DevonThink: Wie Du in 10 Minuten DevonThink synchronisieren tust

DevonThinkProOffice (DTPO) ist ein mächtiges Werkzeug und sehr flexibel zu nutzen. Es gibt allerhand Möglichkeiten es so anzupassen, dass es zu Dir und Deiner eigenen Cloud passt und sehr flexibel ist damit zu arbeiten.

Mit dem „kleinen Bruder“ DevonThink ToGo (DTTG) wird DTPO noch mächtiger, da Du alle Deine Daten auf Deinem Mobilgerät haben kannst.

Mit diesen beiden Werkzeugen von DevonThink bist Du für alles - und ich meine wirklich Alles - gerüstet um das Datenmanagement in Deiner eigenen Cloud effizient zu bewerkstelligen.

Für macht eine Synchronisation das folgende aus:

  • Funktioniert überall - egal ob zu Hause oder unterwegs

  • Sicher sollte die Übertragung sein

  • Verschlüsselung der Daten ist notwendig, bevor diese synchronisiert werden und mindestens AES 256 bit haben

  • Alle Geräte sollen auf den gleichen Stand gebracht werden

  • Backup-Funktion, falls doch etwas schief gehen sollte - was allerdings noch nie vorgekommen ist.


Vorwort - die Begriffe


Ich starte einfach mit der Desktop-Anwendung von DevonThink weil es einfach leichter ist, eine Synchronisation aufzusetzen als den anderen Weg zu nehmen. Wenn Du eine Synchronisation zuerst in IOS erstellen möchtest kannst Du das natürlich auch tun. Nur solltest Du hier aufpassen, das die Datenbank von MAC dann per Sync-Store übernommen wird. Ansonsten könntest Du mit zwei verschiedenen Datenbanken enden und Du wunderst Dich warum es nicht funktionieren tut.

Datenbank


Eine Datenbank wird mit der Endung . dtBase2 erstellt und beinhaltet, wie sollte es auch anders Deine Deine Daten, und :

  • Eingangsordner

  • Struktur der Ordner (z.B. wie beim Finder / Explorer)

  • Stichwörter

  • Informationen wie Betreff, Texte, Verlinkungen etc.

  • Intelligente Ordner z.B. Alle PDF oder Alle Bilder etc.

  • Option „Mobile Sync“ - welche ich später noch erklären werde


Du kannst Deine Ansichten in Gehe zu - Arbeitsumgebung speichern. Das ist sehr nützlich, da Du nicht alle Datenbanken immer benötigst und Dir so Platz schaffen kannst.

Ich habe hier z.B. zwei Umgebungen - einmal Standard mit allen Datenbanken und einmal für meinen Blog mit nur einer Datenbank.

Cloud von DevonThink


Es gibt ja nun verschiedene Clouds, die von DTPO unterstützt werden:

  • WebDav - für Deine eigene Cloud unerlässlich

  • Dropbox

  • Box

  • Cloud.me

  • Telekom Magenta Cloud usw.


Die Möglichkeiten sind schier endlos für meine Synchronisation nutze ich WebDav ausschließlich.

Bonjour-Optionen


Bonjour ist ein Dienst, welcher das synchronisieren im lokalem Netzwerk zwischen Computern und Mobilgeräten möglich macht.

Die Funktion in DTPO ist super und sehr schnell! Allerdings möchtest Du bestimmt Deine Daten auch unterwegs nicht nur mit haben, sondern auch synchronisieren.

Bonjour gleicht Deine Datenbanken ab und somit benötigst Du nicht weiter.

Sync-Stores


Sind recht neu und einfach gesagt, beinhalten diese Deine Daten in Meta-Daten-Format und machen eine Synchronisation - egal wo - schnell möglich.

Die Dateiendung ist .dtCloud .

Diese Sync-Stores werden das „Bindeglied“ zwischen Deinen Geräten sein. Es ist möglich gleichzeitig maximal 16 Verbindungen in diesen zu synchronisieren.

Du speicherst diese Dateien direkt auf Deine eigenen Cloud und sie werden über WebDav übermittelt.

Ein wichtiger Tipp


Es ist durchaus möglich einen Sync-Store für alle vorhandenen Datenbanken zu nutzen. Jedoch sehe ich hier ein Problemchen, da wenn dieser einzige Sync-Store einmal Schwierigkeiten bereiten sollte, was zwar nicht vorgekommen ist, dann haben alle Datenbanken ein Sync-Problem.

Um das einfach auszuschließen, halte ich es so, dass :

  • Ein Sync-Store für eine Datenbank

  • Name des Sync-Stores und der Datenbank sind identisch
    (das macht Sinn falls irgendwas schief läuft oder man den Überblick bei vielen Datenbanken verlieren könnte).


Ein anderer Vorteil ist, dass jeder Sync-Store einzeln verschlüsselt wird und ein individuelles Zugangspasswort erhält. Somit ist die Synchronisation hier nochmals abgesichert.

Lokaler Sync-Store


Es ist das ähnliche Prinzip, wie bei den Sync-Stores, nur das Du eben Deine Ordner per Finder wählen kannst, wenn Du Deine eigene Cloud auf dem Computer eingebunden hast.

