Revisionssicher werden in 2020

Sicherlich hast Du auch schon einmal darüber nachgedacht, Deinen Arbeitsfluss nicht nur zu optimieren, sondern wirklich papierlose zu werden.

Du kannst dies innerhalb von einem Vierteljahr bewerkstelligen. Werde noch in 2020 revisionssicher und spare Papier, Ordner und Stifte.

Seitdem ich völlig papierlose bin - außer natürlich die Sachen, welche man nun aufheben muß - gibt es keine Stapel Papier mehr und meistens bekomme ich jetzt Rechnungen und Angebote als PDF-Datei. Ich versuche überall, wo ich noch Papier erhalte, die Lieferanten zu überzeugen, dass ich keines haben möchte. Papierlose ist das Eine: Etwas ganz anderes ist es, wenn Dein gesamter Workflow noch geprüft wird, sodass Du wirklich revisionssicher innerhalb Deiner Eigenen Cloud arbeiten kannst. Für 2020 habe ich zum Beispiel mich schon beim Finanzamt registriert mit der Bitte, um eine Überprüfung meines Business-Arbeitsflusses, sodass auch das Finanzamt dann zufrieden ist.

Natürlich gibt es viel zu tun

Einen Einmal-Aufwand hat man immer, aber danach kannst Du Dich auf Deinen Workflow verlassen und weißt, dass Du sicher bist - sogar, wenn das Finanzamt mal kommen sollte, kannst Du denen alles digital überreichen. Also der Aufwand für einmal alles in einen Prozess zu integrieren hält sich wirklich in Grenzen. Ich werde die Revisionssicherheit in mehreren Tutorials mit Dir zusammen bearbeiten, sodass Du am Ende alle Informationen hast, um such papierlose, revisionssicher zu sein.

Wie fängt man an?

Zuerst ist es natürlich wichtig zu wissen:

• wie Dein Workflow derzeit aussieht
• Welche Geräte Du nutzt; also iPad, Mac, NAS etc.
• Was Du mit einer revisionssicheren Lösung erreichen möchtest
• Welche anderen Personen Zugang zu Deinen Geräten, inklusive Deinem NAS haben.

Das hört sich nach einer Liste an, wirst Du bestimmt Denken. Jedoch kannst Du alle Punkte auch innerhalb wines MindMaps unterbringen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern Du hast den vollen Überblick über Dein Projekt der Revisionssicherheit.

Besonders wichtig ist auch festzustellen, welches Papier Du so bekommst. Ich schlage eine Wartezeit von ca. 3 Monaten vor. Dann hast Du einen größeren Überblick, was alles hereinkommt. HIer kannst Du auch gleich die Personen, welche Dir Papier schicken, anfragen, ob nicht doch eine Möglichkeit der digitalen Rechnungslegung besteht.

Falls diese zustimmen und Dir jetzt alle Rechnungen, Belege etc. zu senden, empfehle ich Dir, dass Du eine eigene E-Mal-Adresse für Belege und Rechnungen, falls nicht vorhanden Dir erstellst. Somit hast Du nur ein Postfach, welches Rechnungen und beleglose Papiere enthält. Viel besser noch, somit kannst Du auch Deinen E-Mail-Verkehr viel besser archivieren und zwar revisionssicher. Hiermit kannst Du die E-Mails gleich für Deine Buchhaltung benutzen - wie das alles gehen soll, zeige ich Dir später.

Der Plan

Nachdem Du einen Plan hast, was und wie Dein Workflow aussehen soll, kannst Du fast loslegen diesen umzusetzen.

Am besten ist es Dir alles aufzuschreiben oder in einem MindMap zu hinterlegen denn nach dem Ende kommt immer ein Anfang und bei Revisionssicherheit heißt dieser: Bericht bzw. Anleitung schreiben. Wenn Du aber jetzt bereits alle Inhalte, Wünsche und Umsetzung direkt in einem MindMap eingetragen hast, ist die Arbeit danach ein Kinderspiel.

Software und Hardware

Was Du benötigst ist eine Software, welche die rechtlichen Bestimmungen der revisionierten Ablage von digitalen Dokumenten ermöglicht. Hier gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Eine super Erstausstattung - welche ich auch nutze - ist, EcoDMS und EcoMailz.

EcoDMS bildet Deine revisionssichere Ablage ab, sodass Änderungen an Dokumenten nachvollzogen werden können und EcoMailz nutze ich für meine beruflichen E-Mails, welche archiviert werden.

Beide Programme arbeiten zusammen, sodass Du zum Beispiel E-Mails direkt in EcoDMS ablegen kannst. In EcoMailz hast Du die Möglichkeit Deine E-Mails direkt vom Server abzurufen und zu archivieren. Ein Export Deiner E-Mails und Anhänge wird durch ein PDF-Dokument im Format PDF/3a bewerkstelligt und ist somit nicht mehr veränderbar. EcoMailz unterstützt Dich bei der Archivierung Deiner E-Mails, ohne dass Du etwas dazu beitragen müsstest, da es direkt mit Deinem Server verbunden ist und E-Mails, zum Beispiel alle 2 Sekunden, abruft und diese gleichzeitig archiviert. Beide Programme laufen unter Windows, Linux und Unix. Ich habe lange getestet bis ich eine für mich ideale Lösung gefunden habe.

