How To Do: Der Workflow

Mach Papier digital!

Eingehende Post scanne ich mit dem ScanSnap einmal in der Woche oder mehrmals - kommt ja auch immer auf die Menge an.

Sehr wichtige Post nehme ich schon mal per Handy mit ScannerPro auf, welcher dann die gescannte Datei an einen Ordner schickt, welcher von DTPO überwacht wird.



Wenn ich unterwegs bin, und nur iPad bzw. iPhone mit habe, nutze ich dann die „open-in“ Funktion von ScannerPro und sende es direkt zu DevonThinkToGo. Somit wird die Datei schon indiziert und sind in der Datenbank.

ScanSnap arbeitet mit DevonThinkToGo und DevonThinkOfficePro super zusammen. Der Vorteil ist, dass man sofort die richtige Beschriftung, entsprechende Datenbank und Stichwörter etc. gleich mit in die Datei einfügen kann und dann „fertig“ ist.

Jetzt fragen Ihr Euch bestimmt, immer dieses getippe für Titel etc.

Nun ja, ich nutze Typinator, welchen ich in einen meiner nächsten Artikel vorstellen werde. Typinator wird von Ergonis Software GmbH in Österreich entwickelt und Ergonis gehört zu meinen Partnern. Also wenn der Artikel erscheint, erhaltet Ihr ca. 7 Tage später hier, auf meinem Blog, einen Rabatt zum Kauf von Typinator.

Dieses Programm ist so vielseitig, das es wirklich viel Zeit spart und da bleibt auch eine Ruhepause noch drin.



Es macht ja nicht nur „Snippets“ sondern kalkuliert, nutzt Variablen, korrigiert doppelte Zeichen uvm.

Zumindest macht das Arbeiten so Spaß, alles was wiederkehrend ist, hat eine Abkürzung z.B. mein Datum 20170307.

Einheitliche Titel habe ich auch, allerdings nur sporadisch in DevonThink, da dieser nicht mit den Metadaten indiziert wird.

z.B. 20170305 Blog Workflow 20170307

Das erste Datum ist für den Beginn bzw. das heutige Datum reserviert; das letzte das Fertigstellungsdatum. Dies funktioniert super, da hier auch Rechnungen, Fälligkeiten etc ganz gut dargestellt werden können.

Für alles andere nutze ich die Metadaten, wie Betreff, Stichwort, Tags, Kategorien etc und hier hilft Typinator super, da ich das ganze nicht immer eintippen muss.

Unter IOS habe ich dann die „Auto-Funktion“ gewählt, welche recht gut funktioniert und ich nutze noch Copied, wenn ich mehrere Dateien hintereinander bearbeiten möchte.

Viele Dokumente vernichte ich und bei manchen muss man diese doch aufbewahren. Aber durch das Digitalisieren sind meine Ordner wesentlich geschrumpft.

Für viele Unternehmer stellt sich die Frage der Revisionssicherheit nach deutschem Gesetz. Leider ist DevonThink nicht revisionssicher; jedoch lässt es sich einfach in die vorhandenen Anwendungen integrieren, welche die Revisionssicherheit unterstützen.

Handschriftliche Notizen und DevonThink

Wir Ihr bereits wisst, nutze ich ZoomNotes für handschriftliche Notizen etc.

Nun sucht man sich fast zu Tode um eine Sync-Funktion zu finden….

Es gibt die Auto-Backup-Funktion mit WebDav, welche super funktioniert. Jedes Mal wenn etwas verändert wird, wird eine .znd-Datei erstellt bzw. aktualisiert.

Bei neuen Dokumenten überwacht DevonThink bzw. Hazel diese und importiert sie zu DTPO. DevonThinkProOffice kann diese Datei lesen und mit ZoomNotesX kann man diese super öffnen und weiter bearbeiten.

Eine andere Methode ist die implementierte Export/Import-Funktion von ZoomNotes über WebDav, welche Klasse funktioniert.

Habe ich bereits ein Dokument in DevonThinkProOffice oder DevonThinkToGo, dann nutze ich diese mit "öffnen-in" zu ZoomNotes - bearbeitet diese und exportiere diese dann zurück zu DTPO oder DTTG.

Es wird hierbei keine neue Datei erstellt, sondern die Originaldatei aktualisiert.

Somit hat dann DTPO und DTTG die aktuellste Datei, ohne die Alte löschen zu müssen oder ähnliches.

Dies funktioniert sowohl auf dem iPad oder iPhone hervorragend.

Termine und Dokumente

Wenn erst mal alles in DTPO oder DTTG ist - ist das nächste nicht mehr so schwierig.



Für Termine nutze ich BusyCal und für Todos 2Do-App. Diese und DTPO/DTTG verfügen über eine super Funktion die „x-callback-url“.

Diese „x-callback-url“ sind super geeignet um verschieden Informationen mit einem Klick an das entsprechende Programm zu senden. Dies funktioniert auch mit dem nativen Kalender.

Angenommen, ein Dokument soll terminiert werden, so habe ich das „Kalender-Script“ ein wenig angepasst und schwups ist der Termin oder die Aufgabe in dem entsprechenden Programm.

Der Kalender zeigt dann alle Informationen an und hat diese URL - welche dann auf jedem Gerät mit dem Programm funktioniert. z.B. eine auf dem MAC erstellte URL funktioniert auch unter IOS, wenn die Daten synchronisiert werden.

Dies funktioniert auch gut mit AirMail das es auch „x-callback-url“ unterstützt.

