Deine Eigene Cloud

  • Noch vor ein paar Jahren hatte ich kein papierloses Büro oder meine eigene Cloud. Sondern spielte mir der Idee das es doch super wäre alles papierlos zu verwalten, sofern dies möglich ist.

    Aus der Idee zum papierlosen Büro entstand die Frage wohin mit all den Daten dann? Wo soll ich sie speichern?

    Ganz ehrlich waren mir alle Drittclouds immer irgendwie suspekt und ich fragte mich auch ob wohl meine Kontakte, welche im Smartphone gespeichert wurden, wohl zustimmen würden wenn ich ihre Kontaktdaten irgendwo speichere.

    Zugegebenermaßen muss ich auch sagen, das diese Frage mich lange beschäftigte. Alle Menschen um mich herum hatten bereits eine Cloudanbindung an Drittclouds und waren in der Lage ihre Kontakte und Daten auf allen Geräten zu synchronisieren.

    Nur ich nicht… 🙁

    Es stand die Produktivität im Vordergrund wenn man überall mit allen Geräten auf seine Daten zugreifen, diese Teilen, Suchen, Finden und weiterverarbeiten kann.

    Das faszinierte mich sehr und ich sah den großen Nutzen in einer Cloud.

    Was zuerst kam…

    Zuerst kam das Papierlose Büro welche mich mehr faszinierte als die eigene Cloud, weil dieses Büro musste erstmal vom analogen Papierkram in digitales überführt werden.

    Zu diesem Zeitpunkt war ich noch mit Windows unterwegs und suchte eine Software welche mir erlaubte Dokumente:

    • zu speichern
    • mit Stichwörtern zu versehen
    • zu strukturieren
    • zu finden.

    Da ich ganz gut in MS Access war und bin hatte ich mir eine kleine Datenbank gestrickt, welche diese Merkmale erstmal vereinte, jedoch kam das Problemchen mit der Datengröße ganz schnell hinzu welches ich zu lösen versuchte.

    Vielmals habe ich mir gewünscht Tutorials zu haben um zu sehen wie was funktioniert. Aber gab es nicht oder nicht ausreichend.

    Mein erstes papierloses Büro

    War entstanden in einer selbst gestrickten Datenbank und es funktionierte auch – nur die Größe der Datei an sich störte mich gewaltig.

    Die allererste Software kam von Nuance, von welcher ich auch schon Dragon Natural Speaking besaß und habe lange mit PaperPort 12 – 14 gearbeitet.

    Naja, die ersten Versionen waren nicht sonderlich berauschen und der OfficeManager von der Softwarefirma Krekler löste PaperPort schließlich ab. Die Suche war viel besser und vor allem schneller als zu je zuvor.

    Mein papierloses Büro entwickelte sich stetig weiter und immer neue Dokumente kamen hinzu es wurde größer und größer und ich digitalisierte alles was so wichtig für mich war – alles andere landete im Papierkorb oder Schredder.

    Zu dieser Zeit war ich glücklich und zufrieden meine Dokumente auf meinem PC super verwalten zu können und Wichtiger als alles andere war diese auch zu schnell zu finden.

    Der Austausch

    Irgendwann kam ich in Berührung mit einem MacBook welches ich – genau weiss ich es nicht mehr wo – gesehen hatte.

    Hey! Hier konnte man wesentlich schneller mit diesem Betriebssystem arbeiten! Bisher war mir ja nur Windows, Linux, Unix wirklich bekannt und konnte diese auch nutzen.

    Dann habe ich mir einen MacMini per eBay bestellt, dieser war super günstig angeboten wurden und ich dachte bei mir zum Probieren reicht der aus.

    Mit dem kleinen MacMini wurde nach und nach – wie auf einer Produktivitäts-Droge bald ein kleineres Arsenal von iPad, MacBook, iPhone.

    Ich liebte damit zu arbeiten und produktiv unterwegs zu sein.

    Die Großsuche

    Zu diesem Zeitpunkt hatte ich jetzt zwei Systeme: Einmal Windows mit dem papierlosen Büro und MAC beziehungsweise IOS.

    Jetzt begann die Suche und Fehlkäufe nach einer geeigneten Software die mein papierloses Büro auf einen MAC brachte. Es dauerte wirklich länger und einiges an Geld ging den Bach runter bis ich das fand was wirklich funktionierte: DevonThinkProOffice.

    Da ich PCs schon nicht vertraute wie konnte ich jetzt einen Mac vertrauen? Indem ich mich mit dem Betriebssystem beschäftigte und dessen Arbeitsweisen verstand war ich mir sicher, dass dies „mein“ Betriebssystem werden sollte.

    Heute arbeite ich mit iOS und MAC und habe Windows als virtual Maschine auf dem MAC um weiterhin lernen zu können, auch wenn es nicht mehr das Betriebssystem meiner Wahl ist.

    Papierloses Büro transferiert

    Es war ziemlich leicht mein vorhandenes papierloses Büro in DevonThink zu integrieren und noch mehr: Es gab Skripte die das Leben noch einfacher machten. Also beschloss ich mich hier auch einzuarbeiten um meinen Workflow richtig produktiv zu machen.

    Mit DevonThink kam die mobile Synchronisation hinzu und ich konnte über WLAN meine Geräte mit dem MAC synchronisieren. Fantastischer geht es doch nicht!

