Setup: Deine Tipps für Kalender und Kontakte unter IOS

In meinem letzten Artikel habe ich aufgezeigt, wie einfach es ist die Kalender und Kontakte mit der eigenen Cloud zu synchronisieren und auch die Vor- und Nachteile dargestellt.

Warum nutze ich Baikal ?


Diese Frage ist recht einfach zu beantworten:


Zum einem harmoniert es super mit meiner eigenen Cloud und alle Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Dies hat mehrere Vorteile, sie z.B. kann man auch neue Felder in der Datenbanktabelle einfügen, falls man welche benötigt, um andere Informationen dort zu speichern.


Zum Andren ist es einfach sicherer als eine Textdatei mit all den Daten zu füllen und „nur“ auf dem Laufwerk abgelegt zu haben.


Natürlich spielt auch die Datenintegrität und Sicherheit eine wesentliche Rolle ein datenbankspezifische Struktur zu haben und einzelne Nutzer können einfach angelegt werden, ohne gleich die ganze Berechtigungen der eigenen Cloud „auf den Kopf“ zu stellen.


Also es sprechen viele gute Gründe dafür eine:

• Datenbank zu nutzen
• Benutzer von Kalendarien und Kontaktdaten von der „eigentlichen“ Umgebung der eigenen Cloud zu separieren
• Änderungen können recht einfach gemacht werden, falls man mehr Informationen bereithalten möchte
• Integration mit Apps und Programmen ist einfach herzustellen
• Daten sind einheitlich aufbereitet.

Mein Kalender mit Synchronisation

Mein Kalender ist von BusyMac meinem Partner für meinen Blog und heißt BusyCal.


Dieser Kalender ist so vielfältig und kann in vielen „Richtungen“ genutzt werden, ohne Veränderungen an der Datenbank durchzuführen.


Des weiteren versteht BusyCal CalDav und harmoniert super mit Baikal und der Datenbank.

Die Struktur

Kann nach belieben verändert und angepasst werden. „Intelligente“ Filter helfen um Ansichten nach den eigenen Wünschen anzupassen.


Die Ansicht selbst lässt sich mit :

• beliebig viele Konten, welche separiert werden können oder als „Ganzes“ angezeigt werden können
• Farben
• Icons
• Shortcuts
• Wettervorhersage
• Kalenderwochen
• Tag, Agenda, Woche, Monat, Jahr etc.

einfach super bedienen. Vor allem gefällt mir die Möglichkeit der vielen verfügbaren Shortcuts um Aufgaben sehr schnell einzutragen.

Typen von Aufgaben

Persönlich wusste ich bis ich zu BusyMac gekommen bin, dass es wohl drei verschiedene Aufgabentypen gibt:

• ganztägig
• terminiert
• Todo’s.

Hier wurde mein Wissen wesentlich aufgefrischt und Aufgaben können sein:

• Ganztägige
• Terminierte
• Todo’s
• Protokoll
• Notiz
• basierend nur auf Datum
• Zeit-gebundene
• Aufgabe ohne Datum.

Alle Aufgabentypen können per Shortcut ganz schnell erstellt und sofort gespeichert werden.





Besonders gut gefällt mir, dass es möglich ist auch die „normale“ Sprache zu benutzen, so dass „Steffi nächsten Mittwoch um 19 Uhr anrufen“ von BusyCal verstanden wird und der entsprechende Termin richtig und zeit genau gespeichert wird.


Da ich gern etwas vergesse gibt es noch eine super Funktion:

• unerledigte Aufgaben bzw. Todo’s werden einfach auf den nächsten Tag übertragen und das ganz automatisch!

Das Arbeiten

Arbeiten mit BusyCal geht wirklich leicht von der Hand und viele Einstellungsmöglichkeiten werden angeboten. Ob nun als Standard oder bei einer Erstellung einer Aufgabe.