Somit spare ich viel Platz ein, da ich nicht jedes Dokument in meine Aufgaben- oder Kalenderverwaltung importieren muss. Der andere Vorteil an BusyCal ist, dass BusyContact die Aufgaben, E-Mails etc bei dem entsprechenden Kontakt anzeigt und beide funktionieren mit der eigenen Cloud hervorragend.

Noch ein kleiner Tipp für IOS:

Wenn Ihr DTTG und die Exportfunktion nutzt, kopiert Euch bitte den „Verweis“ mit. Dieser startet mit „x-devonthink-….“ und kann dann in 2Do oder wo auch immer kopiert werden. Der Link, der ohne dies übertragen wird ist nur der IOS-Link, dieser nutzt Euch nur etwas auf dem einen Gerät.

E-Mails zu DTPO

E-Mails werden durch eine Regel exportiert und dann von dem überwachten Ordner von DTPO direkt eingebunden.

Unter IOS nutze ich Workflow.is welches super mit AirMail und DTTG funktioniert. Die Einrichtung ist nicht so schwer und man braucht keine Programmierkenntnisse.

Texte schreiben und nach DTPO oder DTTG

Hier gehen meine Vorlieben ein bisschen auseinander, da ich dann mehrere Programme für verschieden Zwecke benutze.

Ulysses:

Zum „Klartextschreiben“ oder HTML etc nutze ich dieses gern, da es einfach ist und vor allem eine Schnittstelle zur eigenen Cloud hat ob nun auf dem MAC oder unter IOS.

Scrivener:

Unter Mac nutze ich Scrivener für Berichte, Manuskripte oder ähnliches,, welche „schön“ aussehen sollen und verschiedene Formatierungen enthalten sollen, die mit Mark-up nicht ohne weiteres möglich sind.

Großes Manko ist: dass eine Anbindung an WebDav unter IOS nicht möglich ist.

Pages (nativ)

Pages nutze ich meistens dann, wenn ich WebDav brauche oder eine Exportfunktion nach DTTG unter IOS.

Sublime

Das ist eher was fürs Programmieren in unterschiedlichen Sprachen. Es hat mir aber schon manchmal geholfen, um php-Dateien etc besser auszuwerten und ggf. anzupassen.

Am meisten nutze ich unter IOS und MAC Ulysses weil ich es einfach zu bedienen finde und die Anpassungen, welche man vornehmen kann, sind fast grenzenlos und vor allem kann es mit der eigenen Cloud unter IOS verbunden werden.

DTPO und DTTG interne Möglichkeiten

Diese Funktionen nutze ich sehr viel, weil man direkt Texte mit Formatierungen etc in DTPO bzw. DTTG einbinden kann ohne nochmals zu exportieren. Im Übrigen die Möglichkeit Fotos mit DTTG aufzunehmen funktioniert auch einwandfrei.

Fotos und Videos von IOS auf die eigene Cloud

Mit den kostenlosen Apps von Synology oder QNAP überhaupt kein Problem. IP oder URL zur eigenen Cloud einfügen, Backup anstellen und Ziel wählen.

Das war es auch schon.

Ich finde es einfach super, das wirklich nur die neuesten Dateien übertragen werden und nicht, wie manche Apps das machen, den gesamten Inhalt von der Kamera.

Einmal übertragen, wartet Hazel auf diese Dateien, welche es in Unterordnern sortiert und entsprechend der Metadaten umbenennt.

Somit kann ich sehr schnell meine Fotos wiederfinden.

Da ich nicht besonders viele Fotos mache, importiere ich diese auch nicht in DevonThink obwohl die Möglichkeit besteht.

Passwort - Workflow

Seitdem ich mit Enpass arbeite hat sich der Workflow fast schon erledigt. Synchronisierung einschalten, WebDav - Informationen eingeben und fertig. Ob auf Windows, MAC, IOS, WinPhone oder Android.



Alle Übertragungen basieren natürlich mit HTTPS - Verbindungen.

Apps „soziale Medien“

Hier wird es dann interessant in Bezug auf Backup. Alle Apps nutzen ihre eigene Cloud oder iCloud.Beides nicht das „Wahre vom Ei“ wenn man seine eigene Cloud haben möchte.

Ich nutze hierfür die Desktop-Versionen der Apps weil diese über eine Art Backup verfügen. z.B. Whatsapp oder Telegram.

Dieses Backup ist eher manuell aber mit Hazel für MAC dann kein Problem mehr.

Andere Apps

Nachrichten oder Info-Apps nutzen fast alle eine Exportfunktion und können nach DTTG leicht übertragen werden.

Braucht Ihr Informationen über die erwähnten Programmen? - dann scrollt einfach runter, dort habe ich Euch alle Links zur Verfügung gestellt.

Ich hoffe, ich konnte Euch einen kleinen Einblick geben.

Natürlich stehe ich Euch mit Rat und Tat gern zur Verfügung und freue mich auf Eure Fragen, Anregungen und Tipps.

Welchen Workflow hast Du in Deiner eigenen Cloud?

Ich freue mich über Eure Kommentare sehr.

Viele Grüße,

Steffi
PS: Vielen Dank für die Teilnahme an meiner Umfrage zum Thema ob eine „Steffi-Hilft“ Seite hilfreich wäre.
Das Ergebnis von 28 zu 3 überzeugte! Ich hoffe, dass ich diese bis Ende der Woche die Hilfe-Seite fertiggestellt haben werde.

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