Da ich nicht weiß, wie Dein Setup der Anbindung zwischen eigener Cloud und Computer ist, wähle ich hier ebenfalls WebDav. Der Grund ist einfach, dass es vorkommen kann, dass sich der Pfad zu Deinen Laufwerken ändern könnte z.B. durch Add-Ons, welche dann eine Synchronisation zwischen Computer und Sync-Store verhindern könnten.

Synchronisation mit DevonThinkProOffice (DTPO)


Hast Du schon eine Datenbank angelegt?

Falls nicht, gehe auf Ablage - Neue Datenbank um diese anzulegen.



Speichere diese in einem Ordner auf Deinem Computer wie z.B. unter Dokumente.



Warum?

Es ist einfach eine Möglichkeit noch ein Backup zu haben, falls irgendwas schief gehen sollte mit dem Synchronisieren.

Ich halte es so, dass ich Datenbanken in „Dokumente“-„Unterordner“ gespeichert habe und die Sync-Stores in der eigenen Cloud.

Anlegen des Sync-Stores


Einfach auf „DevonThinkOffice“ -> „Einstellungen“ ->“Sync“ gehen .


Die Optionen



  • Bonjour-Optionen
    Wie bereits erwähnt für den Abgleich der Datenbanken innerhalb des eigenen Netzwerkes geeignet.

  • Speicherort
    Hier sieht Du schon ein paar Möglichkeiten die ausgewählt werden können.Ganz unten ist das „+“ - Zeichen welche weitere Optionen öffnet.

  • Datenbanken (rechts)
    Hier werden Deine Datenbanken angezeigt, welche synchronisiert werden sollen

  • Synchronisieren auf „Automatisch“ stellen

  • Max. Verbindungen 16Es können maximal 16 Verbindungen gleichzeitig synchronisiert werden. Hier kommt es auf Deine Geschwindigkeit zum Internet an und ob Du wirklich so viele Geräte bzw. Verbindungen benötigst.

  • Konflikte
    Hier stellst Du ein, was passieren soll, wenn DTPO feststellt, dass es die gleichen Meta-Daten sind. Du kannst hier auch duplizieren verwenden, um keine Daten zu überschreiben.Ich gehe nach der Annahme, dass die neuesten Dokumente auch die aktuellsten sind (Datum der Änderung oder Erstellung), somit habe ich diese Option auf „Neuestes Dokument verwenden“ gewählt.


Auswahl


Auf das „+“-Zeichen unten gehen - WebDav Server auswählen.

Es öffnet sich das Options-Fenster für die Informationen der Verbindung zum WebDav



Alle Infos eintragen :

  • URL
    Deine IP/DNS inklusive des Ordners auf Deiner eigenen Cloud
    z.B. https://DeineEigeneCloud/MeinDMS/MeineSyncStores

  • Benutzer und Passwort
    Dies sind die Daten um auf Deine eigenen Cloud zu kommen.

  • Sync-Store Name
    Trage hier Deinen gewählten Namen mit dem Endung „.dtCloud“ ein.Dieses Endung mit dem gewählten Namen sind super wichtig und sollten eindeutig sein.Warum?Weil bei einer kleinsten Unachtsamkeit MAC und IOS diesen Sync-Store nicht finden werden bzw. Unterschiedliche Sync-Stores anlegen.

  • VerschlüsselungAES 256 bit
    mit einem sehr sehr langen Passwort.Am einfachsten ist es dieses Passwort mit einem Password-Manager, wie z.B. Enpass zu generieren. Somit kann es auch nicht vergessen werden.

  • Optionen
    Was soll alles Synchronisiert werden? Dies kommt jetzt darauf an, wie Du DTPO und DTTG nutzen möchtest. Ich für meine Zwecke schließe alles mit ein, somit sind auch die Etiketten, Farben, Positionen und Inhalte von indizierten Objekten mit synchronisiert.Hochgeladene Objekte überprüfen:Setze ich auf „JA“ somit ist dann auch gewährleistet das alles ok ist.


Nach all dessen, sollte das Setup so oder Ähnlich aussehen:



Nachdem Du auf „OK“ gedrückt hattest solltest Du jetzt diesen Bildschirm sehen:



Im rechten Teil hast Du jetzt alle Deine Datenbanken verfügbar und kannst auswählen, welche mit diesem Sync-Store synchronisiert werden soll.

Auch der Globale Eingang ist eine Datenbank!



Danach ist ein kleiner Kreis zu sehen - das geht immer sehr schnell und Du solltest die Meldung „Letzte Synchronisierung: Heute..“ unterhalb Deiner Datenbank sehen.

Jetzt kannst Du die Einstellungen schließen und hast Deine Synchronisation für den Desktop abgeschlossen!

Synchronisation mit DevonThinkToGo


Das Setup auf dem Ipad oder Iphone ist die Gleiche und kann analog ausgeführt werden.

Keine Datenbank erstellen


Als erstes in DTTG bloß nicht den gleichen Fehler machen, den ich am Anfang machte. Auch wenn in Deinem DTTG nichts vorhanden ist, zeige ich Dir jetzt wie Du die Datenbank mit dem SyncStore importieren kannst.

Einstellungen


Das ist da kleine Symbol ganz unten rechts neben dem Fragezeichen. Hier einfach draufgehen.



