DEVONthink 4-Beta: Was ist neu und warum Du genau hinschauen solltest

Mit dem neuen Release von DEVONthink 4 Beta bringt DEVONtechnologies viele spannende Features auf den Tisch – unter anderem eine stärkere Integration von KI, eine Versionierung von Dokumenten und einige Verbesserungen in der Benutzeroberfläche. Doch nicht alles, was glänzt, ist auch Gold. Ich habe mir das Update genau angeschaut und möchte Dir hier einen Überblick und meine Einschätzung geben.

Was ist neu in DEVONthink 4 beta?

Hier die wichtigsten Neuerungen:

• KI-gestützte Unterstützung: DEVONthink 4 beta setzt auf Künstliche Intelligenz, um Dir bei der Suche und Organisation zu helfen – allerdings aktuell primär bei der Suche im Web. Eine semantische Suche innerhalb Deiner eigenen Datenbanken wird damit nicht unterstützt.
• Versionierung von Dokumenten: Änderungen an Dokumenten können jetzt nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden.
• Modernisierte Benutzeroberfläche: Auf den ersten Blick scheint sich am UI wenig verändert zu haben. Es gibt neue Icons und neue Menüoptionen, aber das grundsätzliche Layout und die Bedienung sind weitgehend gleich geblieben.
• Überarbeitete Oberfläche für den DEVONthink-Server: Nutzer:innen der Server-Version dürfen sich über eine neue, modernere Server-Oberfläche freuen, die insbesondere für die Nutzung im Browser angenehmer gestaltet wurde.
• Erweiterte Synchronisation: Synchronisation und Zusammenarbeit wurden verbessert.
• Neues Lizenzmodell: Ein flexibleres und günstigeres Lizenz- und Upgrade-Modell wurde eingeführt.

Meine Einschätzung: Wo Licht ist, ist auch Schatten

1. KI-Unterstützung – kritisch für Unternehmen

Auch wenn die KI in DEVONthink 4 derzeit hauptsächlich dazu dient, Suchvorgänge im Web zu verbessern, bleibt der Einsatz von KI aus meiner Sicht problematisch – insbesondere in Unternehmenskontexten.

Selbst wenn derzeit keine interne semantische Analyse der eigenen Datenbanken erfolgt, öffnet der Einsatz von KI immer ein potenzielles Tor für Datenschutzrisiken. Gerade bei sensiblen oder personenbezogenen Daten sollten Unternehmen hier äußerst vorsichtig sein.

Mein Tipp: KI-Funktionen deaktivieren oder sehr bewusst einsetzen, wenn Du mit vertraulichen Daten arbeitest. Außerdem ist es erwähnenswert, dass Untenehmen jeglicher Größe verpflichtet sind, an einer Schulung zum KI-Act, der seit Februar 2025 verpflichtend ist) teilzunehmen. Dies muss auch nachgewiesen werden.

2. Versionierung – gut, aber nicht GOBD-konform

Die neue Versionierung ist für den Alltag praktisch, keine Frage. Allerdings reicht sie nicht aus, um gesetzlichen Anforderungen wie GoBD, HGB oder AO zu entsprechen.

Es fehlt an:

• Revisionssicherer Archivierung,
• Protokollierung aller Änderungen und Zugriffe,
• Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten,
• Felder, die für die Revisionssicherheit nötig sind.

Mein Tipp: Für steuerlich relevante oder rechtlich sensible Dokumente brauchst Du weiterhin spezialisierte Archivierungslösungen.

3. UI-Verbesserungen – kleiner als erwartet

Zwar wurde das Design an vielen Stellen verfeinert – etwa durch neue Icons und Menüoptionen –, aber das grundsätzliche Benutzerinterface bleibt unverändert. Wer auf ein komplett neues Nutzererlebnis gehofft hat, wird hier eher enttäuscht sein.

Nur der Serverbereich von DEVONthink4 beta wurde wirklich sichtbar modernisiert. Hier lohnt sich das Update insbesondere für Teams, die den Zugriff über Browser benötigen.

Fazit: Für Privatnutzer top, für Unternehmen mit Vorsicht zu genießen

DEVONthink 4 bietet viele sinnvolle Verbesserungen – vor allem für Privatpersonen, Studierende oder Forschende, die ihre Wissenssammlung effizient organisieren möchten.

Für Unternehmen, die besonderen Wert auf Datenschutz und rechtssichere Archivierung legen, sehe ich die Neuerungen kritisch. Insbesondere der Einsatz von KI und die einfache Versionierung decken nicht die notwendigen gesetzlichen Anforderungen ab.

Mein Rat: Prüfe genau, ob DEVONthink 4 beta zu Deinen Anforderungen passt – und bleibe bei sensiblen Daten lieber auf der sicheren Seite. Weiterhin bin ich gespannt welche Betaversionen noch veröffentlicht werden und welche Funktionen noch kommen werden.