DevonThinkProOffice (DTPO) ist ein mächtiges Werkzeug und sehr flexibel zu nutzen. Es gibt allerhand Möglichkeiten es so anzupassen, dass es zu Dir und Deiner eigenen Cloud passt und sehr flexibel ist damit zu arbeiten.

Mit dem „kleinen Bruder“ DevonThink ToGo (DTTG) wird DTPO noch mächtiger, da Du alle Deine Daten auf Deinem Mobilgerät haben kannst.

Mit diesen beiden Werkzeugen von DevonThink bist Du für alles - und ich meine wirklich Alles - gerüstet um das Datenmanagement in Deiner eigenen Cloud effizient zu bewerkstelligen.

Für macht eine Synchronisation das folgende aus:

  • Funktioniert überall - egal ob zu Hause oder unterwegs
  • Sicher sollte die Übertragung sein
  • Verschlüsselung der Daten ist notwendig, bevor diese synchronisiert werden und mindestens AES 256 bit haben
  • Alle Geräte sollen auf den gleichen Stand gebracht werden
  • Backup-Funktion, falls doch etwas schief gehen sollte - was allerdings noch nie vorgekommen ist.

Vorwort - die Begriffe

Ich starte einfach mit der Desktop-Anwendung von DevonThink weil es einfach leichter ist, eine Synchronisation aufzusetzen als den anderen Weg zu nehmen. Wenn Du eine Synchronisation zuerst in IOS erstellen möchtest kannst Du das natürlich auch tun. Nur solltest Du hier aufpassen, das die Datenbank von MAC dann per Sync-Store übernommen wird. Ansonsten könntest Du mit zwei verschiedenen Datenbanken enden und Du wunderst Dich warum es nicht funktionieren tut.

Datenbank

Eine Datenbank wird mit der Endung . dtBase2 erstellt und beinhaltet, wie sollte es auch anders Deine Deine Daten, und :

  • Eingangsordner
  • Struktur der Ordner (z.B. wie beim Finder / Explorer)
  • Stichwörter
  • Informationen wie Betreff, Texte, Verlinkungen etc.
  • Intelligente Ordner z.B. Alle PDF oder Alle Bilder etc.
  • Option „Mobile Sync“ - welche ich später noch erklären werde

Du kannst Deine Ansichten in Gehe zu - Arbeitsumgebung speichern. Das ist sehr nützlich, da Du nicht alle Datenbanken immer benötigst und Dir so Platz schaffen kannst.

Ich habe hier z.B. zwei Umgebungen - einmal Standard mit allen Datenbanken und einmal für meinen Blog mit nur einer Datenbank.

Cloud von DevonThink

Es gibt ja nun verschiedene Clouds, die von DTPO unterstützt werden:

  • WebDav - für Deine eigene Cloud unerlässlich
  • Dropbox
  • Box
  • Cloud.me
  • Telekom Magenta Cloud usw.

Die Möglichkeiten sind schier endlos für meine Synchronisation nutze ich WebDav ausschließlich.

Bonjour-Optionen

Bonjour ist ein Dienst, welcher das synchronisieren im lokalem Netzwerk zwischen Computern und Mobilgeräten möglich macht.

Die Funktion in DTPO ist super und sehr schnell! Allerdings möchtest Du bestimmt Deine Daten auch unterwegs nicht nur mit haben, sondern auch synchronisieren.

Bonjour gleicht Deine Datenbanken ab und somit benötigst Du nicht weiter.

Sync-Stores

Sind recht neu und einfach gesagt, beinhalten diese Deine Daten in Meta-Daten-Format und machen eine Synchronisation - egal wo - schnell möglich.

Die Dateiendung ist .dtCloud .

Diese Sync-Stores werden das „Bindeglied“ zwischen Deinen Geräten sein. Es ist möglich gleichzeitig maximal 16 Verbindungen in diesen zu synchronisieren.

Du speicherst diese Dateien direkt auf Deine eigenen Cloud und sie werden über WebDav übermittelt.

Ein wichtiger Tipp

Es ist durchaus möglich einen Sync-Store für alle vorhandenen Datenbanken zu nutzen. Jedoch sehe ich hier ein Problemchen, da wenn dieser einzige Sync-Store einmal Schwierigkeiten bereiten sollte, was zwar nicht vorgekommen ist, dann haben alle Datenbanken ein Sync-Problem.

Um das einfach auszuschließen, halte ich es so, dass :

  • Ein Sync-Store für eine Datenbank
  • Name des Sync-Stores und der Datenbank sind identisch
    (das macht Sinn falls irgendwas schief läuft oder man den Überblick bei vielen Datenbanken verlieren könnte).