Viele verschiedene Funktionen können hier eingestellt werden. Es gibt auch eine Premium-Funktion welche das Bearbeiten von PDFs innerhalb von DTTG leichter macht.



Dann gehst Du auf „Speicherort“ - Bearbeiten und wähle WebDav.

WebDav-Verbindung


Der Eingabebereich ist sehr ähnlich aufgebaut, wie bei der Desktop-Version.

  • Adresse
    Deine IP/DNS inklusive dem Ordner, wo der Sync-Store gespeichert ist

  • Benutzer und Passwort
    Deiner eigenen Cloud

  • SyncStore
    Der Name des angelegten Sync-Stores mit der Endung .dtCloud

  • Passwort
    Dies ist das Passwort für die Verschlüsselung, welches Du vergeben hattest.

  • Lade Dateien
    Wie viel Platz hast Du auf Deinem IOS-Gerät? Falls Du wenig Platz hast, dann schlage ich vor dieses auf „manuell“ zu stellen.Was passiert dann?Du kannst ganz normal nach Deinen Daten suchen - alles da! Jedoch der Download der eigentlichen Datei erfolgt nur, wenn Du das bestimmte Dokument aufrufst.Hast Du viel Platz auf Deinem IOS-Gerät, dann schlage ich vor ruhig alle Daten - inklusive der Dateien - zu laden.

  • Etiketten, Farben und Prüfung der Übertragung
    Dies ist die gleiche Funktion wie beim Desktop.


Wenn Du alles eingetragen hast dann auf „Sichern“ gehen.

Erste Verbindung


Falls Du kein eigenes SSL - Zertifikat für Deine eigenen Cloud hast, dann erhältst Du eine „Warnung“ „Verbindung erlauben“.



Wähle „Verbinden“ aus um Dich mit Deiner Cloud zu verbinden.

Du wirst jetzt wieder in den Bildschirm „Speicherorte“ geleitet.

Verbinden mit der Datenbank


Um jetzt noch die Datenbank mit Deinem IOS zu verbinden klickst Du auf Deinen geraden verbundenen Server.

Hast Du schon viele Synchronisationen mit anderen Servern aufgesetzt kann es unter Umständen etwas dauern bis etwas angezeigt wird. Dies hat damit zu tun das gerade eine andere Datenbank von Deinem IOS synchronisiert wird.



Nun erhältst Du entweder nur eine Auswahl, oder wie bei mir mehrere Möglichkeiten.



Suche die Datenbank, die den gleichen Namen wie Dein Sync-Store hat und „NICHT LOKAL“ ist.

Schalter auf an stellen.



Jetzt wird Deine IOS-Datenbank synchronisiert und Du erhältst rechts die Uhrzeit der letzten Synchronisation angezeigt.



Du kannst jetzt alle Fenster schließen und zum Hauptmenü zurückkehren. Hier findest Du Deine frisch erstellte Datenbank, welche Du sofort nutzen kannst.

Der Ultimative Test


Teste jetzt einfach ob die Synchronisation funktioniert, indem Du ein Dokument in DTTG erstellst und dann einfach synchronisieren lassen.

Du solltest wenige Sekunden später die selbe Datei auf Deinem MAC haben.



Mach den Test noch einmal vom MAC aus oder bearbeite die gerade synchronisierte Datei und sehe im IOS nach, wie sie dort aussieht.

Super, wenn alles Funktioniert!

Mobile-Sync-Ordner


Der „Mobile-Sync-Ordner“ ist mehr ein kleines Relikt aus den vergangenen Versionen von DTPO und DTTG. Du kannst diesen getrost einfach löschen, da er nicht mehr gebraucht wird.

Geschafft? Happy Snycing! Funktioniert alles?

Dann hinterlasse doch einfach ein Kommentar wie es Dir bei dem Setup der Synchronisation ergangen ist.

Viele Grüße,

Steffi

    Kommentare 30

    • Hallo Steffi,
      vielen Dank, dass Du mit Deinen Anleitungen Hilfe gibst.


      Ich bin als iPad-only-Nutzer (habe nur einen Windows-Rechner) noch neu in DTTG und versuche, mein digitales Archiv, das bis jetzt auf der Festplatte des PC liegt über die MagentaCLOUD in DTTG zu bringen.
      Meine Vorstellung ist, die vorhandenen Dokumente einfach in die neuen Datenbanken zu bringen.


      Bei der Ersteinrichtung (ich bin nach Deiner Anleitung vorgegangen, auch wenn die MagentaCLOUD bei mir nicht als separater Ort angegeben war) habe ich auch erfolgreich den Namen meines SyncStores in die Cloud gebracht. Wie aber geht es jetzt weiter? Ich habe versucht, pdf-Dokumente in den Eingangsordner in der Cloud zu schieben, aber da passiert dann nichts bzgl. Sync.
      Geht das überhaupt, den Weg aus vorhandenen Ordnerstrukturen zu gehen? Ich habe nämlich keine Lust, tausende Dokumente einzeln n die Datenbank einzupflegen...


      Bestimmt kannst Du mir helfen und ich danke schon mal dafür.


      Viele Grüße
      Andreas

      • Hallo Andreas,


        vielen Dank für Deinen Kommentar.


        Ich habe drei Vorschläge, wie Du Deine Daten von Deinem PC auf dein iPad bekommen könntest, ohne jedesmal die Dateien anzufassen.


