Die Planung und Vorbereitung
Mit der Planung fängt alles an, denn ein guter Plan ist das A-und-O eines guten Workflows, welcher auch zukunftstauglich ist.
Wie Du am besten beginnst
Das wichtige an solch einen Workflow für mich ist immer, dass dieser auch die nächsten Jahre „überleben“ kann. Heißt, dass er zukunftsorientiert ist und sich einfach ändern lässt.
Aber wo fängt man am besten an und hört auf? Persönlich halte ich es so, dass Du Dir einfach einen Notizzettel nimmst und die Aktivitäten Deines jetzigen Arbeitsflusses einfach jeden Tag aufschreibst. Nach ca. 2-4 Wochen hast Du dann alle Punkte beisammen.
Zum Beispiel, wo und welche Speicherorte Du verwendest und welche Daten gespeichert werden oder aber Fotos und wie Du diese verwaltest. Wenn Du dies jedes Mal aufschreibst, wenn Du die Tätigkeit abgeschlossen hast, dann entwickelt sich mit der Zeit ein Gesamtbild.
Natürlich kannst Du dies auch mit einem MindMap machen, welches einfach digital weiterwächst oder mit einer einfachen Notiz-App. MindMaps sind meine bevorzugte Methode, um komplizierte Dinge einfach zu gestalten und es hat den Vorteil, dass Du direkt aus Deinem MindMap Deine erste Version Deines zukünftigen Workflows einfach extrahieren / kopieren kannst. Mit der Kopie arbeitest Du dann weiter und trägst alle Deine Wüsche in dieses MindMap ein.
Wenn Du, wie ich digital arbeitest, dann kannst Du Dein MindMap einfach umstrukturieren und langsam aber sicher entwickelst Du Deinen neuen Workflow.
Es ist zwar ein zusätzlicher Aufwand in den ersten 2-4 Wochen aber es lohnt sich, da Du ein Gesamtbild Deines bisherigen Arbeitsflusses erhältst.
Weiter gehts
Nachdem Du Deine Aktivitäten aufgeschrieben hast, erkennst Du bereits einen Prozess, den es nunmehr gilt zu verfeinern und Deine Wünsche mit einzubauen.
Schreibe dazu einfach all Deine Wünsche für Deinen zukünftigen Workflow auf oder ergänze diese in Deinem MindMap. Hier ist es wirklich egal, ob Deine Wünsche machbar oder nicht machbar sind. Diesen Prozess solltest Du in Ruhe und ohne Hektik gestalten und vor allem Dir Zeit nehmen. Denn mir fällt auch nicht auf Anhieb alles ein, was ich gern einbauen würde, sondern es kommen die Ideen immer stückchenweise oder wenn ich eine Aufgabe bearbeite und denke: Das wäre etwas für meinen Workflow.
Die Zeit vergeht wie im Flug
Deine Wünsche verknüpfst Du einfach in Deinem MindMap mit den Aktiviäten und erhältst so einen Prototyp Deines zukünftigen Arbeitsflusses.
Dieses MindMap benötigst Du später für das große Pamphlet, was noch geschrieben werden muss. Aber zumindestens hast Du alle Informationen in diesem MindMap, welche natürlich auch geändert werden können.
Vorbereitung Deines NAS auf die zukünftigen Aufgaben
An sich ist es ganz einfach, wenn Dein NAS einen Virtualisierungsmanager hat. Die Einstellungen sind kinderleicht zu machen und innerhalb von 10 Minuten bist Du fast startklar.
Hier gebe ich Dir noch einen Überblick über die NAS, welche eine Virtualisierung zu lassen beziehungsweise bereits integriert haben:
Synology: DS718+, DS918+, DS1019+, DS1618+, DS1819+, DS1419+, DS3018xs, FS1018
Eine Auswahl, welche auf Deine Bedürfnisse abgestimmt ist, kannst Du mit dem NAS-Berater für Synology aufrufen: https://www.synology.com/de-de/support/nas_selector
QNAS: TS-x51 (zusätzliche Speicherbedarf), TS-X53,TS-X53B Pro, TVS-x70, TS-ECx80 Pro (zusätzliche Speicherbedarf), TVS-x71U-RP, TS-ECx80U-RP, TS-x79U-RP
weitere Informationen findest Du bei den Apps der QNAS innerhalb der Beschreibung des Virtualization Station: https://www.qnap.com/de-de/app_center/
Virtualisierungsmanager
Ich beziehe mich hier auf eine Synology allerdings sind die Einstellungen auf einer QNAP zum Beispiel analog durchzuführen.