Ein anderer Vorteil ist, dass jeder Sync-Store einzeln verschlüsselt wird und ein individuelles Zugangspasswort erhält. Somit ist die Synchronisation hier nochmals abgesichert.

Lokaler Sync-Store

Es ist das ähnliche Prinzip, wie bei den Sync-Stores, nur das Du eben Deine Ordner per Finder wählen kannst, wenn Du Deine eigene Cloud auf dem Computer eingebunden hast.

Da ich nicht weiß, wie Dein Setup der Anbindung zwischen eigener Cloud und Computer ist, wähle ich hier ebenfalls WebDav. Der Grund ist einfach, dass es vorkommen kann, dass sich der Pfad zu Deinen Laufwerken ändern könnte z.B. durch Add-Ons, welche dann eine Synchronisation zwischen Computer und Sync-Store verhindern könnten.

Synchronisation mit DevonThinkProOffice (DTPO)

Hast Du schon eine Datenbank angelegt?

Falls nicht, gehe auf Ablage - Neue Datenbank um diese anzulegen.

Speichere diese in einem Ordner auf Deinem Computer wie z.B. unter Dokumente.

Warum?

Es ist einfach eine Möglichkeit noch ein Backup zu haben, falls irgendwas schief gehen sollte mit dem Synchronisieren.

Ich halte es so, dass ich Datenbanken in „Dokumente“-„Unterordner“ gespeichert habe und die Sync-Stores in der eigenen Cloud.

Anlegen des Sync-Stores

Einfach auf „DevonThinkOffice“ -> „Einstellungen“ ->“Sync“ gehen .

Die Optionen

  • Bonjour-Optionen
    Wie bereits erwähnt für den Abgleich der Datenbanken innerhalb des eigenen Netzwerkes geeignet.
  • Speicherort
    Hier sieht Du schon ein paar Möglichkeiten die ausgewählt werden können.Ganz unten ist das „+“ - Zeichen welche weitere Optionen öffnet.
  • Datenbanken (rechts)
    Hier werden Deine Datenbanken angezeigt, welche synchronisiert werden sollen
  • Synchronisieren auf „Automatisch“ stellen
  • Max. Verbindungen 16Es können maximal 16 Verbindungen gleichzeitig synchronisiert werden. Hier kommt es auf Deine Geschwindigkeit zum Internet an und ob Du wirklich so viele Geräte bzw. Verbindungen benötigst.
  • Konflikte
    Hier stellst Du ein, was passieren soll, wenn DTPO feststellt, dass es die gleichen Meta-Daten sind. Du kannst hier auch duplizieren verwenden, um keine Daten zu überschreiben.Ich gehe nach der Annahme, dass die neuesten Dokumente auch die aktuellsten sind (Datum der Änderung oder Erstellung), somit habe ich diese Option auf „Neuestes Dokument verwenden“ gewählt.

Auswahl

Auf das „+“-Zeichen unten gehen - WebDav Server auswählen.

Es öffnet sich das Options-Fenster für die Informationen der Verbindung zum WebDav

Alle Infos eintragen :

  • URL
    Deine IP/DNS inklusive des Ordners auf Deiner eigenen Cloud
    z.B. https://DeineEigeneCloud/MeinDMS/MeineSyncStores
  • Benutzer und Passwort
    Dies sind die Daten um auf Deine eigenen Cloud zu kommen.
  • Sync-Store Name
    Trage hier Deinen gewählten Namen mit dem Endung „.dtCloud“ ein.Dieses Endung mit dem gewählten Namen sind super wichtig und sollten eindeutig sein.Warum?Weil bei einer kleinsten Unachtsamkeit MAC und IOS diesen Sync-Store nicht finden werden bzw. Unterschiedliche Sync-Stores anlegen.
  • VerschlüsselungAES 256 bit
    mit einem sehr sehr langen Passwort.Am einfachsten ist es dieses Passwort mit einem Password-Manager, wie z.B. Enpass zu generieren. Somit kann es auch nicht vergessen werden.
  • Optionen
    Was soll alles Synchronisiert werden? Dies kommt jetzt darauf an, wie Du DTPO und DTTG nutzen möchtest. Ich für meine Zwecke schließe alles mit ein, somit sind auch die Etiketten, Farben, Positionen und Inhalte von indizierten Objekten mit synchronisiert.Hochgeladene Objekte überprüfen:Setze ich auf „JA“ somit ist dann auch gewährleistet das alles ok ist.

Nach all dessen, sollte das Setup so oder Ähnlich aussehen:

Nachdem Du auf „OK“ gedrückt hattest solltest Du jetzt diesen Bildschirm sehen:

Im rechten Teil hast Du jetzt alle Deine Datenbanken verfügbar und kannst auswählen, welche mit diesem Sync-Store synchronisiert werden soll.

Auch der Globale Eingang ist eine Datenbank!

