DevonThink: Mit benutzerdefinierten Daten schnell eine Struktur aufbauen

Wenn Du eine Struktur schon im Kopf hast, macht es Sinn diese sich nochmal aufzuschreiben. Somit hast Du ein "Backup" Deiner Ideen. Mit benutzerdefinierten Daten kannst Du ganz leicht Deine Dokumente und Dateien kategorisieren und das bei Bedarf sogar automatisch.

Wie ich bereits in meinem Artikel "DevonThink: Richtig Taggen und nicht untergehen" beschrieben habe verwende ich nur Hauptkategorien zum Taggen und alles andere kommt in benutzerdefinierte Daten.

Artikel

DevonThink: Richtig Taggen und nicht untergehen

Mit den richtigen Mitteln kannst Du Deine Struktur in #DevonThink erstellen. #Tags sind ein Hilfsmittel, welches hervorragend geeignet ist, um Deine Daten zu ordnen oder sie schneller wiederzufinden. Tags bringen Struktur in Deine Anwendung und helfen Dir, sofern Du die Tags auch erinnern kannst. Aber in DevonThink gibt es ja die Vorschlagliste, mit der Du die ersten drei Anfangsbuchstaben eingibst und dann die Tags auswählen kannst.

Steffi

1. Dezember 2023 um 16:00

Benutzerdefinierte Daten findest Du unter DevonThink -> Einstellungen -> Daten und hier kannst Du alle Einstellungen vornehmen.

Linker Bereich

Im linken unterem Bereich kannst Du Daten hinzufügen und löschen, sowie umbenennen oder die Standarddaten wieder zurückbekommen, falls Du diese gelöscht hattest.

Rechter Bereich

Im rechten Bereich definierst Du wie Deine Daten aussehen sollen bzw. können sollen. Es gibt verschiedene Arten von Daten. Die Art solltest Du vorab definieren, bevor die benutzerdefinierten Daten befüllt werden.

Boolean

Das sind einfach Kästchen zum Abhaken. Zum Beispiel kannst Du so definieren, ob eine Datei gelesen wurde oder in der Ablage gelandet ist.

Zahlen

Sollen Deine Daten Nummern enthalten kannst Du hier auswählen, welche Art von Nummer es sein soll. Es gibt integer für einstellige Zahlen und Dezimalzahlen, zum Beispiel für Rechnungsbeträge

Texte

Es gibt gleich mehrere Möglichkeiten bzw. Arten von Texten, die Du nutzen kannst: Einzeiliger und mehrzeiliger Text oder formatierter Text. Die Textart Identifikation ist ein einzeiliger Text.

URL und Verweise

Natürlich kannst Du auch Deine Daten mit einer URL befüllen, welche im Nachhinein auch solche erkannt wird und mit einem Klick geöffnet wird. Verweise bezieht sich auf Deine Datenbanken, wo Du andere Daten verknüpfen kannst. Nach Klick auf einem Verweis kannst Du aussuchen welcher Ordner, Datenbank und Datei es sein soll.

Datum

mit und ohne Uhrzeit ist besonders gut für zum Beispiel Terminsachen, welche Du planen möchtest. Das Datum wird automatisch befüllt und kann abgeändert werden. Hierzu gibt es einen kleinen Kalender.

Menge

Im englischen heißt der Titel Set, was eigentlich dem entspricht was es ist. Ein Set von Begriffen, welche über eine Drop-Down-Box ausgewählt werden können. Es können immer nur ein Begriff ausgewählt werden.

Länder und Sprachen

Sind vordefinierte Listen (Sets oder Mengen), welche Dir bereits den Inhalt für die Listen vorgibt.

Du kannst Deiner Phantasie oder Ideen zu Deinem Workflow wirklich freien Lauf lassen, welche Felder Du befüllen möchtest.

Bitte beachte, dass alle Felder immer angezeigt werden. Persönlich halte ich es so, dass alles was viel ausgefüllt wird an oberster Stelle steht. Die Anordnung kannst Du in der linken Spalte vornehmen.

Suche von benutzerdefinierten Daten

Wenn Du nur die Tastatur benutzt kannst Du benutzerdefinierte Daten angeben, indem Du mdIdentifier angibst. Zum Beispiel suchen wir "test" in den Datensatz von Projekt, dann sieht dies so aus: mdprojects==test.

Den Identifier kannst Du im oberen Bereich Deiner Daten entnehmen. Bitte beachte, dass dieser beim erstmaligen Erstellen von Daten erzeugt wird (Name der Daten) und nicht mehr geändert werden kann.

Wenn Du die erweiterte Suche nutzt, kannst Du Deine Daten einfach auswählen.

Intelligente Ordner und Regeln

Natürlich lassen sich Deine benutzerdefinierten Daten auch mit intelligenten Ordner ordnen oder Du verwendest intelligente Regeln, um automatisch Inhalte zu generieren.

Bei beiden kannst Du ganz einfach in der Drop-Down-Liste Deine Daten auswählen und die Aktionen vorgeben, welche geschehen sollen.

Zum Beispiel möchtest Du das Eingangsdatum automatisch erzeugt haben, nachdem eine Datei in DevonThink abgelegt wurde. Diese Regel würde wie folgt aussehen:

Damit hast Du alle Möglichkeiten um Deine Daten automatisiert zu befüllen und diese schnell wiederzufinden.

Nutzt Du bereits benutzerdefinierte Daten? Dann lass es mich in den Kommentaren wissen.

Viel Spaß beim Strukturieren Deiner Daten!