        Vorab möchte ich aber noch auf einiges hinweisen:


        - MagentaCloud bzw. die Telekom hat leider den WebDav so eingeschränkt, dass DevonTechnologies diese Möglichkeit aus DevonThinkToGo (DTTG) herausgenommen hatte.


        - Weiterhin möchte ich darauf hinweisen, dass ein SyncStore keine Ablage von Daten in Bezug auf Backup darstellt. Ich empfehle Nutzern mit einem Mac, die Datenbanken lokal zu speichern und durch TimeMaschine ein Backup zu bewerkstelligen.


        - DTTG ist als eine sogenannte "Companion App" zur Desktopversion von DevonThink (DT3) gedacht. Die Funktionen der Desktop-App sind noch vielfältiger, als unter iOS.


        - Der SyncStore wird durch DevonThink (Mac) bzw. DTTG ganz anders strukturiert, sodass es zum Beispiel keine Ordner gibt und die Daten nach ihrem Format abgelegt werden. Die Ordner sind wiederum mit den Metadaten verknüpft und werden beim Synchronisieren dargestellt. Daher ist es zum Beispiel nicht möglich, einfach Daten in den SyncStore zu legen und dann zu synchronisieren.


        Wie dem auch sei, ich denke Du hast hier die folgenden Möglichkeiten, Deine Daten auf iOS zu bringen:


        - Freigabe von Netzwerkordnern auf dem PC, sodass mit einem Browser das iPad darauf zugreifen kann und die Daten dann nach DTTG laden kann.


        - Deine Daten erst zum iPad, z. B. mit iTunes, überspielen und dann im Dokumentenordner die Daten durch "auswählen Alle" -> Teilen nach DTTG kopieren.


        Somit wären Deine Daten dann erst einmal im Globalen Eingang von DTTG. Danach kannst Du diese auf Deine Datenbanken verteilen und synchronisieren.


        Eine andere Möglichkeit wäre noch, jemanden mit der Serverversion zu beten, eine Datenbank innerhalb der Desktopversion zu erstellen, sodass Du mit Deinem PC über einen Browser darauf zugreifen kannst und all Deine Daten in einem Rutsch in die Datenbank importierst. Danach könnte diese Datenbank mit Deinem SyncStore synchronisiert werden und unter iOS einfach durch den SyncStore importiert werden. (durch "entfernte Datenbank").


        Ich hoffe, dass dieses Tipps Dir weiterhelfen.


        Viele Grüße,


        Steffi

    • Hallo Steffi, seit mehr als 2 Jahren arbeiten wir jetzt mit dem Programm "DevonThink". Jetzt habe ich auf 2 Rechnern jeweils eine neue, gleiche Datenbank angelegt. Leider bekomme ich jetzt folgenden Hinweis: Kann Datenbank-Ordner nicht anlegen, Pfad existiert bereits - kann ich herausfinden welche Datenbank gemeint ist? und wie kann ich das Problem lösen.
      DANKE für die Mithilfe. Liebe Grüße, Horst G.

      • Hallo Horst,


        Die Fehlermeldung macht Sinn, da DTPO die DB bzw. SyncStore überschreiben würde.


        Ich empfehle Dir wie folgt vorzugehen:


        1. MAC


        Neue DB und Sync-Store anlegen. Synchronisieren lassen - auch wenn noch keine Daten drin sind.



        2. MAC


        Keine DB anlegen, sondern nur den SyncStore anlegen. Im linken Fenster siehst Du nun Deine Datenbank unter „nicht lokal“. Hier klickst Du drauf und importierst diese auf dem zweiten MAC.


        Hoffe, das hilft Dir.


        Viele Grüße
        Steffi

      • Hallo Steffi, ganz lieben Dank für die schnelle Rückmeldung. Vielleicht bin ich doch noch nicht so tief im Programm – Datenbank anlegen ist für mich o.k. – SyncStore anlegen?
        2. Mac – Datenbank im SyncStore anlegen? dann links sehe ich “lokal” ????

      • Hallo Horst,


        kein Problem!
        Gehe bitte unter DTPO auf Einstellungen - Sync dort findest Du Deine SyncStores, welche für die Synchronisation genutzt werden. Solltest Du Bonjour oder iCloud nutzen, sind auch da die Einstellungen. Bitte siehe unten, dass mit 16 Verbindungen aktiv sind.


        Nunmehr gibt es DevonThink 3 als Betaversion, welche einige Neuerungen mit sich bringt; jedoch bleiben die Hauptelemente gleich.


        Gern kannst Du auch an meinen Seminaren für DevonThink teilnehmen, da hier die wesentlichen Merkmale interaktiv vorgestellt werden. Dies gilt auch für DevonThink 3.


        Neue Seminare für DevonThink 3 werde ich erstellen, sobald die Vollversion fertiggestellt wurde.


        Das jetzige Kursprogramm findest Du <a href="https://steffiscloud.de/angebot/uni-online/" rel="noopener noreferrer" target="_blank">hier</a> und die <a href="https://steffiscloud.de/angebot/uni-online/devonthink/" rel="noopener noreferrer" target="_blank">Infos und Vorabbuchung darüber kannst Du hier</a> finden.


