Workflow: 7 Apps für die perfekte Umsetzung des papierlosen Büros

Letztens bin ich über einen Artikel bzw. Tipp gestolpert, und ich war mir nicht bewusst, dass viele IOS-Nutzer - die etwas versteckten Fähigkeiten, welche es bereits seit IOS9 gibt - nicht nutzen.

Ich war hierüber wirklich erstaunt und konnte es kaum glauben - aber so ist es nun mal. Daher werde ich künftig auch auf die versteckten Möglichkeiten unter IOS bzw. MAC-OS eingehen, die es Dir erleichtern Deinen Workflow in der eigenen Cloud effektiv zu gestalten.

Seit IOS 9 gibt es die Möglichkeit von jeder App, welche Drucken unterstützt, eine PDF-Datei zu erstellen - und das geht so:

• auf das Drucker bzw. Teilen-Symbol gehen und Drucken auswählen
• in der Vorschau mit einer Zoom-Geste (Finger spreizen) den PDF-Modus aufrufen
• Fertig - jetzt auf Teilen gehen und schon hast Du Deine PDF.

Probiere es einfach mal aus - es funktioniert auf dem Ipad genauso flüssig, wie auf dem Iphone!

Natürlich sagt „jeder“ diese Apps sind super oder jene Apps musst Du haben!

Ich sage nur - mit diesen Apps bin ich persönlich zufrieden und kann diese auch bestens Wissens und Gewissens weiterempfehlen - vor allem in der eigenen Cloud.

Welche 7 Apps können Deinen Workflow und die Umsetzung des papierlosen Büros wirklich unterstützen - nach der Devise „Weniger ist Mehr“.

DevonThinkToGo mit Scanner Pro (Readdle)

Mein Dokumenten-Management-System ist ganz klar DevonThinkToGo!

Dokumente zu verwalten, zu sortieren und vor allem diese wiederzufinden ist ein Kinderspiel. DTTG hat den Vorteil das wirklich alle Formate unterstützt werden und alles in DTTG „landen“ kann. Egal ob Fotos, Videos, PDF, Bilder oder sogar Installationsdateien!

Digitalisiere einfach alles und finde es schnell wieder. Die Möglichkeiten der Ordnerstruktur oder Strukturierung Deiner Daten z.B. „Habe ich diese oder Jenes schon erledigt“ führt zu einem super Workflow.

Nicht zu vergessen ist natürlich die schnelle Synchronisation über WebDav.


Warum jetzt noch Scanner Pro (Readdle) ?

DTTG hat bereits eine Kamera integriert; jedoch erkennt diese (noch) nicht ein Dokument anhand der Struktur bzw. Ränder. Ich denke das wird in der Zukunft noch angepasst.

Daher nutze ich ScannerPro inklusive OCR-Erkennung von Readle, da diese App die Ränder von Dokumenten erkennt und nur das Dokument als PDF speichert.

Eine Übergabe an DTTG ist ein Kinderspiel. Bei sehr vielen Dokumenten, die abfotografiert werden sollen, nutze ich dann die WebDav-Anbindung meiner eigenen Cloud.

Alle Dateien werden dann später in DevonThinkProOffice auf dem MAC übergeben.

Es besteht natürlich auch die Möglichkeit alle Dateien in einem Rutsch an DTTG zu übertragen.

ZoomNotes

Das für mich beste Notizprogramm mit einer Fülle an unglaublichen Funktionen, sowie Import- und Exportfunktionen in alle Richtungen.

Notizen, handschriftliche Aufzeichnungen, Einfügen von Bild, Ton und Video und die super Anbindung an WebDav sind hervorragend gelöst.

Tipps:

Ein neues Update wird noch diese Woche erscheinen, welches es die Backup-Funktion unter WebDav nochmals verbessert! Ab diesem Update kann man auch Unterordner für die Synchronisation wählen!

Ich wurde direkt von den Entwicklern gefragt, ob ich nicht ZoomNotes testen möchte, bevor es in den App-Store kommt. Somit kann ich Dir noch besser über die vielen Funktionen und Erweiterungen Tipps und Tricks geben!

2Do und BusyCal

Warum 2Do, wenn BusyCal doch auch Todo’s hat?

Nun ja, der Grund ist denkbar einfach:

2Do nutze ich zu 100% für Projektarbeiten, da es mir die Möglichkeit gibt diese hierarchisch aufzubereiten (Baumstruktur). Außerdem, arbeitet es super mit BusyCal über CardDav in der eigenen Cloud zusammen.



Ich nutze 2Do als meinen Task-Manager und BusyCal als meinen Kalender.

AirMail

AirMail bietet mir einige Vorteile um meinen Workflow effektiv zu gestalten, wie:

• Schlummer-Funktion
• Übergabe der E-Mails nach BusyCal, 2Do oder DTTG
• Filtermöglichkeiten um sich auf bestimmte E-Mails zu konzentrieren
• Tags und die Suchfunktion ist super einfach
• GTD-Fähigkeit.

x-Cal lback

All diese Apps verfügen über x-Callback-Funktion und ich kann somit meinen Speicherplatz auf Iphone und Ipad sparen, da ich ich nur die URL angebe und nicht das gesamte Dokument oder Dokumente in die Apps laden muss.