Meine Eigene Cloud als Archivierungslösung

Ich habe verschiedene Betriebssysteme mit EcoDMS und EcoMailz ausprobiert und bin zu dem Schluss gekommen, dass Linux die beste Wahl ist. Nicht nur das es einfach zu bedienen ist, sondern auch die Auslastung am Betriebssystem hält sich in Grenzen.

Somit konnte ich Linux (Ubuntu) auf meiner Synology ganz einfach virtualisieren und EcoDMS und EcoMailz installieren. Beide Programme arbeiten -trotz Virtualisierung- sehr schnell in meinem Netzwerk ohne Probleme zu machen. Für den Mac gibt es einen Client für EcoDMS, somit kannst Du Dich über Deine Eigene Cloud einloggen und Daten, Dokumente etc. archivieren. Das heißt, dass beide Programme still vor sich arbeiten, ohne dass irgendwelche Eingriffe von Nöten wären.

Mit dem Client kommst Du ganz einfach auf EcoDMS und kannst Deine Struktur für Deine revisionssichere Ablage aufbauen. Alle Änderungen an Dokumente werden dokumentiert und sind somit nachvollziehbar.

Ein Backup wird von Linux auch gleich bewerkstelligt. Eigentlich sind es zwei Backups, da Synology noch von der virtuellen Maschine Zwischenbackups erstellt und EcoDMS bzw. EcoMailz zusätzliche programmspezifische Backups auf meine Synology speichert.

Natürlich sind die Speicherorte unterschiedlich, um somit im Fall eines Falles gleich ein Backup von:

• der virtuellen Maschine
• von den Programmen und Strukturen, sowie
• von der Synology

zu haben.

Somit hast Du gleich drei Backups, sollte doch mal ein Fall eintreten, wo Du diese benötigst.

Anbindungen an den Mac, iOS und den Workflow

Da Linux als virutelle Maschine läuft, kannst Du alle Ordner dieser virtuellen Maschine direkt auf den Mac unter Netzwerke einbinden, sodass Du nicht immer wieder auf die virtuelle Maschine direkt gehen musst.

Somit entsteht eine Anbindung an Deinen Workflow, sei es er Scanner, weilcher direkt auf diesen Netzwerkpfad scannt oder Dokumente, welche per E-Mail oder wo anders herkommen, können einfach in eine Art “Eingang” abgelegt werden. Sobald diese Dokumente in dem Eingang verschoben oder gespeichert werden, holt sich EcoDMS diese und archiviert diese vorab.

Im Nach-hinein kannst Du diese Dokumente noch gruppieren und die finale Ablage erstellen.

Es gibt auch, für wiederkehrende Dokumente, Vorlagen welche Du innerhalb von EcoDMS einstellen kannst. Somit werden dann alle Attribute und Speicherorte direkt ausgefüllt und das Dokument in den dafür vorgesehenen Ablageort gespeichert. Hier musst Du auch nichts mehr händisch unternehmen, da alles vollautomatisiert läuft. Deine archivierten Dokumente kannst Du sodann entweder exportieren oder direkt über ein Link in EcoDMS anfordern. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn Dokumente für Deinen Steuerberater oder Finanzbuchhaltung benötigt werden.

Innerhalb der Finanzbuchhaltung nehme ich nur noch den eindeutigen Link des Dokumentes und füge diesen zur Buchung hinzu. Dieses Dokument ist dann innerhalb Deines Netzwerkes aufrufbar und kann angesehen oder ausgedruckt werden.

Alle Dokumente unter iOS werden direkt zu EcoDMS entweder per Webinterface oder direkt in den Eingangsordner verschoben. Das Schöne daran ist, dass Du auch mit iOS produktiv arbeiten kannst - und das revisionssicher. Alle Änderungen sind bei einer Revision durch externe Stellen, wie dem Finanzamt, gegeben. Somit bist Du auf dieser Seite völlig revisionssicher.

Verlinkung E-Mail mit Archivierung

Die Verlinkung mit EcoMailz nach EcoDMS erfolgt innerhalb von EcoDMS. Somit kannst Du E-Mails einfach nach EcoDMS verschieben und dort verwalten. Bei Projekten macht dies besonders Sinn, um alle relevanten Daten in einem Ordner mit Unterordner zu haben und bei Bedarf alles aufrufen zu können. Insgesamt lässt sich sagen, solange Du einen ersten Plan hast und diesen als Grundlage für die spätere Bereitstellung der revisionssicheren Ablage verwendest kann nichts mehr schief gehen.

Dein Plan ist Dein Wegweiser und für die spätere Berichtserstellung bzw. Revisionsakte besonders wichtig. Daher nimm Dir nicht nur ein paar Minuten für Deinen Plan Zeit, sondern ein paar Tage oder sogar eine Woche.

Innerhalb dieser Woche fällt Dir unter Garantie vieles ein, was Du noch bewrekstelligen möchtest und mit einem MindMap bist Du hier sicher, da dieses einfach “mitwächst”.

Im ersten Tutorial wird es um Deinen Plan gehen und wie Du diesen am Besten aufsetzt, sowie die ersten Schritte und Vorbereitungen Deiner Eigenen Cloud auf die revisionssichere Ablage.

Bis dahin wünsche ich Dir eine gute Zeit.

Viele Grüße,

Steffi