Das geht über die „normalen“ Möglichkeiten eines Kalenders hinaus:

• Ort und Zeit sind ja normal - aber URL von Ort und Zeit?
• Berechnung und Alarm für die Wegezeit
• Alarme - nicht nur einen sondern viele, wenn gewünscht benutzerdefiniert
• Tags und Graphiken können in eine Aufgabe eingefügt werden
• eigenen URLs sind möglich
• Anhänge von Dokumenten, Fotos, oder anderen Dateien
• Privat oder beschäftigt
• Teilnehmer können eingeladen werden
• Kontakte können hinzugefügt werden
• Notizen
• Lokalisierung auf Deutsch vorhanden mit „ordentlichen“ Datum und Uhrzeit etc.
• Suchen und Finden : Alle Felder sind durchsuchbar
• Alarmtöne können eingestellt werden.

Das besondere ist wirklich, dass alles und wirklich alles synchronisiert wird. Das heißt wenn Du auf dem MAC einen Anhang und die Kontakte erstellst, sowie noch eine eigene Grafik einfügst, werden alle Informationen auch auf das Smartphone übertragen und sind dort vollständig nutzbar


Das Arbeiten macht einfach Spaß und die vielen Möglichkeiten und Einstellungen sind einfach nur super und können, je nach Verwendungszweck, eingestellt werden.


Kategorien und Konten können verknüpft werden oder separat angezeigt werden. Bei allen Einstellungen, wie Graphiken, Töne, Bilder etc. können personalisiert werden und die eigenen Daten können eingefügt werden.


Man kann BusyCal wirklich nach seinen Vorstellungen und Wünschen verändern, so dass es zum eigenen Workflow passt.

BusyCal für IOS - Der „kleine“ Bruder

Wie bereits erwähnt, funktioniert die Synchronisation einfach tadellos ohne immer daran denken zu müssen: „Ich muss auf einen Knopf drücken um zu synchronisieren“.





Alles geht automatisch und alle Daten werden problemlos und sauber übertragen inklusive der Anhänge und Graphiken -wirklich alles.


Die IOS Version verfügt genauso über die mächtigen Tools seines Pardons der MAC-Version und daher ist es einfach der „kleine Bruder“ von BusyCal ob auf dem IPhone oder IPad.

Der Vorteil von BusyCal und BusyCal für IOS

Datenintegrität

Die Datenintegrität, welche flüssig und schnell umgesetzt ist bietet viele Vorteile und alle Daten sind somit immer synchron und alles mit der eigenen Datenbank auf der eigenen Cloud!

Synchron - egal wo

Egal ob bei Meetings, Privatterminen oder auf Arbeit und unterwegs, man ist immer auf dem Laufenden und alle Daten sind synchron!

Änderungen an Daten

Bei Änderungen werden auch Logs, welche angezeigt werden können, angelegt und übertragen. So kann man auch nachvollziehen welcher Benutzer wann etwas geändert hat und bei ggf. Versehen diese wieder rückgängig machen.

Integration

Die Integration ist einfach super gelöst und ich kann einfach mit DevonThink oder Airmail Dateien nach BusyCal übertragen.


Hier nutze ich ausschließlich das x-callback-Verfahren, welches ich in meinem Artikel „Workflow“ beschrieben habe. Die Vorteile gegenüber von Anhängen ist einfach, die Speicherauslastung. Eine URL hat nun mal weniger Bits und Bites wie eine ganze Datei, obwohl das mit BusyCal möglich wäre, nutze ich x-callback-URLs für alles, was ich bei einem Termin brauche.





Gegebenenfalls, brauche ich mehrere Dateien mit unterschiedlichen URLs- auch hier ist BusyCal super flexible und kann dieses anstandslos umsetzen.


Bei IOS nutze ich noch den Workflow von Workflow.is, da manche Programme die Funktion nicht unterstützen.

Sicherheit und Funktionen

Ich nutze ausschließlich den CardDav mit HTTPS und das funktioniert flüssig. Ich hatte noch nie Probleme mit BusyCal - egal ob auf dem MAC oder unter IOS.





Abstürze? Hatte ich noch nie - und das stimmt wirklich!


Obwohl BusyCal so viele Funktionen und Möglichkeiten bietet und auch mehrere Konten vorhanden sein mögen - es läuft einfach flüssig und ohne Probleme zu bereiten und zwar auf beiden Systemen!

Backup und Wiederherstellung

Auch hier ist es einfach super, da BusyCal auch eine lokale Backup-Datei anlegen kann, wenn dieses gewünscht ist. So hat man im Ernstfall immer noch seine gesamten Daten ob auf der eigenen Cloud oder lokal.