Sozusagen, sind die Dokumente nur einen „Fingerdruck“ weit entfernt und ich spare wirklich eine Menge Platz. Ich mag diese Funktion sehr, da es nicht nur Dokumente anzeigen kann, sondern man kann die ganze App steuern. Das wiederum erhöht die Effektivität in meinem Workflow.

Das funktioniert dann überall, soweit eine Synchronisation besteht - sogar auf dem MAC!

Enpass

Nach dem der Passwort-Manager mit der „1“ vor dem Namen leider leider auf Abo umgestellt hatte, bin ich zu Enpass gekommen.

Enpass hat sogar noch mehr Vorteile als der „Andere“ nämlich:

• eigene Felder erstellen
• Voll WebDav-Fähig
• Anhänge hinzufügen
• genaue Angabe der Login-Webseite.

Insgesamt bin ich nicht traurig darüber, dass „1……“ jetzt auf Abo umgestiegen ist, da ich mit Enpass viel mehr Möglichkeiten haben als zuvor.

DS (Synology-Apps)

Nicht zu vergessen und vor allem zu unterschätzen sind die Apps für Deine eigene Cloud, welche kostenfrei von Synology oder QNAP zur Verfügung gestellt werden.

Für Synology sind dies:

DS Photo

Nicht nur Photos herunterladen ist möglich, sondern ich schätze sehr die Funktion des Auto-Backups für meine Bilder und/oder Videos, welche wirklich automatisch ausgeführt werden.

Falls ich doch einmal das Ipad/Iphone verlegt habe, kann ich ganz leicht auf meine Bilder bzw. Videos zugreifen.

Videos?

Ja, ich archiviere auch die Videos zusammen mit meinen Photos, welche dann auf dem MAC durch Hazel sortiert, umbenannt und katalogisiert und in die entsprechenden Ordner gespeichert werden.

DS File

Mein „Finder“ unter IOS für meine eigene Cloud. Herunterladen, Downloads, Ordner oder Struktur verändern - alles kein Problem.

DS Finder

Das Admin-Portal zu meiner eigenen Cloud, welches super nützlich ist wenn ich unterwegs bin.

DS Video und Audio

Ganz klar für meine Videos und Musik - sozusagen zum Streamen bereitgestellt.

DS Get

Dies ist eine super App für große Dateien die man gern herunterladen - aber nicht auf dem Ipad oder Iphone speichern möchte.

Das macht DS Get möglich indem man einfach die URL der zu ladenden Datei und den Speicherort auf der eigenen Cloud angibt und schon wird diese heruntergeladen, ohne Speicher unter IOS zu „verschwenden“.

DS Chat

Das habe ich derzeit in der Testphase mit Freunden. Bisher funktioniert es super und ähnelt Whats-App stark. Die Umstellung auf DS Chat ist somit denkbar einfach.

Die Nutzer werden auf meiner eigenen Cloud erstellt (Berechtigung HTTP und Chat) und alle Daten und Gespräche werden auch dort gespeichert! Somit landet auch diese Daten in meiner eigenen Cloud.

Bilder, Videos, Sprache lässt sich verschicken und sogar „private Räume“ können angelegt werden.

Da fällt mir doch gleich mal die viel gelobte App „Slac…“ ein, welches Teams befähigt untereinander zu kommunizieren, Daten auszutauschen und an Projekten zu arbeiten.

Aber all dies und noch viel mehr in der eigenen Cloud!

DS Mail

Noch mehr Datensicherheit benötigt? Dann baue Dir Deinen eigenen privaten Mailserver und nutzte diesen auch unter IOS.

Dies funktioniert dann wie eine „normale“ E-Mail jedoch in der eigenen Cloud!

„Spezialprogramme“ unter IOS

Copied (IOS)

Kennst Du Unclutter für MAC? Einfach großartig und unter IOS ist Copied mein Favorit.

Kopierte Textpassagen oder was auch immer können super sortiert und in Listen übernommen werden - für die spätere Bearbeitung.

Es ist eine dieser Apps die wirklich Spass machen und spiegelt das Copy-Paste-Verfahren unter MAC super wieder. Es geht nichts verloren, wenn ich zu einem späteren Zeitpunkt das Kopierte bearbeiten möchte oder es erst nach einer Weile benötige.

Workflow.is

Workflow.is habe ich regelmäßig im Einsatz für ständig wiederkehrende Aufgaben. Noch vor kurzem habe ich es mit DTTG genutzt; aber seit dem neuesten Update von DTTG brauche ich diesen Workflow nicht mehr.

Es automatisiert Prozesse, die ständig wiederkehren und führt diese automatisch aus. Der UI ist super gelöst und für jedermann nachvollziehbar. Es ähnelt ein wenig an den Automator unter MAC.

Ein sehr nützliches Tool um wiederkehrende Vorgänge automatisiert ablaufen zu lassen.

Möchtest Du mehr über die eine oder andere App erfahren, dann schreibe einfach ein Kommentar!