Nach langen Versuchen, welches Betriebssystem nun das Beste ist, bin ich bei Ubuntu gelandet. Denn es läuft recht unauffällig auf einer Synology, ohne die CPU oder RAM stark zu belasten.
Die aktuelle Version kannst Du hier herunterladen.
Ubuntu bietet eine grafische Oberfläche und lässt sich somit ganz leicht bedienen, was Dir bei der Einrichtung behilflich sein wird.
Nach dem Herunterladen des Images, stellst Du dieses auf Deiner Synology in einem Ordner bereit, denn zuerst werden wir Ubuntu installieren.
Installation von Ubuntu auf Deiner Eigenen Cloud
Hierzu gehst Du ganz einfach in den Virtualisierungsmanager —> Neue virtuelle Maschine. Zuerst werden hier die Einstellungen für Deine Installation vorgenommen. Das heißt, wir geben Deiner virtuellen Maschine alle Eigenschaften mit, welches einen reibungslosen Ablauf bewerkstelligen:
RAM: mindestens 2GB - mehr ist immer gut
CPU: 2-4 Kerne
Festplatten: 250GB
Netzwerkeinstellungen: verbunden mit Netzwerk.
Die Netzwerkeinstellungen sind von Bedeutung, da Du ja auch auf Deinem Mac später mit ecoDMS und ecoMailz arbeiten möchtest.
Wenn Du ein NAS mit zwei LAN-Anschlüssen hast, macht ab jetzt Sinn, diese als eine „Leitung“ zu nutzen.
NAS-Einstellungen für Link-Aggregation
Hierzu gehst Du in Deine Netzwerkeinstellung und verbindest Deine LANs mit einem sogenannten „Bond“. Einfach auf Erstellen gehen - „Bond“ auswählen und auf weiter drücken. Nach der Installation verhalten sich die zwei LAN-Ports wie einer und Du hast somit die Leistung Deines LANs erhöht.
Zu guter letzt geben wir der virtuellen Maschine noch folgende Eigenschaften mit:
- Autostart, besonders beim Herauffahren der Synology
- Berichte
- Backups, sogenannte „Schnappschüsse“, welche ein Abbild Deiner virtuellen Maschine darstellen. Im Fall eines Falles kannst Du somit ganz leicht Deine virtuelle Maschine wiederherstellen ohne Datenverlusten zu erleiden.
Erster Start Deiner virtuellen Maschine
Beim ersten Start wird Ubuntu direkt auf die virtuelle Maschine installiert. Es wird ein „richtiges“ Betriebssystem aufgespielt und kein Image gemacht.
Es ist natürlich auch möglich, Ubuntu als Image auf der virtuellen Maschine laufen zu lassen, jedoch solltest Du hier auf die Einstellungen der Lese-/Schreibzugriffe achten.
Für jetzt, wird Ubuntu als vollwertiges Betriebssystem installiert und danach gestartet.
Zweiter Start von Ubuntu von der Festplatte
Nach der Installation von Ubuntu kannst Du mit einigen Einstellungen, wie Tastatur, Sprache, Zeiteinstellungen weiter verfahren.
Virtuelle Maschine und Fritzbox/Router
An Deinem Router, zum Beispiel einer Fritzbox, müssen wir noch einstellen, dass die virtuelle Maschine immer die gleich IP-Adresse zugewiesen bekommt.
Somit stellen wir sicher, dass Du Deine virtuelle Maschine ganz leicht über diese IP-Adresse innerhalb Deines Netzwerkes finden kannst.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Du mit einem RDP/VNC-Programm auf Deine virtuelle Maschine, wie auf einer „richtigen“ Maschine zugreifen kannst, somit brauchst Du Dich nicht laufend auf Deiner Synology anzumelden.
Dies macht das Leben - vor allem bei der nachfolgenden Installation und Administration viel leichter.
