DevonThink: Backupstrategie für 2023

Zukunftssicher in die Zukunft

Immer wieder werde ich gefragt, was die beste Lösung für ein Backup in DevonThink ist und wie sie für die Zukunft wiederherstellbar ist. Hier stelle ich Dir meine Backupstrategie vor.

Jedes Jahr von neuen

Jedes Jahr werden meine Datenbanken bewegt und zwar werden alle Daten, die nicht für das nächste Jahr bestimmt sind, z.B. Rechnungen in eine Z_Alt-Datenbank verschoben. Doch before ich dies tue, exportiere ich als aller erst alle Daten aus der aktuellen Datenbank (Ablage - Export - Dateien und Ordner) auf mein NAS. Somit habe ich alle Daten außerhalb von DevonThink.

Danach werden die Daten inklusive der Ordner in die Z-Alt-Datenbank kopiert. Kopiert deswegen weil auf Grund der Datenmenge es vorkommen kann, dass der MAC oder auch DevonThink sich querstellen und nicht mitarbeiten. Wenn ich die Daten sofort verschieben würde, dann kann es vorkommen, dass diese nicht mehr vorhanden sind, wenn DevonThink abstürzen sollte.

Zu guter letzt werden die Datenbanken noch gesichert und zwar nutze ich mein eigenes Skript hierfür, aber Du kannst auch das Skript innerhalb von DevonThink nutzen, um die Datenbanken in eine komprimierte Datei zu speichern. Hierzu gehst Du auf Skripte -> Export -> Tägliches Backup.

Dieses Backup kannst Du auch monatlich machen und einmal im Jahr ein Vollbackup.

So, jetzt sind die Daten gesichert bzw. auch außerhalb von DevonThink verfügbar. Fragt sich nur was ist ein

Zukunftssicheres Backup

Wenn ich darüber nachdenke fällt mir nur ein zukunftssicheres Format ein und das ist Text. Egal ob Text, MarkDown oder RTF (rich text) all diese Format gibt es schon lange - mindestens 50 Jahre. Also genauso lange, wie es Computer gibt.

Nun ist es schwierig oder fast unmöglich alles im Textformat zu speichern. Möglich ist dies schon, allerdings sehen die Texte ohne Formatierung ganz anders aus. Also brauchen wir eine andere Strategie.

Meine Strategie für zukunftssichere Backups

ist, dass ich alles auch als Datei habe. Das heißt, dass die Daten auch ohne die Programme geöffnet werden können. Ich speichere pro Betriebssystem die Programme ab, mit welchen ich arbeite. Zum Glück habe ich ein NAS (Synology) und Speicherplatz kostet nicht mehr allzu viel, sodass ich die Daten und Programme darauf speichern kann.

Sollte ich ein Downgrade machen, so habe ich die verfügbare Versionen und kann diese nachinstallieren. Dies gilt nicht nur für DevonThink, sondern auch für PDFs (PDF Reader) und andere Formate mit denen ich arbeite.

Was tun, wenn Du kein NAS oder ausreichend Speicherplatz hast?

Auch wenn ich über die Eigene Cloud viel schreibe und diese befürworte, damit Deine Daten dort bleiben wo sie hingehören, teste ich auch andere Cloudanwendungen.

Eine Backuplösung ist mir besonders aufgefallen: iDrive aus Canada.

Hier kannst Du nicht nur von Deinem gesamten Computer ein Backup machen, sondern auch von externen Festplatten, NAS und anderen Speichermedien, welche in einem Cronjob periodisch, z.B. täglich, gespeichert werden.

Es gibt hierfür Anwendungen (Apps) für alle Betriebssystem und mehr:

• MAC
• NAS (Synology)
• iOS
• Windows
• Android.

Natürlich hat der Service seinen Preis von ca. EUR 180 pro Jahr, allerdings läuft dieser auch problemlos und Du erhältst Backupberichte über Deine gesicherten Daten, Computer und Geräte. Weiterhin erhältst Du bei dem Abo auch 5 TB an Speicherplatz, welcher noch erweitert werden kann.

Das fazinierende an dem Service finde ich, dass es auch externe Festplatten mitsichert. Wenn Du, wie ich Deine Datenbanken für DevonThink auf einer externen Festplatte hast, kannst Du Dir sicher sein, dass Deine Datenbanken tagesaktuell gesichert wurden.

Weiterhin ist es möglich, ein Sofortbackup von neuen Daten machen zu lassen.

Persönlich, bleibe ich aber bei meinem NAS und meiner Backupstrategie, welche immer wieder verfeinert wird.

Wie machst Du Deine Backups und sind diese zukunftssicher? Schreib mir doch in die Kommentare.