kürzeren Abschnitten schreiben. Am Ende kann alles zu einem "großen Ganzen" zusammengeführt werden.Das ist besonders für lange Berichte nützlich, da ich mich immer nur auf einen Abschnitt zum Beispiel konzentriere und am Ende ein gesamtes Dokument habe.
6. Vielfalt der Themen, welche man leicht auf die eigenen Bedürfnisse zurecht „schneidern“ kann
7. Alle Einstellungen können auf IOS exportiert / importiert werden, somit sind alle Kommandos, Exports identisch und ein Umformatieren nicht notwendig.
8. Export zu PDF, ePub, Pages, Word, HTML und vieles mehr ist nur ein Tastendruck entfernt. Sogar das Exportieren zu einer Plattform, wie Medium, ist ohne großen Aufwand möglich.

Aller Anfang ist schwer

Vor allem wenn es um Umstellungen von Gewohnheiten geht. Aber probiere es doch einfach mal aus, Text zu nutzen und das ohne Word oder Pages. Du wirst erstaunt sein was alles möglich ist - mit einer einfachen Textdatei.


Deine Mühe Markdown zu erlernen wird sicher innerhalb kürzester Zeit belohnt, indem Du einfach mehr Zeit für andere - wichtigere - Dinge haben wirst.


Eins hatte ich doch fast vergessen zu erwähnen: DTPO, DTTG, AirMail verstehen Markdown und Du wirst mit der Zeit überrascht sein, wie schnell Du Aufgaben in Markdown - vor allem mit viel Text wie Berichte, Essays, Vorträge und so weiter- bewerkstelligen kannst.


Ich hoffe, ich konnte Dir einen kleinen Einblick geben, dass eine Konvertierung von Daten nicht immer nötig ist, das "alte" Methoden immer noch Bestand haben und das ein Script, welches auch nur Text ist, Dir lästige wiederkehrende Aufgaben abnimmt, so dass Du Deinen Workflow noch effektiver gestalten kannst.


Wie nutzt Du Text und welche Erfahrungen hast Du damit gemacht?