Nach der Installation ist vor der Installation
Nach der Installation und wenn Du mit Linux nicht so vertraut bist, schlage ich vor, dass Du Dich mit Deiner neuen virtuellen Maschine vertraut machst.
Gehe dazu einfach zu Deiner virtuellen Maschine und sehe Dir die Programme, Dienstprogramme etc. an.
Mache Dich mit der neuen Umgebung von Ubuntu vertraut, sodass wir im nächsten Artikel gleich mit der Installation von ecoDMS und ecoMailz durchstarten können.
Ich wünsche Dir gutes Gelingen und viel Spaß beim Erforschen Deiner virtuellen Maschine.
Viele Grüße
Steffi.
Comments 6
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Nicky
Was hast du aktuell für eine Synology NAS Modell und was für Komponenten eingebaut?
Mfg Nicky
Steffi
Hallo Nicky,
ich selbst habe eine DS1628+ mit 32 GB RAM und jeweils 10TB als RAID 0 im Betrieb.
Viele Grüße
Steffi
Nicky
Hallo Steffi. Herzlichen Dank für die Info, bin mir die DS am anschauen. Wie viel Speicher hast du für Ubuntu Virtuelle Maschine zugeordnet? Viele Grüsse Nicky
Steffi
Hallo Nicky,
sorry für die verspätete Antwort.
Ich habe 4GB für Ubuntu zugeordnet. Wenn Du mehr über virtuelle Maschinen auf der Synology wissen möchtest, lade ich Dich zu meinem Webinar am 24.10.2020 herzlich ein. Mehr Infos über die geplanten Oktober 2020-Webinare kannst Du hier erfahren.
Ich freue mich, Dich beim Webinar begrüßen zu dürfen.
Viele Grüße,
Steffi
Nicky
Herzlichen Dank für die Einladung. Ich bin erst in der Auseinandersetzung eines Kaufes. Sollte dies bis dann abgeschlossen sein gerne. Ich schwanke ein wenig hin und her zwischen Leistung (1618+) und weniger Lautstärke (1520+) , da mehr Leistung ebenfalls mehr Lärm bedeutet. Ich las, dass die 1618+ einen nervigen kleinen Lüfter im Netzteil hat. Gerne hätte ich alles in einem separaten Raum, dies ist leider nicht vorhanden und ich muss die NAS in meinem kleinen Büro haben.
Was ich mir auch noch nicht so klar darüber bin und vielleicht magst du mir dazu antworten.
Nutzt Du die NAS für alle deine Daten? Im Sinne von Fotos, Audio, PDFs, Verträge, Rechnungen, Korrespondenzen, ... einfach alles eingebunden über SMB und hast nichts mehr Lokal auf dem PC oder Laptop? Nutzt du dann auch das gleiche NAS für Zugriff von aussen Bsp. Audio-Station, WEB-Dav Sync usw. oder hast du dazu ein zweites NAS (im Sinne von eins Intern und eins Extern)? Darf ich ein wenig Einblick haben wie du das NAS nutzt. Ich habe einen Leistungsstarken PC und Laptop, bisher die Daten lokal. NAS als Zentrale Datenablage fände ich schon schön, würde mir das syncen sparen. Bei der Arbeit wird ja auch so gearbeitet, dass man einen Server hat. Ist das NAS vergleichbar und wird es auch so genutzt? Seit Jahren schon verfolge ich deine Beiträge, es gibt noch eine handvoll andere welche ebenfalls so hilfreich sind, trotzdem blicke ich immer noch nicht ganz durch.
Ich las von Link-Aggregation und googlete stundenlang danach. Ich habe ein 1Giga-Netzwerk (mit Fritzbox, Netzwerk Drucker, Switch für PC, ...) und wenn ich die NAS mit vier 1GigaLan Kabel an ein Switch, dies das unterstützt hänge, nutzt es die Link Aggregation dann oder müsste ich ein 10Giga Netzwerk haben. Ich finde nirgends dazu gute Infos. Würde mich freuen wenn du mir darauf antwortest, verstehe aber wenn dies zu weit führt und den Rahmen einer Antwort in diesem Thema sprengt. Danke so oder so, lg
Steffi
Hallo Nicky,
erst einmal vielen Dank für Deine Treue als langjähriger Leser von Steffi's Cloud.