        Ich hoffe, dass ich Dir ein wenig helfen konnte.


        Viele Grüße,


        Steffi

    • Hallo Steffi,


      tolle Seite - vielen dank dafür.
      Ich bin ich recht neu bei Devonthink, deshalb stelle ich mich wohl etwas doof an. Ich habe folgendes Problem:
      Ich habe seither auf meinem Macbook Devonthink Pro Office zusammen mit einem Scansnap verwendet um mein Büro
      papierlos zu bekommen. Auch die synchronisation mit Devonthink To Go (für iPhone + iPad) über iCloud funktioniert super.
      Jetzt habe ich meinen alten iMac (2011) wieder ausgepackt und wollte den als Hauptrechner für DT verwenden. Das Macbook soll weiterhin verwendet werden. Allerdings bekomme ich den Sync via iCloud nicht hin? Lokal über Bonjour läuft es. Ich hätte nur gerne eine Servergestützte Lösung. Irgendwas klappt hier aber nicht...


      Liebe Grüße
      Stephan

      • Hallo Stephan,


        vielen Dank für Deinen Kommentar und das Kompliment.


        Sicherlich stellst Du Dich nicht doof an, da bin ich mir sicher! Denn doofe Fragen gibt es nicht - nur doofe Antworten. :-)


        Es handelt sich lediglich darum, wie man Datenbanken importiert.


        Am Besten gehst Du mit Deinem iMac wie folgt vor:


        Einstellungen - Sync - ganz unten auf Neu - iCloud


        <img src="https://steffiscloud.de/steffisInhaltz/uploads/2019/04/DevonThink-Sync1.png" alt="DevonThink iCloud" />


        <img src="https://steffiscloud.de/steffisInhaltz/uploads/2019/04/DevonThink-Sync2.png" alt="DevonThink Verschlüsselung" />


        Danach wählst Du die selbe Verschlüsselung, welche Du bereits auf Deinen anderen Geräten hast.


        Links im Bildschirm siehst Du Deine Datenbanken unter "Nicht lokal". Durch Klicken auf diese importierst Du Deinen Datenbanken direkt in DTPO auf dem iMac.


        Voila, der Sync und die Datenbanken sind nun auf dem iMac.


        <strong>Kleiner Tipp: </strong>
        Du kannst Deinen iMac auf als Server nutzen unter Einstellungen - Server, sodass Du mit einem Browser - unabhängig vom Betriebssystem - Deine Daten sehen, hinzufügen und sogar ändern kannst.


        Vorher : Rechter Mausklick auf die Datenbank und die Sharingfunktion aktivieren.


        Wie Du erwähnt hast, bist Du neu bei DevonThink. Hier hilft Dir sicherlich meine Webseite und "Steffi hilft".


        Weiterhin gibt es unter den Angeboten DevonThink-Seminare mit Videoaufzeichnung und einigen Extras.


        Schau doch hier mal vorbei: <a href="https://steffiscloud.de/angebot/uni-online/" rel="noopener noreferrer" target="_blank">Uni-Online</a> - hier findest Du u.a. den aktuellen Kursplan und die <a href="https://steffiscloud.de/angebot/uni-online/devonthink/" rel="noopener noreferrer" target="_blank">Angebote für DevonThink</a>.



        Ich hoffe, dass ich Dir helfen konnte.


        Bei weiteren Fragen - sag einfach Bescheid.


        Viele Grüße


        Steffi

      • Hallo Steffi,
        vielen Dank für die schnelle und tolle Hilfe. An sich sollte es so funktionieren. Allerdings scheint bei mir etwas mit der iCloud nicht ganz zu stimmen. Ich habe es so gemacht wie Du sagtest. Ich bekomme die Datenbanken aber nicht synchronisiert. Bei meinem Macbook zeigt er mir andere Datenbanken an, als auf dem Mac. Obwohl ich mich mit dem gleichen iCloud Account angemeldet habe und die selbe Verschlüsselung gewählt habe.
        Ich befürchte, dass es daran liegt, dass ich den Mac mehrere Jahre nicht benutzt habe und auch noch ein altes MacOs drauf ist. Als hätte ich in der icloud zwei unterschiedliche Datensätze.
        Oder hast Du noch eine Idee?

      • Hallo Stephan,


        es sieht so aus, dass iCloud sich verschluckt hätte.


        Probiere mal folgendes auf dem iMac:


        Aus iCloud ganz ausloggen und sämtliche Berechtigungen entziehen. Dann einen Neustart durchführen. Aktualisiere den IMac auf den - für ihn neuesten Stand - muss nicht Mojave sein, kann auch Elcaptain oder der Nachfolger sein.


        Dann loggst Du Dich in iCloud wieder ein.


        Ggf. kannst Du mir auch die DTPO logs per E-Mail info@steffiscloud.de zukommen lassen.


        Sollte nichts helfen, gibt es von DevonThink noch die legacy-version - damit sollte es dann gehen. Ex kommt auch auf das Alter des iMacs an.


        Hoffe, das hilft - ansonsten sag einfach Bescheid per E-Mail, sodass wir das Problem lösen können.