    Nicht nur Das: Sondern durch die Entwicklung von DevonThink kamen viele neue Funktionen hinzu welche sich meinem Workflow anpassten und nicht anders herum. Heute nutze ich alle Produkte von DevonTechnologies und bin einfach begeistert.

    Dies war dann auch der Schritt um sich mit der eigenen Cloud zu befassen und diese zu entwerfen.

    Die eigene Cloud

    Wie bereits gesagt, so eine Wolke am Himmel ist super und unterstützt Deine Produktivität und alle Deine Daten können einfach miteinander synchronisiert werden, so dass diese auf allen Geräte den gleichen Status haben.

    Viel Geld wollte ich nicht ausgeben für eine Art Test für die eigene Cloud. Aber meine Begeisterung alles zu synchronisieren ohne eine Drittcloud zu nutzen fand ich eine spannende Herausforderung.

    Meine erste Synology

    Meine erste eigenen Cloud sollte eine Synology mit 2TB werden. 2TB! Eine für die damalige Zeit unglaubliches Speichervolumen!

    Jetzt ging die Testerei los und um mich nicht ganz zu verlieren musste eine Planung her, welche mich daran erinnerte was ich gern mit meiner eigenen Cloud erreichen möchte.

    Die arme erste Synology musste so einiges mitmachen – nicht nur das sie mindestens 100 Mal formatiert wurde weil ich wieder von vorn angefangen hatte sondern auch weil ich ich mir nicht ganz sicher war wie das alles harmonieren sollte.

    Daher musste der Workflow her welchen ich haben wollte und bin dann erstmal fünf Schritte zurückgegangen um zu überlegen was ich möchte.

    Nachdem mir dann bewusst wurde, dass das Betriebssystem „nur“ Linux ist ging alles wesentlich besser.

    Schritt für Schritt zum Erfolg mit der eigene Cloud

    Ich habe mir dann kleine Projekte erstellt welche ich Schritt für Schritt abhandelte und mir meine eigene Cloud so zu erstellen, wie ich es wünschte.

    Diese Methode hat wesentlich mehr gebracht als alles andere zuvor und bei jeder erfolgreichem Ende war ich dann stolz wie Oskar.

    Zum Glück liebe ich es zu lernen

    Ansonsten hätte ich wohl diese Projekte mehrmals einfach ad acta gelegt weil es einfach zeitintensiv ist, seinen eigenen Workflow herzustellen und erfolgreich zu implementieren.

    Ich habe viel Erfahrungen – nicht zu letzt wieder einmal von ganz vorne anzufangen – gesammelt und mich intensiv mit allen Protokollen, Möglichkeiten und so weiter auseinander gesetzt.

    Die größten Schwierigkeiten gab es für mich immer da, wo mein Umfeld nur auf einen Knopf drücken musste, wie:

    Aufgeben liegt mir nicht

    Daher habe ich meine Vision von der eigenen Cloud und dem papierlosen Büro ganz allein mit viel Lernen und „Trial-and-Error“ bewerkstelligt.

    Nachdem mein Workflow mit der Synchronisation stand war ich erstmal begeistert von all den Möglichkeiten….

    Viele Möglichkeiten haben aber auch diesen Effekt herauszubekommen was wohl noch alles möglich ist.

    Grenzenlose Möglichkeiten mit der eigenen Cloud

    Es ist wirklich grenzenlos was alles mit der eigenen Cloud möglich ist und ein papierloses Leben zu führen und nichts an Produktivität einsparen zu müssen.

    Wie ein Mensch so ist gibt es dann unzählige Ideen welche verwirklicht werden sollten und sei es nur um zu sehen ob es funktioniert oder nicht.

    Heute habe ich zwei Synology’s – naja eigentlich drei; da die Dritte noch bei meiner Familie herum summt – mein Backup.

    Strategien

    Die Planung wie was und wo funktionieren soll hat natürlich ihre Schattenseite welche besonders zeitaufwändig sind, da alles geplant und implementiert werden soll.

    Heute habe ich ausschliesslich alles auf der eigenen Cloud und alle Daten welche zusammen super harmonieren. Kalender, Kontakte, ToDo, Video, Bilder, Photos, Aufzeichnungen und handschriftliche Notizen runden meinen Workflow innerhalb meiner eigenen Cloud ab.

    Was nicht sofort funktioniert wird funktionieren gemacht. Heutzutage gibt es zahlreiche Möglichkeiten wie Skripte, x-callback-URLs, Automatisierungstools wie Workflow.is und vieles mehr.

    So ein Computer war und ist ein kleiner Zeitfresser besonders wenn man seinen eigenen Weg in der eigenen Cloud gehen möchte und nicht auf Drittclouds zurückgreifen will.

    Aber es auf alle Fälle zu schaffen! Auch für Dich!

    Zu guter Letzt:

    Es macht nicht nur Sinn seine Daten dort zu speichern wo man selbst ist, sondern es ist jedem einzelnen möglich seine eigene Cloud mit einem papierlosen Büro zu erstellen und die gute Gewissheit zu haben wo diese Daten lagern. Nicht zu letzt wird man eher noch produktiver wenn gut geplant und integriert wird.

    Ich möchte Dir einfach Mut machen, dass Du es schaffst Deine Vision und Traum der eignen Cloud mit dem papierlosen Büro zu betreiben und trotzdem produktiv zu sein.

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