Die beiden erwähnten NAS nehmen sich in der Hardware nicht viel, nur das die DS1618+ im RAM aufrüstbar ist und einen Speicherplatz für Festplatten mehr hat.
Selbst habe ich die DS1618+ und kann mich wegen Lärmbelästigung nicht beschweren. Du könntest auch einen Netzwerkschrank (so ein kleiner) oder ein sogenannten Wandverteiler nutzen, somit hörst Du vom NAS gar nichts mehr.
An sich habe ich eigentlich drei NAS:
- Haupt-NAS DS1618+
- Hoch-Verfügbarkeits-NAS DS920+ (falls das Haupt-NAS einmal nicht funktionieren sollte, was aber noch nie passiert ist)
- Backup-NAS außerhalb von Büro für ein "nächtliches" Backup verschiedener Daten. DS220+.
Persönlich habe ich alle Daten auf dem Haupt-NAS und synchronisiere auch Fotos und Videos von meinen Mobilgeräten (iPhone und iPad). Kontaktdaten, Kalender und Feeds werden direkt über das NAS synchronsiert. Ich habe mir eine Struktur entworfen, welche verschiedene Daten, z.B. Privatsachen und Business strickt trennt - vor allem beim externen Zugriff gibt es verschiedene Sicherheitsstufen und Nutzerkonten, welche bestimmte Bereiche abdecken.
Bei der Zusammenarbeit mit Kunden (z.B. Hochladen oder herunterladen von Daten) gibt es verschiedene Sicherheitsstufen, sodass jeder Kunde seinen eigenen Bereich hat und nichts durcheinander kommt. Hier kann ich auch direkt mit Kunden, Partner und Familie zusammenarbeiten und zum Beispiel Daten für ein Projekt mit ihnen teilen oder aber auch in Word, Excel, PowerPoint gemeinsam arbeiten.
Viele anfallende und wiederkehrende Tätigkeiten habe ich automatisiert, sodass diese einfach nach einem Zeitplan durchlaufen und ich mich nicht mehr darum kümmern muss.
Sicherheit ist mir besonders wichtig, sodass ich nicht nur auf ein starkes Passwort und 2-Faktor-Authentifizierung achte, sondern auch Maßnahmen getroffen habe, welche das NAS-System, bei "Gefahr" aus dem Internet einfach abschaltet. Dies funktoniert durch verschiedenste Formen des Einloggens zum Beispiel.
Auch habe ich eine direkte Synchronisierung am Laptop eingerichet, sodass die Daten direkt übertragen werden. Das heißt, ich habe kaum Daten auf meinem Laptop, sondern lasse mir diese durch das NAS, ähnlich wie beim Server, einfach bereitstellen.
Ich hoffe, dies gibt Dir einen kleinen Einblick in meine Arbeitsweise - ich könnte ja Tage darüber reden, da mir das Thema "Eigene Cloud" so am Herzen liegt
Gern unterstütze ich Dich bei der Auswahl Deines NAS und der Implementierung Deines Systems. Wenn Du dies möchtest, kannst Du mir ganz unverbindlich Deine Antworten auf die folgenden Fragen per E-Mail (info@steffiscloud.de) senden und wir vereinbaren ein Erstgespräch, welches für Dich kostenlos ist.
Fragen für eine zukunftssichere Planung Deines NAS sind:
1. Welche Daten möchtest Du auf Deinen eigenen Server nutzen? (z.B. Dokumente, Fotos, Videos, Kontaktdaten, Kalender etc.)
2. Welche Daten sind derzeit in einer Cloud gespeichert und möchtest Du diese Daten auf Dein
3. Wieviele Nutzer können/sollen auf diese Daten zugreifen? (Erstellen, Ändern, Hochladen, Herunterladen)
4. Welche Wünsche hast Du an einen eigenen Server? Was soll dieser leisten können und wie arbeitest Du jetzt (Workflow)? Einfach alles aufzählen, was Dir einfällt. (z.B. Virtualisierung, Anwendungen etc.)
5. Welche Betriebssysteme nutzt Du und Dein Team derzeit? (iOS, Windows, Mac etc.)
Viele Grüße,
Steffi