        Viele Grüße
        Steffi

    • Hallo Steffi, mit großer Begeisterung habe ich den Artikel gelesen und bin doch verzweifelt. Vor ein paar Wochen habe ich DevonThink erworben und bisher sehr gut eingesetzt. Jetzt habe ich einen Laptop im Einsatz und habe dafür eine zweite Lizenz erworben. Jetzt wollte ich die bisherige Datenbank über einen NAS synchronisieren.
      In deinem Artikel habe ich gelesen welche Daten ich eingeben muss.
      wo finde ich aber folgende Infos: .... Deine IP/DNS inklusive des Ordners auf Deiner eigenen Cloud --- z.B. https://DeineEigeneCloud/MeinDMS/MeineSyncStores
      Wo kann ich Hilfe finden. DANKE
      Mit freundlichen Grüßen
      Horst Grunwald

      • Hallo Horst,


        vielen Dank für Deinen Kommentar.


        Die Angaben findest Du wie folgt:


        - Deine IP / DNS:


        Hier geht es darum, wie Du von außen auf Dein NAS zugreifen möchtest. Du kannst hier, falls Du eine Fritzbox hast, einfach ein DNS über AVM innerhalb
        der Fritzbox erstellen: Internet - Konto - AVM Konto erstellen.


        Du erhältst dann eine Zeichenkette welche als Deine IP/DNS fungiert.


        - Ordner
        Der Name des Ordners ist der, welcher Deinen SynStore auf Deinem NAS beinhaltet.


        Viele Grüße,


        Steffi

    • Hallo Steffi, bin über die Seite von Lars Borbachbauf deinen Blog bekomme. Kurz zum einem Setup und meinem Plan. Setup: 1 Qnap ts453a als Server, 1 Qnap ts451 zur Sicherung. 1Mac Mini und ein MBPro, sowie IPads und IPhones. Will nun DTP auf meiner eigene Cloud einrichten und meine bisherigen Dokumente (451) in DTP integrieren. Da die Macs ja eigentlich kleine HDD haben bin ich nicht sicher, ob es wirklich sinnvoll ist die Datenbank lokal auf dem Mini einzurichten oder doch auf dem NAS. Gearbeitet wird tatsächlich am meisten am IPad sowohl zuhause als auch unterwegs. Der Mini ist kaum noch an. mBPro überwiegend meine Tochter (Studium). Also kann ich die Datenbank auf dem NAS einrichten und mit den Geräten synchronisieren

      • Hallo Wolfgang,


        vielen Dank für Deinen Kommentar.


        Natürlich kannst Du DTPO nehmen um Deine Dokumente zu verwalten. Hast Du Platzprobleme unter IOS?- Dann kannst Du ganz leicht mit der Funktion "manuell" in den Einstellungen Deine Dokumente manuell hochladen wenn Du sie brauchst und danach wieder auf den SyncStore senden. Somit bleibt Dein Speicherplatz erhalten. Bezugnehmend auf die Macs hier ein paar Statistiken von mir:



        - 4000 PDFs belegen unter 4GB
        - 13000 HTML und 1120 Bilder belegen 490 MB.


        Somit ist selbst auf dem kleinsten MAC noch Platz. Optional nutzt Du nur den SyncStore auf Deinem NAS. Die DB auf den MACs sind nur als Sicherheit gedacht, welche über TimeMaschine ein zusätzliches Backup erhalten.


        Viele Grüße,


        Steffi

    • Hallo Steffi,
      vielen dank für Deine tolle und ausführliche Erklärung zum Einrichten einer Synchronisation zwischen DEVONthink Pro (DTP) und DEVON2GO (D2G). Ich bewundere ja Leute wie Dich, die Ihr Wissen einfach so zur Verfügung stellen, um andere zu helfen - Respekt!


      Mit Hilfe der oberstehenden Erklärung habe ich auch versucht eine Synchronisation zwischen einer DTP DB (meine heißt "DEVON2GO") und D2G aufzubauen. Das Einrichten als solche hat soweit relativ problemlos geklappt.


      Nur wenn es an das eigentliche Synchronisieren geht, dann passiert leider so gar nichts. Wenn ich DTG in den Sync-Einstellungen nachsehe, dann wird bei der zu synchronisierenden DB ("DEVON2GO") die ganze Zeit der Hinweis "Noch nicht synchronisiert, Datenbank hochladen." angezeigt.


      Sicherlich werde ich irgendwo etwas übersehen haben. Aber ich finde es nicht. Ich habe auch schon mal wieder alles gelöscht und neu aufgesetzt - leider mit dem gleichen Ergebnis.


      Mir ist schon klar, dass es immer sehr schwierig ist so aus der Ferne zu helfen. Aber vielleicht ist Dir ja ein Fehler bekannt der einfach häufig begangen wird.


      Auf jeden Fall würde ich mich sehr über ein kurze Rückmeldung von Dir freuen.


      Gruß
      Jan

      • Hallo Jan,


        vielen Dank für Deinen Kommentar.


        Bitte gucke noch einmal Deine URL zum SyncStore an; diese sollte das folgende Format haben:


        https://DNS_ZuDeinerCloud:Port/PfadInnerhalbDeinerCloud/SyncStore.dtCloud.


        Vielleicht hast Du den Port übersehen. Eventuelle checke Deinen WebDav-Server und die angegebene Ports, ob diese aktiviert und von Deinem Router weitergeleitet werden.


