DevonThink: Notizen von überall in DevonThink verwalten

DevonThink ist nicht nur für die Ablage von Dokumenten gut, sondern auch um all Deine Notizen zu speichern. Hierzu gibt es natürlich viele Möglichkeiten, wie man seine Notizen in DevonThink speichert. Du hast die Möglichkeit:

• ein Template anzulegen, welches die wichtigsten Informationen beinhaltet
• eine einfach Notiz erstellen (RTF, Markdown, einfache Textdatei)
• eine Notiz im Sorter einfach erstellen und an die richtige Stelle speichern
• Importieren von handschriftlichen Notizen (z.B. GoodNotes oder ZoomNotes)
• Verlinken (indizieren) mit anderen Anwendungen, wie z. B. Obsidian, Noteplan wo die Notizen in Markdown oder Text und auf Deinem Gerät gespeichert sind.

Wie kannst Du Dich organisieren?

Hier kommt es natürlich auf Deine Vorlieben an, welches System Du nutzen möchtest und mit was Du Deine Notizen wiederfinden kannst. Eine eigene Datenbank ist sinnvoll, damit all Deine Notizen einen Platz haben. Ich habe zum Beispiel eine Struktur wie folgt:

• Jährliche Notizen
• Monatliche Notizen
• Tägliche Notizen.

Alle Notizen fangen mit dem Datum als Überschrift an, z.B. 20240101 für den 01 Januar 2024, somit lässt sich schneller suchen, z.B. wenn Du alle Notizen eines Monats sehen möchtest. Weiterhin nutze ich die benutzerdefinierten Daten, Tags und Erinnerungen innerhalb von DevonThink, sowie ein Skript welches mir die erstellten Dokumente als Termin in meinen Kalender, mit einem Verweis auf DevonThink, erstellt.

Als Dashboard, damit ich nichts vergesse, habe ich einige intelligenten Ordner angelegt, welche mir die Notizen zeigen, welche noch offen sind.

Andere Notizen, z.B. Meetingnotizen werden in DevonThink indexiert, sodass diese für die Suche verfügbar sind. Für Meetingnotizen nutze ich Noteplan, weil ich direkt von meinem Kalender aus, Notizen zu diesem Ereignis erstellen kann. Auch für die Planung von Projekten nutze ich eine Mischung aus DevonThink (für Dokumente, Recherche etc.) und Noteplan, wo ich meine Projektaufgaben direkt in meinen Kalender übernehmen kann.

Mit der Wiki-Link-Funktion kann ich auf bestimmte Inhalte meiner Datenbank verlinken, sodass Dokumente schnell gefunden werden können. Handschriftliche Notizen mache ich in ZoomNotes, dies hat den Vorteil dass exportierte PDFs auch OCR haben und somit durchsuchbar sind.

Welches Format solltest Du nehmen?

Dies kommt wirklich darauf an, mit was Du Dich am wohlsten fühlst. Du kannst formatierte Notizen, RTF, HTML oder Markdown nehmen. Teste am besten aus, was Dir am meisten gefällt. Bei Markdown ist eine gewisse Lernkurve von Nöten, um damit fließend arbeiten zu können. DevonThink nutzt Multimarkdown v6 für DevonThink und DevonThinkToGo (Fletscher).

Der Vorteil von Markdown ist auch, dass Du die Ausgabe individuell mit einem CSS-Style gestalten kannst. Bilder oder Videos sollten verlinkt werden und in einem separaten Ordner gespeichert werden.

Planung bevor Du anfängst

Ich finde es wichtig erst einmal zu planen und dann umzusetzen. Damit ist es leichter verschiedene Punkte in die Realität umzusetzen. Natürlich kann der erste Plan immer wieder erweitert werden, aber zumindest gibt es eine erste Übersicht. Ein Plan könnte enthalten:

• welche Arten von Notizen wird es geben (tägliche, wöchentliche, Notizen ohne Datum, Wissensnotizen)
• Was möchtest Du mit dem Notizenerstellen erreichen? z.B. Terminieren, Wissensaufbau
• Wie möchtest Du Dich strukturieren, damit Du leicht Deine Notizen wiederfinden kannst (außerhalb der Suche)?
• Was sind alles Notizen für Dich? (z.B. Anmerkungen kannst Du in jeder PDF in DevonThink einfügen ohne eine eigene Notiz)
• Gibt es Notizen die Du immer wieder nutzt? Dann erstelle doch eine Vorlage mit allen Inhalten, die Du benötigst.

Wie strukturierst Du Dich und was nutzt Du für Deine Notizen? Lass es mich in den Kommentaren wissen.