DevonThink: Richtig Taggen und nicht untergehen

Es wäre schön, wenn es einfach wäre mit Tags zu arbeiten. Eigentlich ist es auch das in DevonThink, bloß habe ich bei vielen Installationen gesehen, dass die Besitzer, die sich eine Struktur aufbauen wollten, einfach untergegangen sind, weil sie 20,000, 50,000, 80,000 oder noch mehr Tags hatten. Sie konnten diese weder verwenden noch erinnern - es waren einfach zu viele. Viele von den Tags beinhalteten noch nicht einmal Daten.

Wenn Du jetzt zudem auch noch die vereinten Tags eingestellt hast, dann ist das Chaos schnell geschaffen. Doppelte oder nicht benutzte Tags oder Tags mit den gleichen Begriffen sind in Deiner Tagliste aufgezählt; ein heilloses Durcheinander!

Persönlich halte ich es so:

Ich habe mir meine Hierarchie einmal aufgeschrieben, wie ich Dokumente und Dateien verwalten möchte. Alles was "Hauptkategorien" sind, zum Jahrgänge erhalten auch einen Tag. Alles andere, was Unterkategorien sind, wie zum Beispiel Belege, Rechnungen, Steuerklärung handhabe ich mit benutzerdefinierten Daten.

Benutzerdefinierte Daten haben den Vorteil, dass Du ein sogenanntes Set - eine Liste - erstellen und einfach auswählen kannst, in welche Kategorie die Datei gehört. Das Gute daran ist, dass Du die Kategorien nicht schreiben musst und somit auch keine Fehler, wie doppelte Tags mit unterschiedlicher Schreibweise entstehen können.

Du kannst nach benutzerdefinierten Daten genauso suchen, wie mit Tags. Sie werden nicht vererbt, was das Risiko beherbergt, dass falsch abgelegte Daten einen falschen Tag bekommen.

Der nächste Vorteil ist, dass benutzerdefinierte Daten nicht im Finder erscheinen; bei Tags werden diese mit dem Finder synchronisiert, sodass Du dort auch eine riesige Liste von Tags hast, die Du eventuell nie nutzt.

Was kann ich tun, wenn das Choas sich schon breit gemacht hat?

Als erstes Ruhe bewahren und einen Plan aufstellen, wie die Struktur sein soll. Hierzu kannst Du Dir die folgenden Fragen stellen:

• Wie soll die Struktur aussehen?
• Welche Hauptkategorien hast Du? -> diese werden zu Tags
• Welche Unterkategorien hast Du?
• Wie möchtest Du zukünftig arbeiten?

Schritt 1:

Um die eine gewissen Übersicht zu bekomme schalte die vereinten Tags in DevonThink aus, sodass Tags nur in der jeweiligen Datenbank angezeigt werden.

Das Menu findest Du unter Einstellungen -> Allgemein -> Oberfläche

Stelle die vererbten Tags in der Datenbank aus, sodass neue Gruppen keine Vererbung der Tags haben.

Hierzu gehst Du auf die Datenbank -> rechter Mausklick -> Datenbankeigenschaften und nimmst den Haken heraus.

Schritt 2

Erstelle Dir eine intelligente Regel, um alle Tags, welche kein Dokument erhalten herauszufinden und diese zu löschen, somit reduzierst Du die Menge an verfügbaren Tags

Schritt 3

Gehe alle Tags durch, ob es doppelte Tags mit unterschiedlicher Schreibweise gibt und korrigiere diese, sodass nur noch ein Tag pro Stichwort verfügbar ist.

Schritt 4

Erstelle eine intelligente Regel, welche die Tags in benutzerdefinierte Daten umwandelt, sodass das Dokumente am Ende nur einen Tag und benutzerdefinierte Daten hat.

Natürlich musst Du die intelligente Regel umstellen, um einen neuen Tag in einen benutzerdefinierten Datensatz zu migrieren. Aber diese Vorgehensweise ist wesentlich schneller, als alle Tags händisch zu löschen und die benutzerdefinierten Daten zu befüllen.

Am Ende solltest Du nur noch Tags übrig haben, welche Du Dir auch gut merken kannst.