        Meistens ist es kein Fehler innerhalb von DTPO oder DTTG; sondern eher ein Tippfehler oder man übersieht schnell etwas.


        Hoffe, das ich aus der Ferne helfen konnte.


        Viele Grüße,


        Steffi.

      • Hallo Steffi,
        jetzt hat es aus irgendeinem Grund funktioniert - keine Ahnung was dazu geführt hat. Vielleicht war ich auch schlicht weg zu ungeduldig. Ich werde das ganz mal weiter nutzen und dabei beobachten.
        Gruß Jan

      • Hallo Jan,


        super das freut mich.


        Bei weiteren Fragen einfach fragen.


        Wünsche Dir ein schönes Wochenende.


        Viele Grüße,


        Steffi

    • Hallo,
      ich bin auf Devonthink Pro umgestiegen, nachdem mir der Sync per Dropbox und der (Nicht-Mehr-Sync, weil ivP 6 oder so was ... ) Unitymedia-Unsinn so auf die Nerven gegangen sind, dass ich eine Alternative gesucht habe. Nun fehlt mir noch die (einfache) Integration von GoodNotes in Devonthink ToGo.
      Bisher scheint es gut zu funktionieren.
      MacBook Pro 15'
      iPad 9,7' mit 256GB und dem Apple Pencil Stift
      Synology 415


      Syncronisiert wird eben zu Hause, unterwegs habe ich nur das iPad dabei. Der Sync zu Hause reicht mir (bisher :-) )


      Danke für die Anleitung. Am Anfang stand ich etwas auf dem Schlauch, aber wenn man mal drüber geschlafen hat, ist es ganz einfach und komfortabel!

      • Hallo Ansgar,


        vielen Dank für Deinen Kommentar. Ich freue mich sehr, dass Du auf DevonThinkPro umgestiegen bist und somit Deine eigene Dokumentenverwaltung hast.


        <strong>Ein Tipp</strong> von mir bezüglich Unitymedia ist, dass Dir als Kunde ein DSL-Stack zur Verfügung steht. Diesen müsstest Du direkt beim Kundenservice anfragen. Das heißt dann das Du Deine "eigene" öffentliche IP (IPv4) erhältst.
        Leider funktioniert WebDav mit der Connectbox von UM nicht, da die erforderlichen Einstellungen nicht gesetzt werden können. Gegebenenfalls kannst Du Dir eine Fritzbox anschaffen, sollte die Synchronisation auch von Außen
        irgendwann nötig für Dich sein.


        <strong>GoodNotes:</strong>
        Leider versteht GN kein WebDav - das wäre ja zu einfach. So wie ich dies sehe, gibt es aber die Möglichkeit mit anderen Clouddiensten, wie Dropbox zum Beispiel, über GN zu synchronisieren. Dropbox kannst Du dann mit DTPO und DTTG nutzen, um Deine Notizen in die Datenbank zu synchronisieren.


        Hast Du Dir schon einmal <a href="http://www.zoom-notes.com" rel="nofollow">ZoomNotes</a> angesehen? Einige Anleitungen findest Du auch <a href="https://steffiscloud.de/zoomnotes/">hier auf dem Blog</a>.


        Nochmals vielen Dank und viel Spass beim Synchronisieren.


        Viele Grüße
        Steffi

      • Hi


        danke für den ZoomNotes Tip, aber Good Notes läuft gerade sehr gut und via Dropbox auch ganz komfortabel.


        Wegen Unitymedia:
        das ist eine bescheuerter Umstand. Ich habe hinter meinem UM Router noch ein Asus RT AC68U, dessen WLAN Reichweite ist deutlich besser als der vom UM. Fritzboxen sind leider unnötig teuer.
        Aber ein Zugriff von außen wäre schon schön. Per QuickConnect klappt es einwandfrei per WebDav leider nicht.
        LG
        Ansgar

      • Kein Problem! Sag einfach Bescheid wenn Du Hilfe benötigst.


        Viele Grüße
        Steffi

      • so einen workaround, wie das mit Unitymedia gehen könnte, :-)
        das wäre mal ein guter Tip. Kann es sein, dass mein Asus hinter dem UM auch nicht geht, weil es 2 Router sind??
        Bei UM anzurufen ist so ähnlich wie mit einem Blinden über die Farbe zu diskutieren :-/ sie wollten mich schon in einen Business Tarif zwingen :-(


        Weisst du wie ich von außen wieder dran kommen könnte?
        Wirklich nur über eine eigene Fritzbox??

      • Das ist wirklich schade mit UM! Einfach dran bleiben und Dir Deine öffentliche IP holen. Vielleicht hilft es auch sich direkt zu einem Techniker durchstellen zu lassen und ihn dann zu überzeugen.


        Ohne öffentliche IP wird es schwer bis fast unmöglich, da nur die IPv6 verfügbar ist und die IPv4 von vielen Nutzern von UM genutzt wird.


        Vielleicht lässt sich ja ein Techniker überzeugen, Dir den DSL-Stack freizuschalten. Ich selbst bin zu Vodafone gewechselt und das funktionierte innerhalb von einer Stunde.


        Ich drücke Dir die Daumen das UM doch noch einsichtig ist.