Die Wiederherstellung funktioniert ohne Probleme und alle Daten - auch die Anhänge etc. sind wieder da.

Kalender mit anderen nutzen?

Kalender freigeben und mit anderen gemeinsam nutzen? Kein Problem, auch hier gibt es einige Einstellungen welche konten-basiert genutzt werden können.

Miniatur Kalender gefällig?

BusyCal hat einen kleinen Mini-Kalender an der Statusleiste oben am MAC. Hier kann man ganz einfach Termine und Todo's mit Shortcuts und „normaler“ Sprache einstellen ohne die Hauptanwendung zu öffnen!

Wünsche die noch offen bleiben für den Kalender

Man ist ja wirklich nie zufrieden und hier schließe ich mich voll mit ein! Ein paar Kleinigkeiten wären noch super - sozusagen als „Nice to have“:

• Strukturierung von Todo’s
• GTD - Inbox für Aufgaben welche erledigt werden sollen
• Projektierung und Aufgabenverteilung.

Warum ich noch 2Do nutze?

Ich muss viele Projekte organisieren und planen und möchte auch eine GTD-Inbox haben, welche BusyCal derzeit leider -noch nicht - bietet.


Daher nutze ich zusätzlich 2Do um meine Projekte und Aufgaben zu strukturieren und abzugleichen.

Todo’s heute und irgendwann

2Do bietet die vielen Möglichkeiten, Aufgaben zu planen oder einfach „nur“ erst mal im System zu haben und ich kann meine GTD-Methode super anwenden.

Vorteile von 2Do

Es gibt einige Vorteile von 2Do - hier nur ein paar:

• Integration mit BusyCal für MAC und IOS
• Planen von Projekten mit Dauer und ggf. Delegation zu verschieden Personen
• Integration mit der eigenen Cloud und Baikal
• Nutzung der vorhandenen Ressourcen, ohne noch einmal das Setup der eigenen Cloud ändern zu müssen
• GTD - Methode voll umsetzbar
• Shortcuts

Warum ein extra Programm?

Nun ja, BusyCal ist mein Terminplaner und dies mit all seinen Möglichkeiten inklusive der Strukturierung von Daten z.B. Todo’s extra oder verschiedenste Aufgaben separat zu halten.


Projekt „Einkauf“





Wenn ich jedoch ein Projekt planen möchte oder meine Aufgaben inklusive Querverweisen sehen möchte, so nutze ich 2Do um einfach ablenkungsfrei Arbeiten zu können und eine Projektansicht zu erhalten, so dass ich sicher gehen kann, dass alles stimmig ist.





Alle Projekte, Daten, x-callback-URLs, Kontakte und Verweise werden nach BusyCal super übertragen und das ohne noch Änderungen vornehmen zu müssen.


In BusyCal kann ich mir dann die Projektdaten ansehen und weiß wann was dran ist. Schließe ich eine Aufgabe in BusyCal, so wird diese auch in 2Do geschlossen und vice versa.





Daher nutze ich für die Planung von großen Projekten mit vielen Unterprojekten und Aufgaben, Termine etc. 2Do und für alles andere BusyCal.

Kontakte

Über die Vorteile einer einheitlichen Datenbank und Systemintegration hatte ich ja bereits berichtet.


Kontakte sind für Unternehmer, aber auch für Privatpersonen unverzichtbar und vor allem sehr wertvoll!


Eine eigenständige Synchronisation, verbunden mit weiteren Informationen ist einfach wünschenswert um auch Kontaktanfragen planen zu können.


Es kommt natürlich immer auf die persönlichen Wünsche an, welche Informationen bei den Kontakten dargestellt werden und was man wirklich benötigt.

Warum BusyContacts?

Es wäre doch wünschenswert nicht nur die reinen Kontakte in der eigenen Cloud zu speichern und abgleichen zu könne.


Wünsche nach Informationen und Zusammenhängen sind vielen von uns nicht fremd und da kommt BusyContacts ins Spiel!

Informationen und Zusammenhänge

BusyContacts ist eine Kontaktsoftware aber mit vielen vielen Möglichkeiten, die auch die höchsten Wünsche und Ansprüche befriedigen.