Danach ist ein kleiner Kreis zu sehen - das geht immer sehr schnell und Du solltest die Meldung „Letzte Synchronisierung: Heute..“ unterhalb Deiner Datenbank sehen.

Jetzt kannst Du die Einstellungen schließen und hast Deine Synchronisation für den Desktop abgeschlossen!

Synchronisation mit DevonThinkToGo

Das Setup auf dem Ipad oder Iphone ist die Gleiche und kann analog ausgeführt werden.

Keine Datenbank erstellen

Als erstes in DTTG bloß nicht den gleichen Fehler machen, den ich am Anfang machte. Auch wenn in Deinem DTTG nichts vorhanden ist, zeige ich Dir jetzt wie Du die Datenbank mit dem SyncStore importieren kannst.

Einstellungen

Das ist da kleine Symbol ganz unten rechts neben dem Fragezeichen. Hier einfach draufgehen.

Viele verschiedene Funktionen können hier eingestellt werden. Es gibt auch eine Premium-Funktion welche das Bearbeiten von PDFs innerhalb von DTTG leichter macht.

Dann gehst Du auf „Speicherort“ - Bearbeiten und wähle WebDav.

WebDav-Verbindung

Der Eingabebereich ist sehr ähnlich aufgebaut, wie bei der Desktop-Version.

  • Adresse
    Deine IP/DNS inklusive dem Ordner, wo der Sync-Store gespeichert ist
  • Benutzer und Passwort
    Deiner eigenen Cloud
  • SyncStore
    Der Name des angelegten Sync-Stores mit der Endung .dtCloud
  • Passwort
    Dies ist das Passwort für die Verschlüsselung, welches Du vergeben hattest.
  • Lade Dateien
    Wie viel Platz hast Du auf Deinem IOS-Gerät? Falls Du wenig Platz hast, dann schlage ich vor dieses auf „manuell“ zu stellen.Was passiert dann?Du kannst ganz normal nach Deinen Daten suchen - alles da! Jedoch der Download der eigentlichen Datei erfolgt nur, wenn Du das bestimmte Dokument aufrufst.Hast Du viel Platz auf Deinem IOS-Gerät, dann schlage ich vor ruhig alle Daten - inklusive der Dateien - zu laden.
  • Etiketten, Farben und Prüfung der Übertragung
    Dies ist die gleiche Funktion wie beim Desktop.

Wenn Du alles eingetragen hast dann auf „Sichern“ gehen.

Erste Verbindung

Falls Du kein eigenes SSL - Zertifikat für Deine eigenen Cloud hast, dann erhältst Du eine „Warnung“ „Verbindung erlauben“.

Wähle „Verbinden“ aus um Dich mit Deiner Cloud zu verbinden.

Du wirst jetzt wieder in den Bildschirm „Speicherorte“ geleitet.

Verbinden mit der Datenbank

Um jetzt noch die Datenbank mit Deinem IOS zu verbinden klickst Du auf Deinen geraden verbundenen Server.

Hast Du schon viele Synchronisationen mit anderen Servern aufgesetzt kann es unter Umständen etwas dauern bis etwas angezeigt wird. Dies hat damit zu tun das gerade eine andere Datenbank von Deinem IOS synchronisiert wird.

Nun erhältst Du entweder nur eine Auswahl, oder wie bei mir mehrere Möglichkeiten.

Suche die Datenbank, die den gleichen Namen wie Dein Sync-Store hat und „NICHT LOKAL“ ist.

Schalter auf an stellen.

Jetzt wird Deine IOS-Datenbank synchronisiert und Du erhältst rechts die Uhrzeit der letzten Synchronisation angezeigt.

Du kannst jetzt alle Fenster schließen und zum Hauptmenü zurückkehren. Hier findest Du Deine frisch erstellte Datenbank, welche Du sofort nutzen kannst.

Der Ultimative Test

Teste jetzt einfach ob die Synchronisation funktioniert, indem Du ein Dokument in DTTG erstellst und dann einfach synchronisieren lassen.

Du solltest wenige Sekunden später die selbe Datei auf Deinem MAC haben.

Mach den Test noch einmal vom MAC aus oder bearbeite die gerade synchronisierte Datei und sehe im IOS nach, wie sie dort aussieht.

Super, wenn alles Funktioniert!

Mobile-Sync-Ordner

Der „Mobile-Sync-Ordner“ ist mehr ein kleines Relikt aus den vergangenen Versionen von DTPO und DTTG. Du kannst diesen getrost einfach löschen, da er nicht mehr gebraucht wird.

Geschafft? Happy Snycing! Funktioniert alles?

Dann hinterlasse doch einfach ein Kommentar wie es Dir bei dem Setup der Synchronisation ergangen ist.

Viele Grüße,

Steffi

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