        Viele Grüße
        Steffi

    • Hallo Steffi,
      auch von mir vielen Dank für die wirklich sehr sehr gute Darstellung der Einrichtung eines Sync- Jobs. Ich habe dazu eine Verständnisfrage: Meine Arbeitsgeräte sind ein MBP late 2012, ein iPad pro 2017 und ein iPhone 5s, wobei letzteres nur in Ausnahmefällen herangezogen wird, um Daten aus der Datenbank zu bearbeiten. Meine Frage zielt darauf ab, was tatsächlich im Hintergrund passiert, wenn ich eine auf dem iPad heruntergeladene Datei (pdf Dokument) nicht mehr benötige und diese lösche. Momentan sieht es für mich so aus, als würde das nur lokal auf dem iPad passieren und nicht auf dem Mac wo meine Datenbanken liegen. Auf dem Mac bleibt das an sich gelöschte Dokument unangetastet. Der Sync selbst, also die Dateien vom Inhalt her synchron zu halten, das funktioniert prima. Nur das Löschen auf dem iPad scheint lokal zu sein. Unter Extras habe ich eingestellt "behalte alle". Die Funktion mit dem automatischen entfernen finde ich nicht...
      Vielen Dank für Deine Mühen
      Gruß
      Steffen

      • Hallo Steffen,


        vielen Dank für Deinen Kommentar.


        Im Hindergrund von IOS passiert beim Löschen folgendes:


        Die Datei wird in den Papierkorb geschoben und wiederum synchronisiert. Du kannst dies auch sehen, wenn Du in einem Ordner auf die Optionen (welche ganz unten rechts sind) draufgehst und "Versteckte Dateien und Ordner" anklickst.


        Bei Deinem Ipad hört es sich für mich so an, als wäre dieses nicht am korrekten Sync-Store "angeschlossen" ist beziehungsweise das "Behalte alle" nicht begrenzt wurde.


        Was passiert bei "vollem Behalte alle"?


        Die Inhalte werden lokal entfernt; jedoch werden alle Informationen behalten, so dass beim erneuten Synchronisieren mit anderen Geräten diese wieder auftauchen.


        Bitte prüfe, ob bei "Behalte alle" das Minimum eingestellt wurde und ggf. gehst Du nach dem Löschen in den Papierkorb und entleerst diesen in IOS. Somit werden die Inhalte wirklich gelöscht und keine Daten oder Datenschnippsel bleiben übrig.


        Hoffe, ich konnte Dir einen kleinen Einblick geben.


        Bei Fragen: Sag einfach Bescheid.


        ich wünsche Dir einen schönen Tag und einen angenehmen Feiertag morgen.


        Viele Grüße
        Steffi

      • Guten Morgen Steffi,


        vielen Dank für Deine Hilfestellung. Ich habe das "Behalten alle" auf eine Minimum (100) heruntergesetzt und was soll ich sagen, jetzt klappt es prima. Danke!
        Ich glaub das Einzige was ich berücksichtigen muss, ist der Umstand, dass es sich bei einem Großteil der Daten um "indizierte Ordner" handelt und ich nur bei der Leerung des Papierkorbes am Mac entscheiden kann, ob die Daten auch in den externen Ordnern gelöscht werden sollen. Das ist im täglichen Workflow aber recht einfach zu integrieren.


        Vielen Dank noch einmal und einen angenehmen Feiertag! Hier bei uns in Schweden ist heute aufräumen angesagt, nach dem ersten größeren Herbststurm die letzten zwei Tage...
        Viele Grüße
        steffen

      • Hallo Steffen,


        es freut mich sehr das es jetzt mit DTTG funktionieren tut.


        Hoffe, die Stürme in Schweden waren nicht all zu heftig.


        Ich wünsche Dir eine super Woche.


        Viele Grüße
        Steffi

    • Hallo Steffi,
      durch Zufall (Thema AirMail) bin ich auf Deine Seite gestoßen. Bin auch großer DTPO/DT2G Fan und freue mich, dass ich diese Seite hier gefunden habe. Den Feed habe ich schon mal eingetragen. Würde mich freuen, hier viel über DT zu erfahren.
      Nur ein Beispiel an dem ich bisher verzweifel: Suche eine Möglichkeit in DT eine formartierte Notiz als Vorlage hinzubekommen, die Markdown umsetzen kann.
      Keine Ahnung, wie das zu machen ist. Vielleicht kannst du das ja mal als Thema aufgreifen :-)
      HG
      Rolf

      • Hallo Rolf,
        ich bin sehr froh, dass Du meine Seite jetzt gefunden hast. Gern helfe ich meinen Lesern und werde auch viele Themen Rund um DTPO und DTTG in Zukunft noch veröffentlichen. Vor allem gefallen mir einfach Rückmeldungen wo eventuelle Fragen auftreten, die ich dann gern umsetzen werde - wie hier das neueste Tutorial über <a href="https://steffiscloud.de/index.php/x-callback-effizient-teil1/" target="_blank">x-Callback</a>.


        Könntest Du bitte Dein Beispiel etwas näher beschreiben - gern auch per E-Mail info@steffiscloud.de? Zur Zeit komme ich da noch so ganz mit, da Markdown reiner Text ist, welcher in eine formatierte Notiz bzw. andere Formate exportiert werden kann. Was möchtest Du genau erreichen?


        Viele Grüße,


        Steffi