Was kann BusyContacts was andere nicht können?

Zum Einem gehört es ja der Familie von BusyMac an, dass heißt die beiden Programme können miteinander kommunizieren.





Hattest Du schon mal das Problem, dass Dein Programm einfach nicht lädt? Diese Problem wirst Du hier nicht finden!

Abgleich von Terminen

Ein Termin mit einem Kontakt - nicht nur Teilnehmer - wird in BusyCal angelegt. Gleichzeit wird der Kontakt, sofern er sich in BusyContacts befindet, abgeglichen und der Termin wird dort auch angezeigt.

Abgleich von E-Mails?

Ja, das kann es auch! Abgleich zwischen Airmail/Mail und BusyContacts funktioniert einwandfrei.


Willst Du wissen, wann die letzte E-Mail an einen Kontakt geschickt wurde und was Du geantwortet hast? Alles kein Problem.

Brauchst Du noch mehr Informationen?

Auch kein Problem mit BusyContacts! Integration mit Deinen anderen Kommunikations-Software ist vorhanden!





Hast Du Twitter? Dann werden Deine Tweets in BusyContacts angezeigt - alles ohne irgendetwas dazu zu tun. Hast Du FB? Das Selbe hier!


Die Integration ist einfach nur fantastisch!

Deine Kommunikationszentrale

Mit BusyContacts ist so einiges möglich und anderem auch:

• direkt E-Mails von dort zu versenden
• Orte per Karte anzeigen zu lassen und somit die Route zu planen
• Hast Du eine Anrufsoftware installiert - nutze BusyContacts um Dich Deinen Kontakt anzurufen .

BusyContacts ist mehr als „nur“ ein Kontaktprogramm - es ist ein CRM mit vielen vielen Einstellungsmöglichkeiten!

Importieren, Synchronisieren und Exportieren

Alles kein Problem mit BusyContacts! Alles läuft auch hier, wie schon bei BusyCal, einfach flüssig ohne Ressourcen zu verschwenden und stabil.

Mehr Platz für noch mehr Informationen?

Auch hier bietet diese Software viele benutzerspezifische Anpassungen, wie z. B. eigene Felder erstellen, so dass diese in den Kontakten angezeigt werden.

Freigaben?

Ja, gib Deine Kontaktdaten innerhalb eines Netzwerkes frei und andere Personen können diese einsehen. Das ist besonders für Selbständige oder Betriebe nützlich.

Sicherheit

Auch hier ist es so, dass es die Möglichkeit eines lokalen Backups gibt und somit bist Du zweifach abgesichert.


HTTPS : auch hier kein Problem um Dich mit Deiner eigenen Cloud zu verbinden.

Noch etwas zu meckern?

Ja, leider leider gibt es keine IOS-Version von BusyContacts!


Das heißt, dass ich hier die native App nutze. Vielleicht wird BusyMac eine IOS irgendwann entwickeln - das wäre einfach großartig!


Der Nachteil der nativen App, ist natürlich die ganzen Anhänge, Verlinkungen etc welche dann nicht verfügbar sind

Es sind die kleinen Dinge

Es sind die „kleinen“ Dinge des Lebens die überzeugen! Das trifft auch für die Software von BusyMac zu!


Die schier unglaublichen Möglichkeiten der Einstellungen, Nutzung und der Integration in Deinen eigenen Workflow machen diese Programme so wertvoll.


Das Arbeiten mit „normaler“ Sprache und / oder Shortcuts macht sie so einfach. Es macht wirklich Spaß mit diesen Programmen zu arbeiten! Die Anbindung an DevonThink, 2Do, WebDav und Baikal machen diese Programme zu einem perfekten Partner für die eigene Cloud.


Ich hoffe ich konnte Dir einen Einblick in die Synchronisation von Kontakten und Kalendern geben und dies alles in der eigenen Cloud.


Wie nutzt Du Deine unterschiedlichen Kontakt- und Kalendarien Konten?


Hast Du Fragen oder brauchst Unterstützung? Kein Problem, einfach eine E-Mail oder auf der Steffi-Hilft-Seite das Kontaktformular nutzen.


Viele Grüße,


Steffi